Payroll der Zukunft : Global arbeiten und leben
Einfach mal aus dem Arbeitsalltag ausbrechen, an einen schönen und (wenn möglich) warmen Ort fliegen und das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden. Egal, ob wir eher Nine-to-five-Angestellte sind oder uns schon jetzt die Wahl des Arbeitsortes obliegt, das Arbeiten in einer anderen Umgebung gestaltet sich nochmal intensiver als im Büro oder im Homeoffice. Später aufstehen, arbeiten, Strand, Gastronomie, Kultur, arbeiten und dabei räumlich beweglich und zeitlich flexibel sein. Im Ergebnis sind das deutlich mehr Arbeitsstunden als im Büro, doch das wird meist gar nicht so empfunden.
Die rasant fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt ermöglicht es vielen Erwerbstätigen, ihre Arbeitsleistung nicht mehr zwingend am klassischen Arbeitsplatz im Unternehmen des Arbeitgebers (Betrieb, Filiale, Werkstatt etc.) zu erbringen. Während das „Homeoffice“ im neuen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken ist und sich einer wachsenden Beliebtheit erfreut, hat sich Worklife (eine Kombination der Wörter Work und Life) als neuester Trend entwickelt. Global Worklife macht es den Beschäftigten möglich, über jegliche Grenzen hinweg zu reisen und gleichzeitig ihre beruflichen Aufgaben zu erledigen („global arbeiten und leben“). Dieses aus Sicht der Mitarbeiter hochattraktive Modell stellt zwar in Zeiten des Fachkräftemangels einen wichtigen Punkt für die Unternehmensattraktivität auf dem Bewerbermarkt dar. Doch stehen diesem leider nicht unerhebliche Risiken gegenüber, und zwar insbesondere, wenn die Arbeit auch außerhalb der Europäischen Union (EU) durchgeführt werden soll. Was gilt es also zu beachten, wenn ein Mitarbeiter den Wunsch nach Global Worklife äußert?
Arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen
Einen gesetzlichen Rechtsanspruch auf Global Worklife gibt es nicht. Ein Mitarbeiter kann dies nur in den seltenen Fällen verlangen, wenn die Möglichkeit im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag entsprechend geregelt ist. Tritt der Mitarbeiter mit einem solchen Wunsch an den Arbeitgeber heran, und ist dieser willens, diesem Wunsch nachzukommen, so ist eine gesonderte Vereinbarung zu treffen, in welcher neben der Erlaubnis für eine Arbeit außerhalb der Landesgrenzen insbesondere die rechtlichen Risiken umfassend geregelt werden sollten. Hier stellt sich gleich die Frage, ob bei Global Worklife das deutsche Arbeits- und Arbeitsschutzrecht oder das des (ausländischen) Aufenthaltsortes Anwendung findet. Hier ist tatsächlich beides zu berücksichtigen und zu prüfen.
Global Worklife rechtssicher gestalten
| Handlungsfeld | Maßnahmen |
| Arbeitsschutz | Nationale Regelungen zum Arbeitsschutz grenzüberschreitend ausgestalten |
| Arbeitszeit | Arbeitsbereitschaft, Bereitschaftsdienst und Vollarbeitszeit von Freizeit mit und ohne Rufbereitschaft klar abgrenzen |
| Sozialversicherung | Bestimmen der jeweils anzuwendenden Rechtsvorschriften |
| Lohnsteuer | Besteuerung sicherstellen und Arbeitgeber-Haftungsrisiken durch Rückfallklausel vermeiden |
| Erlaubnisse, Datenschutz | Unbedingte fristgerechte Steuerung der erlaubnisbezogenen Nachweise und Einhalten der datenschutzrechtlichen Bestimmungen |
Grundsätzlich bleiben die arbeitsvertraglichen Rechte und Pflichten bestehen. Der Arbeitnehmer muss die geschuldete Arbeitsleistung erbringen, während der Arbeitgeber die Vergütung pünktlich zu zahlen hat. Ebenfalls bleibt der Arbeitgeber für die Einhaltung deutscher Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich, d. h. er muss dafür Sorge tragen, dass dem Arbeitnehmer ein sicherer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Es ist zu prüfen, inwieweit während des gewünschten Auslandsaufenthalts die diesbezüglichen Maßnahmen auf den Arbeitnehmer übertragen werden können. Diesem sollten dann vorab ausreichende Informationen zur Arbeitsplatzsicherheit und gesundheit zur Verfügung gestellt werden. Doch entbindet dies den Arbeitgeber nicht davon, die tatsächlichen Umstände am konkreten Beschäftigungsort zu überwachen und die Einhaltung der jeweiligen Schutzvorschriften sicherzustellen.
