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Wie Workflows die Gehaltsabrechnung beeinflussen

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran, und längst ist es möglich, auch komplexe Personalprozesse zu automatisieren. Begonnen haben diese Prozesse im Recruiting, doch sie nehmen auch immer mehr die administrativen Prozesse in Beschlag. Dies beginnt bei einfachen Mitarbeiterthemen wie der Urlaubsbuchung oder einer Adressänderung und geht weiter bis zu vollständigen Einstellungsprozessen. Doch welche Auswirkungen hat das auf die Gehaltsabrechnung? Und muss dadurch der „Abrechner“ um seinen Job bangen und wird er arbeitslos?

AllgemeinGESUND & BERUF
Lesezeit 1 Min.
Ein Profi, der an einem Laptop arbeitet, über dessen Tastatur digitale Symbole für Dokumente und Personalmanagement schweben und Arbeitsabläufe, Datenorganisation oder Software zur Geschäftsprozessoptimierung veranschaulichen.
Foto: © adobe.com/Suriya

Um das zu beantworten, sollte man sich die verschiedenen Ausprägungen von WorkflowSystemen und ihre Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung genauer anschauen. Denn am Markt werden unterschiedliche Vorgehensweisen propagiert und diese haben teilweise keinen Einfluss bis hin zu einer wesentlichen Veränderung der Tätigkeiten. Doch welche Ausprägungen gibt es genau und wie sind diese zu beurteilen? Im Prinzip gibt es drei Stufen an digitalen Prozessen – die reinen Dokumentenprozesse, komplexe Workflows mit Antrag, Genehmigung und Dokumentenerstellung mit einfacher Anbindung an das Payroll-System oder komplexe Workflows mit einer tiefen Schnittstelle in die Gehaltsabrechnung.

Dokumentenprozesse

Dies sind eigentlich noch keine echten Workflows, geht es doch hierbei nur um die reine Abwicklung der Dokumentenerstellung. Über Vorlagen ermöglichen es diese Systeme dem User, schnell und einfach fertige Dokumente zu erstellen. Dabei müssen nur ein paar fehlende Daten eingegeben werden und das System erstellt daraus ein fertiges Dokument. Idealerweise läuft dies über eine kleine Abfrage, sodass das System den Anwender immer nach den fehlenden Daten fragt. Manche nutzen eventuell noch Stammdaten aus dem Abrechnungssystem, Jobkiller oder Mehrarbeit? Wie Workflows die Gehaltsabrechnung beeinflussen Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran, und längst ist es möglich, auch komplexe Personalprozesse zu automatisieren. Begonnen haben diese Prozesse im Recruiting, doch sie nehmen auch immer mehr die administrativen Prozesse in Beschlag. Dies beginnt bei einfachen Mitarbeiterthemen wie der Urlaubsbuchung oder einer Adressänderung und geht weiter bis zu vollständigen Einstellungsprozessen. Doch welche Auswirkungen hat das auf die Gehaltsabrechnung? Und muss dadurch der „Abrechner“ um seinen Job bangen und wird er arbeitslos? Foto: ipuwadol/stock.adobe.com 20 TITELGESCHICHTE LOHN+GEHALT Ausgabe 4/2023 um zumindest Grunddaten wie Name, Kostenstelle oder Personalnummer automatisch einzusetzen. Gute Dokumentensysteme können nun noch Unterschriften einholen und das Dokument in einer digitalen Personalakte ablegen. Sehr schnell wird hier ersichtlich, dass zwar ein Dokument darüber zügig und einfach erstellt werden kann, echte Einsparungen aber sehr gering sind und der Einfluss auf die Abrechnung eigentlich gar nicht besteht. Denn weiterhin müssen die Daten für die Gehaltsabrechnung manuell eingegeben werden, indem das Dokument dem Mitarbeiter der Abrechnung übermittelt wird und dieser die Daten aus dem Dokument liest und eintippt. Die Veränderung für die Abrechnung ist gleich null.

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