Lohnsteuer-Außenprüfung

Grundsätzliches

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung ist ein staatlicher Eingriff in die Rechtssphäre des Arbeitgebers. Arbeitgeber sind verpflichtet, neben den Sozialversicherungsbeiträgen auch die Lohnsteuer und Annexsteuern (Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) richtig zu berechnen und vom Arbeitnehmer einzubehalten. Dieser ordnungsgemäße Lohnsteuerabzug wird im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt geprüft.

Bei einer Betriebsprüfung wird die Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der steuerlichen Verhältnisse der Steuerpflichtigen durch die Finanzverwaltung auf ihre Richtigkeit überprüft. Die gesetzliche Grundlage für die Lohnsteuer-Außenprüfung bildet § 42f EStG. Mit den allgemeinen Vorschriften zur Änderung der Betriebsprüfungsordnung wurden zum 01.01.2012 bundeseinheitliche Rahmenbedingungen für Lohnsteuer-Außenprüfungen geschaffen. Ziel der Gesetzesänderung ist u.a. eine zeitnahe Prüfung bei den Arbeitgebern sicherzustellen (§ 4a BpO). Seit 2010 werden Steuer- und Betriebsprüfungen der Rentenversicherungsträger auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt (§ 42f Abs. 4 EStG). Ein Rechtsanspruch auf eine zeitgleiche Außenprüfung besteht allerdings nicht. Der Rentenversicherungsträger muss mindestens alle vier Jahre eine Beitragsprüfung durchführen.

Schwerpunkte

Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung sind Sachverhalte von Interesse, die steuerfrei behandelt oder pauschal versteuert wurden. Allerdings werden auch besondere Lohnbestandteile von Prüfern genauer unter die Lupe genommen. Prüfungsrelevante Schwerpunkte sind u.a.:

• Abgrenzung Arbeitnehmer und selbständige Tätigkeit
• Korrekte Besteuerung der Bruttolöhne
• Zahlungen von Nettolohn
• Lohnzahlung von Dritten
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile (Beurteilung der 50 Euro-Freigrenze und des Rabattfreibetrags)
• Besteuerung von Firmenwagen und Fahrtkostenzuschüssen
• Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
• Steuerfreie Lohnbestandteile (insbesondere SFN-Zuschläge)
• Entgeltumwandlungen
• Erstattungen (Reisekosten, Auslagenersatz)
• Aufmerksamkeiten
• Annehmlichkeiten
• Betriebsveranstaltungen
• Gesundheitsförderung
• Kinderbetreuungskosten
• Kindergartenzuschüsse
• Notstandsbeihilfen
• Pauschalierung von Aushilfslöhnen

Prüfungsablauf

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung beginnt mit einer Festlegung zur Prüfungsanordnung (§ 196 AO). Darin bestimmt die Finanzbehörde den Umfang der Außenprüfung. Die Prüfungsanordnung kann schriftlich oder elektronisch erfolgen und muss die Rechtsbehelfsbelehrung (§ 356 AO) enthalten. Die Rechtsbehelfsbelehrung beinhaltet eine Belehrung über die Möglichkeit des Einspruchs gegen den Verwaltungsakt, die einzuhaltende Frist für den Einspruch und die zuständige Finanzbehörde und deren Sitz.

Mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung (§ 197 AO) wird auch der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer dem Arbeitgeber mitgeteilt, bei dem die Lohnsteuer-Außenprüfung durchgeführt wird. Dabei soll eine angemessene Zeit vor dem Beginn der Prüfung eingehalt werden. In der Regel kündigt die Finanzbehörde eine Lohnsteuer-Außenprüfung vier Wochen und in anderen Fällen zwei Wochen vor dem Termin an (§ 5 Abs. 4 BpO). Eine kürzere Ankündigungsfrist ist möglich, wenn der Prüfungszweck gefährdet ist. Der Arbeitgeber kann den Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegen, wenn er für die Verlegung wichtige Gründe glaubhaft der Finanzbehörde mitteilt. Wichtige Gründe für die Verschiebung einer Lohnsteuer-Außenprüfung könnte z. B. die Erkrankung des Steuerpflichtigen, seines steuerlichen Beraters oder eine beträchtliche Störung des Betriebes sein.

Die Prüfungsanordnung muss die jeweilige Rechtsgrundlage der Lohnsteuer-Außenprüfung nennen (§ 5 Abs. 2 BpO). Weitere Angaben sind:

• Ort der Prüfung,
• Prüfungszeitraum,
• Prüfungsumfang
• Name der Prüfer,
• Prüfungszeitpunkt.

Erhält der Arbeitgeber eine Prüfungsanordnung sollte, dieser folgende Punkte beachten:

• Umgehende Information aller Beteiligten (Entgeltabrechnung, Dienstleister, Steuerberater) über die Anordnung.
• Information der zuständigen Arbeitnehmer im Bereich der Entgeltabrechnung, damit diese für den Zeitraum der Prüfung zur Verfügung stehen (wenn beim Arbeitgeber z. B. vorbereitende Tätigkeiten erfolgen).
• Überprüfung des in der Prüfungsanordnung genannten Termins und ggf. Verschiebung beantragen.
• Kann die Prüfung beim Arbeitgeber stattfinden oder muss ggf. beim Steuerberater geprüft werden.

