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Update Reisekosten 2019

Der Arbeitgeber darf die entstandenen Aufwendungen für Reisekosten auf Auswärtstätigkeiten steuerfrei nach §§ 3 Nr. 13 oder 3 Nr. 16 EStG erstatten. Zu den Aufwendungen zählen Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Unterkunftskosten und Reisenebenkosten, wie z. B. Parkgebühren, Kosten für Fähre oder Maut.

Die Entscheidung, ob und welche Kosten der Arbeitgeber erstattet erfolgt immer vor der steuerlichen Prüfung. Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 24.10.2104 ausführlich zum steuerlichen Reisekostenrecht Stellung genommen. Reisekosten darf der Arbeitgeber nur steuerfrei erstatten, wenn der Arbeitnehmer beruflich bedingt auswärts tätig ist und dafür Aufwendungen entstehen.

Auswärtstätigkeit

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich bedingt tätig ist. Es muss also geprüft werden, ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat und an dieser tätig wird.

Erste Tätigkeitsstätte

Unter erster Tätigkeitsstätte ist jede von der Wohnung getrennte ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten zu verstehen, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist oder an der er dauerhaft tätig werden soll (§ 9 Abs. 4 EStG). Grundsätzlich kann es in einem Arbeitsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte oder gar keine geben (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG).

Ein Homeoffice scheidet als erste Tätigkeitsstätte aus.

Der Arbeitnehmer muss der betrieblichen Einrichtung entweder dauerhaft zugeordnet sein oder dauerhaft dort tätig werden sollen. Eine Tätigkeit oder Zuordnung ist dann dauerhaft, wenn sie für die Dauer des Dienstverhältnisses, unbefristet oder für mehr als 48 Monate ausgeübt werden (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Ob das Kriterium der Dauerhaftigkeit vorliegt, ist 

durch eine Prognose des Arbeitgebers, wie lange er den Arbeitnehmer wo einsetzen möchte, zu entscheiden. Diese Prognose ist immer zu Beginn einer Tätigkeit für die Zukunft zu treffen.

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet eine Zuordnung nach § 9 Abs. 4 Satz 2 EStG vorzunehmen. Er kann damit aber die Entscheidung treffen, dass die Tätigkeit an der entsprechenden Tätigkeitsstätte keine Auswärtstätigkeit darstellt. Die Zuordnungsentscheidung sollte schriftlich getroffen werden und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft geändert werden. Bei einer Zuordnung ist es gleichgültig, wie häufig der Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird und welche Arbeiten er dort verrichtet.

Nimmt der Arbeitgeber keine Zuordnung für einen Arbeitnehmer vor, müssen zeitliche Kriterien geprüft werden, damit eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann. Diese lauten:

  • typischerweise arbeitstäglich oder
  • mindestens an zwei vollen Arbeitstagen in der Woche oder 
  • zu 1/3 seiner Arbeitszeit

 

Quelle: alga-Competence-Center, RA Daniela Karbe-Geßler

Hinweis: Den vollständigen Beitrag lesen Sie in der kommenden Ausgabe von LOHN+GEHALT 1/2019.

Foto: © Gina Sanders/Fotolia.com

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