Vom Optimierten Meldeverfahren (OMS) zur Optimierung der Datenübermittlungsverfahren in der sozialen Sicherung (ODS)

Die Entgeltabrechnung ist auf der Seite der Arbeitgeber dadurch eine digitale Kommunikationsschnittstelle für Meldungen, Beitragsübermittlungen, Anträge und auch Bescheide geworden. Auf der anderen Seite steht mittlerweile eine Vielzahl von Trägern der Sozialversicherung, die über die Kommunikationsserver und ihre Annahmestellen in einem sicheren, standardisierten und qualitätsgeprüften Verfahren ihre Informationen erhalten und mit den Absendern durchweg verschlüsselte Daten austauschen.

Mit geschätzten rund einer Milliarde Meldebewegungen im Jahr ist dies eines der umfangreichsten und bisher bestens geschützten Datenübermittlungsverfahren in Deutschland. Die Geschichte des Projektes OMS (Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung) kann damit als erfolgreich abgeschlossen angesehen werden.

Im nächsten Schritt gilt es, die Vorzüge der Digitalisierung und eines solch umfangreichen Datenaustausches besser zu nutzen.

Ziel muss es sein, eine Optimierung der Geschäftsprozesse in den bestehenden Verfahren (ODS) zu erreichen.

Mit folgenden Thesen sollen mögliche Handlungsschwerpunkte für die kommenden Jahre vorgeschlagen werden:

• Nutzung bereits schon vorhandener Informationen, um unnötige Datenabrufe oder ‑anforderungen zu vermeiden
• Überprüfung der internen Organisationsabläufe sowohl bei den Arbeitgebern als auch bei den Trägern der sozialen Sicherung im Hinblick auf Optimierungspotenziale der Geschäftsprozesse, z. B. durch Verbesserung der Datenübertragung über interne Schnittstellen
• Unterstützung des plattform- und implementationsunabhängigen Austauschs von Daten durch übergreifende Umstellung auf einheitliche XML-Strukturen bzw. neuen Technologien ab 2030
• konsequente Verwendung des zentralen Data Dictionary zur Standardisierung der Datenfelder und einheitlichen Nutzung in XML-Strukturen
• erweiterte Zulassung z. B. von Personalverwaltungs-, Buchhaltungs- sowie Planungs- und Steuerungssysteme für den Austausch spezifischer Daten aus deren Bereich mit Trägern der sozialen Sicherung
• Angleichung abweichender Definitionen im Sozialgesetzbuch (SGB) zu gleichartigen Daten aus unterschiedlichen Fachverfahren

Wie könnten diese Punkte im Einzelnen umgesetzt werden?

Beispiel Verfahren nach dem Allgemeinen Ausgleichgesetz (AAG):

Für die U1-Umlage könnte eine Synergie aus dem nun beschlossenen Verfahren für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung (eAU) sein, dass die Krankenkassen nach Beendigung der AU den Arbeitgebern, die einen U1-Anspruch haben, automatisch den Erstattungsanspruch mitteilen und diesen von der Beitragsschuld des Folgemonats abziehen. Ein zusätzliches Verfahren müsste dann seitens der Arbeitgeber nur für die Fälle angestoßen werden, in denen eine eAU nicht vorliegen kann, z. B. bei Bescheinigungen von Privatärzten.

Interne Organisationsabläufe mussten bei den Arbeitgebern zwangsläufig nach der Neuordnung des A1-Verfahrens oder der eAU angepasst werden. Aber die tatsächlichen Möglichkeiten z. B. durch Schnittstellen zwischen diversen Softwareprodukten für den Bereich Human Resources (HR), Finanzbuchhaltung (FiBu), Zeiterfassung und Entgeltabrechnung werden bisher nicht oder nur marginal genutzt. Die Systeme laufen alle parallel.