Mitwirkungspflichten

Für einen reibungslosen Ablauf einer Lohnsteuer-Außenprüfung muss der Arbeitgeber (also der Steuerpflichtige) seine Mitwirkungspflichten erfüllen. Der Arbeitgeber muss den Prüfern das Betreten der jeweiligen Geschäftsräume während der Arbeitszeit gestatten. Für die Erledigung der Prüfung muss der Arbeitgeber den Prüfern einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Hilfsmittel zur Durchführung der Prüfung (z. B. Kopierer) müssen für die Prüfer zugänglich sein und bereitgestellt werden. Den Prüfern ist die Einsicht in alle lohnsteuerlichen Unterlagen (z. B. Lohnkonto, Entgeltabrechnungen, Arbeitsverträge, Aufzeichnungen, Belege) zu gewähren. Werden Unterlagen in digitaler Form aufbewahrt, müssen diese auf Verlangen der Prüfer mit einem Lesegerät lesbar oder in ausgedruckter Form vorgelegt werden. Werden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, muss den Prüfern Einsicht in die gespeicherten Daten gewährt werden. Die Daten müssen nach Vorgabe maschinell ausgewertet oder auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Arbeitnehmer die im Zusammenhang mit der Erstellung der Entgeltabrechnung vertraut sind, müssen über ihre Auskunftspflicht belehrt werden (§ 200 Abs. 1 Satz 3 AO). Dabei ist zu beachten, dass Prüfer auch weitere Arbeitnehmer um Auskunft ersuchen können. Der Prüfer muss den Arbeitgeber über diese Absicht rechtzeitig informieren und darf Arbeitnehmer nicht ohne Kenntnis des Arbeitgebers befragen. Allerdings ist dabei von weiterer Bedeutung, dass der jeweilige Arbeitnehmer Steuerschuldner der Lohnsteuerabzugsbeträge ist. Der Prüfer kann daher Arbeitnehmer zu ihren eigenen steuerlichen Angelegenheiten unmittelbar um Aufklärung bitten.

Grundsätzlich ist der Prüfungsort die Geschäftsräume des Arbeitgebers. Nach der Prüfungsordnung ist es nur noch möglich eine Prüfung in den Räumen des Steuerberaters durchzuführen, wenn keine Möglichkeit zur Prüfung beim Arbeitgeber besteht.

Datenzugriff

Während einer Lohnsteuer-Außenprüfung dürfen Prüfer auf die Lohn- und Bilanzbuchhaltung, die mit Datenverarbeitungsgeräten erstellt wurde, elektronisch zugreifen. Die Prüfer haben die Möglichkeit während der Lohnsteuer-Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen. Dazu dürfen sie das Datenverarbeitungssystem des Arbeitgebers nutzen. Eine weitere Möglichkeit für Prüfer ist es, die Daten durch den Arbeitgeber nach Vorgaben der Prüfer maschinell auswerten zu lassen. Auch dürfen Prüfer verlangen, die gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt zu bekommen. Doch neben dem digitalen Datenzugriff haben Prüfer weiterhin die Möglichkeit, sich Unterlagen und Aufzeichnung vorlegen zu lassen.

Seit 2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Lohndaten zu nehmen (§ 147 Abs. 6 AO). Dabei sind drei unterschiedliche Zugriffsarten möglich:

• Z 1: Der Lohnsteuer-Außenprüfer erhält einen direkten Lesezugriff auf das jeweilige Lohnprogramm.
• Z 2: Die abzurechnende Stelle/Steuerberater stellt neben dem Lesezugriff für den Prüfer eine weitere Person bereit, die Fragen zum Programm und der Steuerung beantworten kann.
• Z 3: Der Lohnsteuer-Außenprüfer erhält einen Datenträger, mit dem er die Daten extern auswerten kann.

Der Zugriff der Z 3-Variante wird in der Praxis bis heute am meisten angewandt. Aufbauend auf diese Art des Zugriffes wurde die digitale Lohnschnittstelle eingeführt.

Wird der Datenzugriff nicht, nicht vollständig oder nicht zeitnah durch den Arbeitgeber eingeräumt, darf die Finanzbehörde ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro festsetzen (§ 146 Abs. 2b AO). Ein solches Verzögerungsgeld darf auch verhängt werden, wenn Auskünfte oder Unterlagen nicht, nicht vollständig oder nicht zeitnah vorgelegt werden.

Digitale Lohnschnittstelle

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18.07.2016 (BGBl. I Seite 1679) und dem BMF-Schreiben vom 26.05.2017 hat der Gesetzgeber die Einführung der digitalen Lohnschnittstelle (DLS) verbindlich zum 01.01.2018 vorgeschrieben. Bereits im Jahr 2011 veröffentlichte die Finanzverwaltung die „Empfehlung zur Anwendung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle für die Lohnsteuer-Außenprüfung“.  Die Empfehlung reichte allerdings nicht für die flächendeckende Einführung der digitalen Lohnschnittstelle.

Nach § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG in Verbindung mit § 4 Abs. 2a LStDV haben Arbeitgeber seit dem 01.01.2018 die aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen digitalen Schnittstelle in elektronischer Form bereitzustellen.

Dabei handelt es sich um einen Standarddatensatz mit einer einheitlichen Struktur und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfelder. Die jeweilige aktuelle Version der digitalen Schnittstelle steht auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern bereit.

Schlussbesprechung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung schließt mit einer Schlussbesprechung ab. Auf dieses Abschlussgespräch hat der Arbeitgeber einen Rechtsanspruch, wenn durch die Lohnsteuer-Außenprüfung eine Änderung der Besteuerungsgrundlage erfolgt. Diese Schlussbesprechung gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, zu den jeweiligen Prüfungsfeststellungen eine Stellungnahme abzugeben. In Zweifelsfällen kann im Rahmen dieser Besprechung ein Kompromiss gefunden werden. An der Schlussbesprechung nehmen neben dem Arbeitgeber und den Prüfern z. B. auch der Steuerberater oder Mitarbeiter der Entgeltabrechnung teil, die mit der Erstellung der Unterlagen betraut waren.

Sie finden den kompletten Beitrag unseres Chefredakteurs Markus Stier in der LOHN+GEHALT 6/2022.