Gemeinsame Grundsätze für elektronische Entgeltunterlagen liegen vor

Schon seit Anfang des Jahres sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorzuhalten. Nur welche genau und wie – das war in Teilen noch offen. Jetzt haben die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger hierzu Gemeinsame Grundsätze beschlossen. Die wichtigsten Inhalte in Stichworten:

• Es muss keine rückwirkende Digitalisierung vorgenommen werden – die Verpflichtung gilt für alle Sachverhalte und Dokumente ab 1.1.2022.
• Die einzelnen Dokumente müssen mit sprechenden Namen versehen sein (Art des Dokuments, Name, zeitliche Zuordnung).
• Mehrere Dokumente zu vermischen und in einer Datei abzulegen, ist nicht zulässig.
• Erlaubt sind nur bestimmte Dateiarten, z.B. PDF und einige Bildformate.
• Bei Dokumenten, die der Schriftform bedürfen, müssen sie mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sein, sonst muss das Dokument zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.

Die Gemeinsamen Grundsätze sind ergänzt um eine Verfahrensbeschreibung für den Abruf und die Übermittlung der Dateien. 

_{Teaserfoto: © Adobe Stock/ipuwadol}