Das gilt auch für Abläufe innerhalb und zwischen den Trägern der sozialen Sicherung. Auch hier wird eher in linearen Abläufen statt in vernetzten Strukturen gedacht und an bestehenden Strukturen, die sich noch an alten Papierverfahren orientieren, festgehalten. Häufig sind die notwendigen Informationen bei einem Träger sogar bereits vorhanden – nur nicht bei der Stelle, die gerade abruft. Solche Dopplungen gilt es aufzuklären und abzustellen. Ein weiterer Bereich der Organisationsüberprüfung ist die Übermittlung bzw. der Abruf von Daten zwischen Arbeitgebern und ihren Dienstleistern. Ziel sollte es auch hier sein, zukünftig vollelektronische Übermittlungen in beide Richtungen auf gesicherten Wegen zu erreichen. Ein besonderes Augenmerk bei all diesen Bestrebungen muss es sein, die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten.

Mindestens in den kommenden Jahren wird der Standard für die Darstellung der Datensätze auf XML-Strukturen beruhen. Die Umstellung der bisherigen Verfahren erfolgt zurzeit schrittweise. Neue Verfahren werden von Beginn an so programmiert. Für diese Software-Entwicklungen sollte es verbindlich sein, die Datenfelder in der richtigen Form und Schreibweise sowie gemäß ihrer Definition aus dem Data Dictionary automatisiert abrufen zu können. So kann sichergestellt werden, dass in allen Verfahren die Datenfelder immer gleich und richtig verwendet werden. Es gilt nunmehr, das Data Dictionary zügig entsprechend aufzustellen, damit die zur Umstellung anstehenden Massenverfahren direkt zukunftsträchtig programmiert werden können.

Zur Umstellung der Verfahren auf XML-Strukturen gehört auch, dass ein einheitlicher XML-Standard verwendet wird. Ansonsten kommt es in der Programmierung auf allen Seiten wieder zu vermeidbarem Mehraufwand. Die ersten Erfahrungen mit XML-Verfahren der verschiedenen Träger zeigen schon jetzt, wie dringlich die Etablierung eines solchen einheitlichen Standards ist. Weitere Umstellungen werden daher erst dann genehmigt werden können, wenn die Festlegung eines gemeinsamen Standards erfolgreich abgeschlossen worden ist. Das bedeutet auch, dass die technischen Strukturen der Datensätze als Bestandteil der Genehmigung der Gemeinsamen Grundsätze zukünftig immer der Genehmigung beizufügen sind.

Ziel insgesamt sollte sein, den Umfang der zu übermittelnden Daten auf das Notwendige zu reduzieren. Dazu gehört, dass Daten nicht erst einmal intern von A nach B geschoben werden müssen, sondern aus der Quelle im Unternehmen heraus dem abrufenden Träger zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass auch Softwareprodukte im Rahmen von Modulen solche Übermittlungen vornehmen können und dürfen, die nicht der Entgeltabrechnung zugehörig sind, ohne dass die Spielregeln für die Qualität und die Vorhaltung der Daten für eine spätere Überprüfung gefährdet werden. Das heißt aber auch, dass die einzelnen Datensätze darauf geprüft werden müssen, inwieweit sie Daten enthalten, die für den Erkenntniszweck der Meldung nicht notwendig sind. Redundante Informationen sind zu vermeiden, um auch den energetischen Fußabdruck der Meldeverfahren zu reduzieren.

Ein weiterer Hinderungsgrund für eine fortschreitende Standardisierung der Meldedaten scheint zu sein, dass auf Grund historischer Entwicklungen in den einzelnen Sozialversicherungszweigen sich eine jeweilige Begrifflichkeit herausgebildet hat, die sich mit der der anderen Träger nicht deckt. So wird manchmal über den gleichen Gegenstand gesprochen, doch bedingt durch unterschiedliche Begriffe reden die Beteiligten vermeintlich aneinander vorbei. Hier erscheint es wichtig, die Begriffe wie z. B. Unternehmen und Arbeitgeber oder Betriebstätte und Beschäftigungsort abzugleichen und eineindeutig zu definieren. Nur so können mögliche Doppelungen vermieden bzw. tatsächlich bestehende Unterschiede herausgearbeitet werden. Diese Aufgabe gilt es vorrangig anzugehen, u. a. um auch im Data Dictionary eine eineindeutige Zuordnung zu gewährleisten, die das Gesetz schon seit längerem fordert.

 Sie finden den kompletten Beitrag in der LOHN+GEHALT 2/2023.