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Die Payroll in Corona-Zeiten

Ein Interview mit Andreas Zipser, Managing Director Central Europe bei Sage zu den Herausforderungen für die Entgeltabrechnungen in den aktuellen Zeiten der Pandemie.

 

Herr Zipser, wo sehen Sie mit Blick auf COVID-19 die größten Herausforderungen für die Payroll?

Zentrale Herausforderungen, die sich für Unternehmen in diesem Zusammenhang im Bereich Payroll ergeben, beziehen sich beispielsweise auf Themen wie Kurzarbeit und Entschädigungszahlungen wegen Quarantäne zum Infektionsschutz sowie die dahinterstehenden Fragestellungen, wie dies in der Personalabrechnung abgebildet werden kann. Aber auch organisatorische Fragestellungen gilt es zu klären: Wie arbeitet ein Sachbearbeiter von zu Hause aus? Ist das Payroll-System Homeoffice fähig? Hat der Sachbearbeiter Zugriff auf alle relevanten Applikationen und Informationen? Und vor allem: Wie kann die Erreichbarkeit für die Belegschaft gewährleistet werden? Denn in der gegenwärtigen Situation gibt es für viele Mitarbeiter wichtige Fragen zur Reorganisierung ihrer Arbeit zu klären. Flexible Arbeitszeitgestaltung, mobiles Arbeiten, Sonderurlaub oder die Handhabung von Kilometerpauschalen bei Firmenwägen, wenn diese momentan weniger genutzt werden, sind hier nur einige Beispiele. Ein weiterer entscheidender Punkt für den Anwender ist aktuell, ob der Anbieter der Lohnsoftware alle neuen gesetzlichen Änderungen – Beispiel Kurzarbeitergeld (KuG) – kurzfristig in der Software bereitstellen kann und ob dies im Rahmen des bestehenden Wartungsservice und damit ohne Mehrkosten für den Anwender erfolgt.

 

Die Payroll ist gerade in diesen Zeiten extrem unter Druck. Ist das auch vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ein Argument für Outsourcing?

Situationen wie Quarantäne und Infektionsschutz ergeben sich in der Regel ungeplant und kurzfristig. Vor diesem Hintergrund ist Outsourcing nicht für jedes Unternehmen in gleicher Weise die geeignete Lösung, denn hierfür müssen erst einmal die nötigen technologischen Voraussetzungen geschaffen. Beispielsweise muss die Lohnabrechnung in das Rechenzentrum des Serviceanbieters verlegt werden. Insofern sind klassische Outsourcing-Modelle in der Regel für längerfristige Szenarien vorgesehen.

Für kurzfristigen Support ist es hilfreich, wenn der Softwareanbieter einen Notfallservice anbietet, mit dem Anwendern ad hoc geholfen werden kann, wenn es in einem Unternehmen zu kurzfristigen, ungeplanten Ausfällen bei der Personalabrechnung kommt. Damit wird gewährleistet, dass Unternehmen Löhne und Gehälter weiter pünktlich an ihre Mitarbeiter bezahlen und alle gesetzlichen Richtlinien eingehalten werden. Ein entsprechender Notfallservice kann ohne lokale Anwesenheit des Anwenders im Unternehmen vor Ort remote durchgeführt werden. Der Service-Provider benötigen lediglich einen Fachansprechpartner aus dem Betrieb, der die abrechnungsrelevanten Informationen zur Verfügung stellen kann.

 

Welche besondere Unterstützung bietet Ihr Haus den Kunden in diesen Corona-Zeiten?

Der Sage HR Suite Notfallservice ist eine der zentralen Unterstützungsleistungen, die wir für unsere Kunden gegenwärtig bereitstellen. Hierbei unterstützen wir nicht nur beispielsweise bei der Durchführung der Nettolohnberechnung, der Erstellung und Einreichung der monatlichen Beitragsnachweise an die Krankenkasse sowie bei der Erstellung von Entgeltnachweisen und den monatlichen Standard-Auswertungen. Auch Im Bereich KuG-Einrichtung bieten wir Support an – unter anderem mit Informationen zu den Unterschieden zwischen KuG und „KuG Corona“ und bei der Einrichtung der KuG-Stammdaten.

Weitere Unterstützung bieten wir mit einem Onlineseminar der Sage University zur KuG-Abrechnung in der Sage HR Personalabrechnung. Damit helfen wir unseren Kunden, das Kurzarbeitergeld in ihrer Software ordnungsgemäß abzubilden. Im Onlineseminar erhalten die Teilnehmer wichtige Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen und erfahren vor allem, wie die konkrete Umsetzung in der Sage HR Personalabrechnung erfolgt.

Darüber hinaus spielen wir alle gesetzlichen Änderungen – beispielsweise zum KuG – zeitnah und kostenlos in die Systeme unserer Kunden ein und informieren zu allen relevanten Payroll-Themen und -Fragestellungen, die sich insbesondere in der gegenwärtigen Situation stellen, auf einer eigenen Informationsplattform.

 

LOHN+GEHALT: Herr Zipser, vielen Dank für das Gespräch.

 

Foto: Andreas Zipser/© Sage