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Beschaffung einer Bahn-Card durch Arbeitgeber


In der Praxis erwerben Arbeitgeber häufig eine Bahn-Card für ihre Arbeitnehmer, damit diese die anfallenden Dienstreisen mit der Bahn zu geringeren Preisen zurücklegen können. Was muss der Arbeitgeber aber beachten, wenn der Arbeitnehmer die Bahn-Card auch für private Zwecke nutzen darf.

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Frankfurt/M. hat zur lohnsteuerlichen Behandlung der Beschaffung einer Bahn-Card durch den Arbeitgeber mit einer OFD Verfügung vom 31.07.2017 Stellung genommen.

Zu der Frage, wie die Überlassung einer Bahn-Card durch den Arbeitgeber steuerlich zu beurteilen ist, wenn diese zur dienstlichen sowie auch zur privaten Nutzung an den Arbeitnehmer weitergeben wird, sind im Ergebnis gemäß einer Abstimmung der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder für die Fälle der Bahn-Card 100 und der Bahn-Card 50 zwei Fallgestaltungen zu unterscheiden:

Prognose einer Vollamortisation

Unabhängig von der privaten Nutzungsmöglichkeit kann aus Vereinfachungsgründen ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Überlassung angenommen werden, wenn nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der Bahncard an den Arbeitnehmer die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit (z. B. nach Reiserichtlinie) ohne Nutzung der Bahn-Card während deren Gültigkeitsdauer anfallen würden, die Kosten der Bahn-Card erreichen oder übersteigen (prognostizierte Vollamortisation). In diesem Fall stellt die Überlassung der Bahn-Card an den Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn dar.

Eine private Nutzung der Bahn-Card muss somit steuerlich nicht erfasst und bewertet werden.

Tritt die prognostizierte Vollamortisation aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. Krankheit, Wegfall des Kunden oder Projektes) nicht ein, ist keine Nachversteuerung vorzunehmen. Das überwiegend eigenbetriebliche Interesse bei Hingabe der Bahn-Card wird hierdurch nicht berührt.

Prognose einer Teilamortisation

Erreichen die durch die Nutzung der überlassenen Bahn-Card ersparten Fahrtkosten, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der Bahn-Card während deren Gültigkeitsdauer anfallen würden, nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der Bahn-Card an den Arbeitnehmer deren Kosten voraussichtlich nicht vollständig (Prognose der Teilamortisation), liegt die Überlassung der Bahn-Card nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers.
Der Wert der Bahn-Card ist als geldwerter Vorteil zu erfassen. Die Überlassung der Bahn-Card stellt in diesem Fall zunächst in voller Höhe steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Die während der Gültigkeitsdauer der Bahn-Card durch deren Nutzung für dienstliche Fahrten ersparten Fahrtkosten können dann ggf. monatsweise oder auch am Ende des Gültigkeitszeitraumes als Korrekturbetrag den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern. Dies kann als Verrechnung des dann feststehenden steuerfreien Reisekostenerstattungsanspruchs des Arbeitnehmers mit der zunächst steuerpflichtigen Vorauszahlung auf mögliche Reisekosten in Form der Bahn-Card erfolgen.

Für die Höhe des Korrekturbetrags können aus Vereinfachungsgründen – anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) – auch die ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der Bahn-Card während deren Gültigkeitsdauer angefallen wären, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der Bahn-Card, zugrunde gelegt werden.

Fazit
Arbeitgeber müssen bei einer Anschaffung der Bahn-Card prüfen, ob sich die Kosten der Bahn-Card allein durch die dienstlichen Fahrten amortisieren. Ist dies der Fall liegt in der privaten Nutzung kein geldwerter Vorteil vor. Das Interesse des Arbeitgebers an günstigeren Fahrpreisen für dienstliche Fahrten überwiegt.

Quelle: alga-Competence-Center, RA Daniela Karbe-Geßler