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Berichtsheft-App als neuer Service für Auszubildende und Unternehmen

Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Auszubildende ihr Berichtsheft kaufen und per Hand ausfüllen müssen. FIS treibt die Digitalisierung im Personalwesen schon lange voran und hat jetzt eine geräteunabhängige Lösung für alle am Ausbildungsprozess Beteiligten entwickelt. Die Lösung auf Basis der SAP-Cloud-Plattform kommt den heutigen Erwartungen und dem Kommunikationsverhalten der Jugendlichen nach.

 

Zu den beliebtesten Aufgaben des Auszubildenden-Daseins gehört es nicht: Das tägliche oder wöchentliche Befüllen des Berichtsheftes, auch Ausbildungsnachweis genannt. Dieses beinhaltet Stunden- und Tätigkeitsübersichten, die der Ausbilder abzeichnet und die bei Prüfungen der IHK oder HWK vorzulegen sind. Das entspricht nicht mehr der Art und Weise, wie Jugendliche heute Informationen austauschen.

 

Für Ausbildungsbetriebe, die mit der Zeit gehen, hat FIS deshalb die neue Berichtsheft-App entwickelt. Konzipiert wurde das bereits auch intern eingesetzte „FIS/Berichtsheft“ von den Auszubildenden des SAP-Partners selbst. Mit Einbettung in die SAP-Cloud-Plattform wurde die App auf eine leistungsfähige und flexibel nutzbare technische Basis gestellt. Auch spezielle Kundenanforderungen, wie etwa die Anbindung der Lösung an vorhandene Systeme, können damit abgebildet werden.

 

Geeignet auch für kleine Betriebe ohne SAP-System

 

Gleichwohl benötigt der Betrieb für die Nutzung des FIS/Berichtsheft kein SAP-System. Ein Account auf der SAP-Cloud-Plattform, welcher im Handumdrehen angelegt ist, genügt. Für den Cloud-Service bucht er flexibel seine Subskription mit so vielen Lizenzen, wie es Auszubildende gibt. Eine Anwendung, die also auch für kleine Betriebe ohne SAP-System und großes IT-Budget geeignet ist. SAP-HCM-Nutzer profitieren zusätzlich von der optional verfügbaren Anbindung an ein SAP-HCM-System, was eine direkte Übernahme von Personalstammdaten, Berechtigungen oder Berichten ermöglicht.

 

Auf diese Weise gelingt es, den Lernenden ein einfach zu bedienendes Mittel für die digitale Kommunikation an die Hand zu geben und gleichzeitig die Ausbildungsbetriebe von modernen, digitalen Prozessen profitieren zu lassen. Auch für Ausbildungsverantwortliche bedeutete das Einfordern, die Kontrolle und die Korrektur von Berichtsheften bisher einen erheblichen Aufwand. Hinzu kamen Druckkosten, Papierstapel, Medienbrüche und Liegezeiten für das Dokument, war der Ausbilder einmal nicht verfügbar.

 

Als Cloud-Anwendung ist die Berichtsheft-App geräteunabhängig, sodass Auszubildende frei wählen können, ob sie ihre Reports per Notebook, Tablet oder Smartphone eingeben.


Die von vielen IHKs angebotenen Wordtemplates, welche vielerorts die alte „Kladde“ abgelöst und den Azubis ein elektronisches Erfassen geleisteter Stunden und Tätigkeiten erlaubt haben, waren Angesicht der heutigen Möglichkeiten nur ein Zwischenschritt auf dem Weg zur Ausbildung 4.0.

 

Aufgrund des integrierten Freigabeverfahrens der Berichtsheft-App erübrigt sich auch der Ausdruck für den Ausbilder. Über einen elektronischen Workflow erhält dieser die Reports und kann sie direkt- mit einem Touch oder Klick- freigeben bzw. ggf. eine Überarbeitung anfordern. Aufgaben und Erinnerungen hat er in einem Arbeitsvorrat zur Genehmigung oder Aufforderungen zur Korrektur. So ist es für alle Beteiligten nachvollziehbar und übersichtlich dargestellt, wer noch einen Bericht zu liefern hat bzw. ob all diese freigegeben sind.

 

Bereitgestellt wird die App im ersten Schritt über die SAP-Cloud-Plattform. In Kürze wird sie jedoch auch im Google Play Store und im Apple-Store verfügbar sein.

 

(Foto: © contrastwerkstatt/Fotolia.com)