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Neun von zehn Payroll-Verantwortlichen hören mehrfach im Jahr Beschwerden

Deutschland liegt laut dem Global Payroll Complexity Index Report 2023 bei der Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung weltweit auf dem zweiten Platz. Damit werden Payroll-Verantwortliche bei ihrer Arbeit nicht nur massiv ausgebremst und ihnen fehlen Ressourcen für strategische HR-Aufgaben; sie riskieren darüber hinaus Konflikte mit Mitarbeitenden, eine negative Employee Experience und sogar rechtliche Konsequenzen. Das zeigt eine aktuelle Studie von Personio, Europas führender HR-Softwareanbieter für kleine und mittelständische Unternehmen, unter 500 HR- und Lohnverantwortlichen in Deutschland. In vielen Unternehmen ist jedoch ein Wandel erkennbar: Fast alle befragten Unternehmen (90 %) möchten ihren Abrechnungsprozess in Zukunft optimieren.

AllgemeinBranchennews
Lesezeit 2 Min.

Rechtliche Risiken steigen, Mitarbeiterzufriedenheit leidet 

Die Konsequenzen der Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind weitreichend: Knapp ein Viertel (24 %) der befragten Unternehmen kann nicht mit den regelmäßigen Änderungen gesetzlicher Vorschriften und Bestimmungen Schritt halten. Bei 14 % hat dies bereits zu Klagen und anderen rechtlichen Folgen geführt. 34 % der Befragten geben an, dass bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu viel manuelle Arbeit anfällt. Dies wiederum führt zu Fehlern, die die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen: Neun von zehn Unternehmen (90 %) erhalten mehrmals pro Jahr Beschwerden ihrer Mitarbeitenden zur Gehaltsabrechnung.

Infografik mit dem Titel „Faktoren, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung erschweren“ mit drei Prozentwerten: 39 % für regelmäßige Gesetzesänderungen, 34 % für hohen manuellen Aufwand und 26 % für veraltete Systeme, die nicht an moderne Arbeitsplätze passen.
© Personio

Und die Herausforderungen rund um die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bleiben anspruchsvoll: Fast zwei Drittel der Befragten (65 %) erwarten, dass die Gehaltsabrechnung zukünftig nur noch komplexer wird. Hier sehen die Befragten vor allem rechtliche Änderungen (36 %), die Digitalisierung (34 %) und den wachsenden Bedarf an flexiblen Gehaltsbestandteilen (31 %) als relevante Trends, auf die sie sich in Zukunft einzustellen haben. Gleichzeitig nutzen aktuell nur 29 % der Befragten technische Möglichkeiten zur Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei schaffen gerade neue Technologien und Automatisierungen die nötigen Ressourcen, sich mehr mit zukunftsorientierten Themen wie modernen Vergütungskonzepten auseinanderzusetzen.

Digitalisierung hat höchste Priorität; Einsatz von KI zunehmend geplant

Der Wunsch nach Veränderung in HR-Teams ist angesichts der Belastung durch die aktuellen Payroll-Abläufe groß: Bei den geplanten Aktivitäten zu ihrer Verbesserung steht die Digitalisierung der Prozesse mit 34 % auf Platz eins, gefolgt vom Ausbau der verantwortlichen Teams (27 %). Knapp jede:r Vierte (23 %) gibt an, dass eine bessere Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in HR- und andere Geschäftsprozesse erfolgen soll und für 22 % steht die Schaffung einer Datenbasis für aussagekräftige Analysen und Reportings auf der Agenda. Dafür ist zunehmend auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz geplant: 67 % der Befragten nutzen diese in ihrem Unternehmen zwar aktuell nicht für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, 23 % planen dies jedoch für die Zukunft.

Im Wandel sehen die Befragten tendenziell nicht nur die Prozesse, sondern auch die generelle Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Für 40 % der Befragten soll diese in Zukunft vor allem HR-Teams entlasten, um mehr Ressourcen für strategische Themen zu schaffen. 29 % sehen eine wichtige Funktion in der Bereitstellung von Daten und Analysen, die die HR-Strategie unterstützt und für 25 % der Befragten soll eine moderne Lohn- und Gehaltsabrechnung die Employee Experience unterstützen.

Grafische Darstellung in Deutsch, die die zukünftige Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit drei verschiedenen Statistiken beschreibt: 40 % für Aufgaben des Personalteams, 34 % für Unternehmensunterstützung und 29 % für Datenanalyse zur Unterstützung der Personalstrategie.
© Personio

Natascha Moore, Director Product Compliance bei Personio, kommentiert: “Komplexe Prozesse setzen den falschen Fokus für Lohnverantwortliche. Anstatt Zeit mit Verwaltungsaufgaben zu verbringen, stehen sie vor wichtigen strategischen Herausforderungen. Mit modernen Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können HR- und Payroll-Teams sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt. Dazu gehören Faktoren wie die Verbesserung der Employee Experience und die Steigerung der Unternehmenseffizienz, um wettbewerbsfähig zu bleiben.”

Die gesamte Studie steht hier zur Verfügung.

 

In der LOHN+GEHALT 3/2024 (Erscheinungstermin 21.05.2024) können Sie das vollständige Interview von unserer Redakteurin Alexandra Buba mit dem Co-Founder und CEO von Personio, Hanno Renner, lesen.

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