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Digitalisierte Personalprozesse im modernen HR-Bereich

BSH Hausgeräte, Fressnapf und MEWA setzen Tools von Centric zur Prüfung der Entgeltabrechnung ein - Compliance, Sicherheit und Effizienz im Personalwesen.

Die Digitalisierung in deutschen Unternehmen schreitet rapide voran. Das zeigt sich auch bei klassischen internen Prozessen im Personalbereich. So verläuft die Erstellung von Entgeltabrechnungen mit leistungsfähigen Personalwirtschaftssystemen wie SAP® HCM schon lange routiniert und effizient. Auch die damit verbundenen Prüf- und Kontrollprozesse werden bei immer mehr Unternehmen automatisiert.

Die Centric IT Solutions GmbH, Spezialist für Personalwirtschaft mit SAP HCM, sieht steigende gesetzliche Anforderungen und hohe Erwartungen an die Effizienz der Personalabteilung als zentrale Treiber für die Einführung professioneller Kontrollsysteme. Centric verzeichnet für seine Module zur Qualitätssicherung von SAP-HCM-Prozessen inzwischen über 400 Bestandskunden aus allen Branchen. Mehr als fünf Millionen SAP-Abrechnungen werden regelmäßig mit den Tools von Centric geprüft. Zu den Anwenderunternehmen, die ihre Prüfprozesse mithilfe der Centric Tools PLK und PLX digitalisiert haben, gehören die BSH Hausgeräte GmbH (BSH), Fressnapf und MEWA.

Kunden berichten von ihren Praxiserfahrungen

BSH hat mit den Centric Tools PLK & PLX einen revisionssicheren Prüfprozess für ihre monatlich 28.000 Entgeltabrechnungen aus SAP HCM etabliert. Der zentrale HR-Bereich hat das Prüf- und Analysetool PLK bereits im Jahr 2006 eingeführt, um die aufwändige manuelle Prüfung ausgedruckter Verdienstübersichten abzulösen. Im Jahr 2012 kam das Tool PLX als anwenderfreundliche Benutzeroberfläche für die Sachbearbeiter in den Standorten dazu. Durch die weitgehende Automatisierung kann das HR-Team die lückenlose Qualität der umfangreichen Abrechnung sicherstellen und Korrekturen präventiv vor dem Zahlungslauf durchführen.

Ein weiterer erfahrener Centric-Kunde ist Fressnapf, Europas Nummer Eins im Heimtierbedarf. Die schnell wachsende Franchise-Gruppe hat im Jahr 2013 zunächst die Prüftools PLK und PLX eingeführt. Die Digitalisierungsmaßnahme kam zur rechten Zeit: Seit der Inbetriebnahme der Centric Tools hat sich die Anzahl der damit geprüften Gehaltsabrechnungen der deutschen Gesellschaften verdoppelt, und der weitere Anstieg ist absehbar. Mit PLK/PLX wurde auch das Master Data Audit Programm MADAP PA für die Kontrolle der Personalstammdaten eingeführt, womit die Stammdaten vor jedem Abrechnungslauf auf ihre Plausibilität geprüft werden. In weiteren Ausbauschritten kamen das Vergleichs- und Berechnungstool VBT2 sowie das Audit-Tool PLK_AT für die österreichischen Standorte dazu. Da alle Centric Tools untereinander integrierbar sind, kann die Fressnapf-Gruppe sich so schrittweise ihr umfassendes, maßgeschneidertes IKS für SAP HCM aufbauen.

Auch Europas führender Textildienstleister MEWA setzt auf Centric. Das nachhaltig wachsende Familienunternehmen hat mit den Tools seine Personalprozesse auf Basis von SAP HCM weitgehend automatisiert. Die Entgeltabrechnung mit derzeit 17 deutschen Gesellschaften verläuft heute effizient und transparent, und auch bei schnell wechselnden gesetzlichen Anforderungen ist MEWA immer auf dem aktuellen rechtlichen Stand.

Präventive Sicherheit für die HR-Abteilung

Steven Wernike, Geschäftsführer der Centric IT Solutions GmbH, erläutert die Motivation für die zunehmende Automatisierung von Prüfprozessen und Audits: „Manuelle Stichproben, Listen-Abgleiche oder Fehlersuchen sind heute auch in mittelständischen Unternehmen kaum noch zu bewältigen und zudem nicht revisionssicher. Wirtschaftsprüfer und die Interne Revision fordern daher die Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) für lückenlose Prüfprozesse. Wichtig ist dabei, dass ein IKS präventiv arbeitet und Fehler vor der kritischen Phase des Zahlungslaufs aufdeckt. Unsere Kunden bestätigen immer wieder, dass unsere Add Ons für SAP HCM nicht nur Sicherheit geben, sondern den Arbeitsalltag im HR-Bereich erheblich erleichtern. Gerne vermitteln wir Interessenten den Kontakt zu einem Referenzkunden und bieten die kostenlose Teststellung aller unserer Tools an. Auch in regelmäßigen kostenfreien Webinaren kann man sich einen Eindruck von den praxisorientierten Centric Tools verschaffen.“

 

Teaserfoto: © Adobe Stock/VideoFlow