Arbeitszeitrechtliche Bestimmungen
Hinsichtlich arbeitszeitrechtlicher Vorgaben gilt stets das Recht des jeweiligen in- und ausländischen Arbeitsortes. Je nach Land können verschiedene, von den inländischen Vorschriften abweichende Regeln – etwa zur täglichen oder wöchentlichen Höchstarbeitszeit, zu Überstunden und insbesondere zu Ruhepausen – gelten. Fällt etwa im Aufenthaltsstaat ein regionaler oder nationaler Feiertag, an dem eine Arbeitstätigkeit nach den örtlichen Vorschriften untersagt oder nur eingeschränkt erlaubt ist, auf einen in Deutschland regulären Arbeitstag, so hat sich der betroffene Mitarbeiter daran zu halten. Hier bietet sich an, sofern dies nach dem Recht des ausländischen Staates zulässig ist, den Arbeitnehmer zu verpflichten, an solchen Tagen Urlaub zu nehmen oder die Arbeit an Tagen nachzuholen, an denen er in Deutschland nicht hätte arbeiten dürfen.
Sozialversicherungsrechtliche Arbeitgeberpflichten
Im Sozialversicherungsrecht gilt grundsätzlich das sogenannte Territorialprinzip. Dementsprechend findet das Sozialversicherungsrecht des Staates Anwendung, in welchem die Beschäftigung ausgeübt wird. Abhängig vom Beschäftigungsstaat und der Staatsangehörigkeit der Arbeitnehmer kann jedoch auch bei der Arbeit im Ausland das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin gelten. Dabei muss insbesondere zwischen EU-Mitgliedstaaten und Drittstaaten unterschieden werden. Bei einer Beschäftigung innerhalb der EU, der EFTA (Norwegen, Island, Lichtenstein) und der Schweiz sollte unbedingt eine sog. A1-Bescheinigung vorliegen. Die Spitzen der Sozialversicherung betrachten auch die auf Wunsch des Arbeitsnehmers erfolgte befristete globale Beschäftigung als Entsendung, da dies nicht gegen den Willen des Arbeitgebers erfolgen könne und somit als einvernehmlich zu werten sei. Die einschlägigen Vorschriften hierzu sind nach Auffassung des GKV-Spitzenverbandes anzuwenden. Mit der A1-Bescheinigung wird für die Dauer von maximal 24 Monaten bestätigt, dass für den Beschäftigten weiter das deutsche Sozialversicherungsrecht anzuwenden ist. Bei Drittstaaten ist zu prüfen, ob mit diesen ein entsprechendes Sozialversicherungsabkommen besteht, mit denen Entsendezeiträume unter Anwendung des deutschen Sozialversicherungsrechts zwischen 12 bis 36 Monaten ermöglicht werden. Fehlt es an einem solchen Sozialversicherungsabkommen, so ist mit den vor Ort zuständigen nationalen Stellen für die Durchführung oder Koordinierung der sozialen Sicherheit Kontakt aufzunehmen, um eine rechtssichere Umsetzung zu gewährleisten.
Prüfung der Pflicht zum Lohnsteuereinbehalt
Um Klarheit über das Bestehen der Arbeitgeberpflicht zum Lohnsteuereinbehalt in Deutschland zu erhalten, ist zu beurteilen, ob trotz der Entsendung noch die Arbeitgebereigenschaft im Inland gegeben ist. Danach ist gemäß § 38 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz (EStG) als Arbeitgeber anzusehen, wer die Lohnaufwendungen für den Arbeitnehmer wirtschaftlich trägt oder sie nach Drittvergleichsgrundsätzen zu tragen gehabt hätte. Trifft diese Definition trotz der Auslandsentsendung auf die inländische Gesellschaft zu und sind steuerpflichtige Einkünfte (Gehälter, steuerpflichtige Sachzuwendungen etc.) gegeben, so ist Lohnsteuer in Deutschland gemäß § 38 Abs. 1 EStG einzubehalten und abzuführen, und es greift die Arbeitgeberhaftung nach § 42d Abs. 1 EStG. Ob die vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitseinkünfte im Inland steuerpflichtig sind, bestimmt sich in diesem Zusammenhang nach der Frage der steuerlichen Ansässigkeit des Mitarbeiters, nach seinen Aufenthaltstagen in Deutschland und nach der Vorschrift des § 49 Abs. 1 Nr. 4 EStG bei beschränkter Steuerpflicht. Ob im auswärtigen Staat eine Pflicht zur Einbehaltung von Lohnsteuer besteht, ist nach den im Tätigkeitsstaat geltenden Steuergesetzen zu beurteilen, sofern der Staat das Gehalt überhaupt nach Abkommensrecht zur Besteuerung heranziehen darf. Die Lohnsteuerpflichten sind daher für jeden Tätigkeitsstaat und zwischenstaatlich gesondert zu beurteilen.
