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Alles im Fluss – Digitalisierung auf höchstem Niveau

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Beim Zweckverband Mittelhessische Wasserwerke (ZMW) wurde der digitale Fortschritt zu keiner Zeit verschlafen. Bereits vor 30 Jahren begann die Personalabteilung mit der Digitalisierung und Zentralisierung der Prozesse. 

Wer heute in der Gießener Geschäftsstelle des Zweckverbandes Mittelhessische Wasserwerke arbeitet, bekommt seinen Lohnschein nicht mehr auf die altmodische Art über die Hauspost. Die 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Lohnscheine jederzeit online im Mitarbeiterportal abrufen – nur eines der Beispiele für den hohen Grad der Digitalisierung im Zweckverband. 

Erste Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung

Bereits vor 30 Jahren hatte der Zweckverband damit angefangen, die Prozesse in der Geschäftsstelle in Gießen zu digitalisieren. 1990 wurde die erste elektronische Zeiterfassung eingeführt und den Mitarbeitenden die Führung ihrer Zeitkonten vereinfacht. Die Personalabteilung der überregional tätigen Körperschaft mit Sitz in Gießen ist für insgesamt 200 Mitarbeitende verantwortlich. Neben der Geschäftsstelle zählen auch noch zwei Wasserwerke in Stadtallendorf und Wohratal zum ZMW, der viele Kommunen in den mittelhessischen Landkreisen Marburg-Biedenkopf, Gießen, Lahn-Dill und Vogelsberg mit Trinkwasser versorgt. 

Zentralisierung der Personaldaten in einer Komplettlösung

1999 führte der Zweckverband die HR-Lösung von Sage für die Personalab­rechnung ein, die bis dahin vom Kommunalen Gebietsrechenzentrum abgewickelt wurde. Die Übernahme der Fehlzeiten aus dem alten Zeiterfassungssystem sorgte im Laufe der Jahre immer wieder für Fehler, sodass die Personalabteilung sehr froh war, dass es ab 2008 eine eigene Zeitwirtschaft von Sage gab. Das war nicht nur im Hinblick auf die Integration der Zeitwirtschaft eine Erleichterung, sondern im Hinblick auf die Gesamtdatenlage im Personalbereich, die sich durch den Einsatz einer Komplettlösung deutlich transparenter und effizienter gestaltete. Alle personalrelevanten Daten wurden nun in einer einzigen Datenbank zusammengefasst. Praktisch bei der nur sechswöchigen Implementierungszeit war, dass alle relevanten Daten in der bereits genutzten Sage HR Personalabrechnung zur Verfügung standen und nicht aufwändig importiert werden mussten. 

Heute werden die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, die über verschiedene Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, feste Arbeitszeit, 30 verschiedene Teilzeitmo­delle) in der Gießener Geschäftsstelle abgerechnet werden, über die Zeitwirtschaft der Sage HR Suite erfasst und gemanagt. 

Vorteile für Mitarbeitende und Personalabteilung

Die Vorteile für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegen auf der Hand. Im Mitarbeiterportal lässt sich auf einen Blick die Richtigkeit der Entgeltabrechnung prüfen und direkt feststellen, ob gegebenenfalls Buchungen zur Arbeitszeit fehlen oder nicht korrekt sind. Außerdem können die Mitarbeitenden bequem ihre Reisekosten erfassen und Stammdatenänderungen melden. 

Susanne Schneider, Sachgebietsleiterin Personal, sieht in der Teilhabe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wiederum eine Entlastung für ihre Abteilung, die sie am Beispiel der Lohnscheine veranschaulicht: „Wir stellen den überwiegenden Teil der Lohnscheine nun im Mitarbeiterportal zur Verfügung. Das spart Arbeitszeit sowie Papier- und Druckkosten“. Weil man verschiedene Übersichten und Auswertun­gen im Rahmen der Mitarbeiterführung und -planung sowie zur Bereitstellung für die Mitarbeitenden über das Portal benötigt, werden die erfassten Daten über die integrierte Reporting-Funktion per Mausklick bereitgestellt. Neben den Arbeitszeiten, die zur Nachkontrolle dienen, fallen hier zusätzlich Anwesenheits- und Fehlzeitenstatistiken sowie Auswertungen, die für das Hessische Statistische Landesamt, die Berufsgenossenschaft und für Arbeitgeberverbände benötigt werden, an. Susanne Schneider: „Verschiedene Führungskräfte haben über das Mitarbeiterportal Zugriff auf das Anwesenheitsdisplay und können so jederzeit erkennen, welche Mitarbeitenden zum aktuellen Zeitpunkt an- bzw. abwesend sind und bei ganztägigen Fehlzeiten auch sofort erkennen, ab wann sie voraussichtlich wieder im Dienst sein werden. Alle im Modul „Urlaub und Fehlzeiten“ erfassten, für die Zeitwirtschaft relevanten Daten erscheinen sofort auch in der Zeitwirtschaft. Dadurch sind keine Mehrfacheingaben notwendig und die Fehlgründe sind sofort im Anwesenheitsdisplay sichtbar.“ 

Volle Punktzahl bei der Bedienerfreundlichkeit

Von den Mitarbeitenden wird die Lösung als sehr bedienerfreundlich bezeichnet, meint Personalexpertin Schneider. Vor allem aber hat man durch die Einführung des Sage HR Zeitmanagement enorme Verbesserungen bei den betrieblichen Ab­läufen erreichen können und das wirkt sich letztlich auch positiv auf die Arbeitsbe­lastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus, die das Programm nutzen. „Inzwischen setzen wir fast alle Module der Sage HR Suite ein und sind damit sehr zufrieden“, erklärt Frau Schneider.

 

Informationen unter: www.sage.de/hr 

oder  https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-hr-suite-personal-software/ 

 

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Foto: © Sage

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