Lohnsteuerliche Abrechnung von Erstattung nach dem IfSG
Die Bundesregierung hat zu Beginn des Jahres viele Regelungen im Zusammenhang mit der Coronapandemie zurückgefahren. Dennoch beschäftigen sich Arbeitgeber auch weiterhin mit dem Thema. Die von Arbeitgebern gestellten Erstattungsanträge im Zusammenhang mit den Entschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) sind teilweise noch nicht abschließend bearbeitet. Eine Vielzahl von Erstattungen stehen noch aus und Abweichungen sind nicht selten.
Vor dem Hintergrund der lohnsteuerrechtlichen Abrechnung behördlicher Erstattungsbeträge für Verdienstausfallentschädigungen nach § 56 IfSG hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) mit einem Schreiben am 25.01.2023 die Grundsätze für die Kalenderjahre 2020 bis 2023 erklärt, wenn Änderungen des Lohnsteuerabzugs nicht mehr zulässig sind (§ 41c Abs. 3 EStG).
Die Verdienstausfallentschädigung ist für den Arbeitnehmer steuerfrei (§ 3 Nr. 25 EStG) und unterliegt dem Progressionsvorbehalt (§ 32b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe e EStG). Sie ist vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen und unter Nummer 15 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bzw. der Besonderen Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen. Ob und in welcher Höhe eine Verdienstausfallentschädigung vorliegt, wird durch die zuständige Entschädigungsbehörde bestimmt. Die steuerliche Beurteilung ist an diese Entscheidung gebunden.
Oftmals kommt die Entschädigungsbehörde bei der Berechnung des Erstattungsbetrags zu einem anderen Ergebnis als der Arbeitgeber. Stellt der Arbeitgeber im Nachhinein fest, dass seine ursprüngliche Behandlung der Lohnzahlung/Verdienstausfallentschädigung (Lohnversteuerung bzw. Steuerfreistellung) unzutreffend war, ist er verpflichtet, zu viel erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung zu erstatten bzw. noch nicht erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung einzubehalten (§ 41c Abs. 1 EStG).
Eine Änderung des Lohnsteuerabzugs ist nur bis zur Übermittlung bzw. bis zum Ausstellen der Lohnsteuerbescheinigung zulässig (§ 41c Abs. 3 EStG).
Im Falle der unzutreffenden Lohnversteuerung unterliegt der Arbeitgeber in der Regel keiner lohnsteuerlichen Mitteilungspflicht gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt. Insbesondere liegt kein Fall der sogenannten haftungsbefreienden Anzeige des Arbeitgebers (§ 41c Abs. 4 EStG) vor, da zu viel und nicht zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde. Der Arbeitnehmer kann seinen Anspruch auf Erstattung der vom Arbeitgeber zu Unrecht einbehaltenen Lohnsteuer daher nur im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung geltend machen (H 41c.1 LStH).
Geht der Arbeitgeber zunächst davon aus, dass eine Zahlung an den Arbeitnehmer als Verdienstausfallentschädigung nach dem IfSG steuerfrei ist und wird der Erstattungsantrag des Arbeitgebers später von der Entschädigungsbehörde abgelehnt oder ein niedrigerer Betrag als beantragt erstattet, beschränkt sich der Umfang der Steuerfreiheit der Höhe nach auf den von der Entschädigungsbehörde erstatteten Betrag.
Fordert der Arbeitgeber eine zu viel gezahlte Verdienstausfallentschädigung vom Arbeitnehmer zurück, mindert der Rückforderungsbetrag im Jahr der Rückzahlung die für das Kalenderjahr unter Nummer 15 der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigenden Leistungen.
Verzichtet der Arbeitgeber auf die Rückforderung einer an den Arbeitnehmer zu viel gezahlten Verdienstausfallentschädigung und kommt alternativ eine Steuerbefreiung der überzahlten Verdienstausfallentschädigung nach § 3 Nr. 11a, Nr. 11b oder Nr. 11c EStG nicht zur Anwendung, so hat der Arbeitgeber dem Betriebsstättenfinanzamt die Fälle nach unter Angabe der persönlichen Daten des betreffenden Arbeitnehmers sowie der zutreffenden Werte unverzüglich schriftlich anzuzeigen (R 41c.2 LStR). Eine Richtigstellung erfolgt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung oder über eine Lohnsteuer-Nachforderung gegenüber dem Arbeitnehmer (R 41c.2 Abs. 3 LStR).
Positiv ist der in der Randziffer 14 die genannte Nichtbeanstandungsregelung zu bewerten. In den Fällen unzutreffender Steuerfreistellung wird es nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber von seiner Anzeigepflicht (§ 41c Abs. 4 EStG) absieht, sofern die Differenz zwischen der dem Arbeitnehmer gezahlten Verdienstausfallentschädigung und der dem Arbeitgeber bewilligten Erstattung 200 Euro pro Quarantänefall nicht übersteigt.
BMF-Schreiben vom 25.01.2023