Erlaubnisrechtliche Bestimmungen
Regelmäßig fordern Länder, in denen einer Erwerbstätigkeit nachgegangen wird, auch wenn diese nur im Rahmen von Global Worklife ausgeübt werden soll, eine (befristete) Arbeitserlaubnis bzw. ein entsprechendes Arbeitsvisum. Bei Beschäftigung innerhalb der EU dürfte ein Touristenvisum nur in den seltensten Fällen ausreichen. Manche Länder (insg. 31 weltweit, u. a. Albanien, Mexiko und Thailand) bieten ein sogenanntes Remote-Working-Visum (auch Digital Nomad Visa) an. Da es für den Arbeitgeber ein unzumutbarer Aufwand wäre, für jedes potenzielle Reiseziel der Mitarbeiter die erforderlichen Einreisebestimmungen prüfen, bestehen zwei Möglichkeiten: Entweder die Mitarbeiter erfüllen die einwanderungsrechtlichen Bestimmungen im jeweiligen Staat selbst (z. B. die Beantragung eines Aufenthaltstitels und/oder einer Arbeitserlaubnis) oder der Arbeitgeber beauftragt einen hierauf spezialisierten Dienstleister, der sich mit sämtlichen Arbeitgeberpflichten wie A1-Bescheinigungen, erweiterten Meldepflichten innerhalb der EU und nicht zuletzt den einwohnerrechtlichen Meldepflichten am Ort der Beschäftigung befasst.
Datenschutzrechtliche Bestimmungen
Problematisch ist ferner die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Beim Arbeiten an öffentlichen Orten wie Cafés oder Coworking Spaces besteht ein erhöhtes Risiko des Diebstahls von Arbeitsgeräten oder der unbefugten Offenlegung sensibler Informationen. Im „Worst Case“ sind Mitarbeiter im Ausland nicht vor willkürlichen Festnahmen und Durchsuchungen geschützt. Arbeitgeber müssen hier sicherstellen, dass angemessene Schutzvorkehrungen getroffen werden. Innerhalb der EU gilt es, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Bei einer Tätigkeit außerhalb der EU besteht das Risiko, dass die Datenverarbeitung als Übermittlung von Daten durch den Arbeitgeber an einen Empfänger in einem Drittland zu werten ist. Schließlich kann sich durch Global Worklife das anwendbare Recht und damit der Gerichtsstand ändern. Es sollte daher gesondert vereinbart werden, dass auch weiterhin deutsches Arbeitsrecht Anwendung findet.
Zusammenfassung
Global Worklife stellt eine äußerst attraktive Möglichkeit dar, Arbeit und Leben zu verbinden, die insbesondere von der Generation Z geschätzt wird. Dies setzt eine gründliche Vorbereitung und einen bewussten Umgang mit den rechtlichen Risiken voraus. Insbesondere bei ständig wechselnden Arbeitsorten ist Global Worklife mit einem enormen Verwaltungsaufwand verbunden. Arbeitgeber tun sich leichter, wenn sie die Wahl des Arbeitsortes auf EU- und EFTA-Staaten sowie die Schweiz beschränken, denn diese Staaten haben sich abkommensrechtlich zu einer kollisionsvermeidenden Verfahrensweise verpflichtet. Eine entsprechende Vereinbarung, mit der auch klare Verantwortlichkeiten zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten benannt werden, ist unerlässlich und sollte zusätzlich von verständlichem Informationsmaterial begleitet werden. Die betroffenen Fach- und Führungskräfte sind entsprechend zu sensibilisieren und in der betrieblichen Umsetzung zu unterstützen.