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Payroll-Business Process Outsourcing im Qualitätsstandard

Advertorial

 

Vor einiger Zeit habe ich allgemein über die Perspektiven der „Entgeltabrechnung“ im Zeichen der Entwicklung hin zu Cloud-Systemen geschrieben. Fazit damals: Die „Entgeltabrechnung“ wandelt sich vom zentralen Daten erfasser hin zu einer spezialisierten Sachbearbeitung. Zwei mögliche Entwicklungen zeichnen sich ab: die größere Annäherung der „Lohnbuchhaltung“ an die Finanzabteilung oder ein verstärktes Herausgeben der Payroll in ein Business Process Outsourcing (BPO). Zentral wichtig dabei ist, den geeigneten und auf Qualität bedachten Dienstleiter bereits VOR Vertragsabschluss zu erkennen. Dafür gibt es Kriterien.

Gründe, sich für ein BPO zu entscheiden, sind vordergründig Kostengründe. Allerdings geht es auch um Prozesssicherung. Zunehmend können keine qualifizierten Kräfte gefunden werden, sodass das Payroll-Know-how auszubluten droht. 

Wann ein BPO aus Gründen der Prozesssicherheit notwendig ist, definiert sich über eine simple Regel: Ein Prozess ist zuverlässig vertretbar, wenn es drei Personen mit gleicher Aufgabenbeschreibung gibt – also drei Entgelt-Sachbearbeiter. Bei einer Betreuungstiefe von 500 Personalstämmen pro Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterin ergibt sich daraus, dass bei einer Anzahl von weniger als 1.500 Personalstämmen dringend zum BPO zu raten ist. Erst oberhalb dieser Grenze besteht eine gewisse Entscheidungsfreiheit. Diese findet ihr Ende aber bei einer Anzahl der Personalstämme von ca. 5.000. Denn mit zehn erforderlichen Kräften lassen sich alle Kostenvorteile, die ein BPO-Dienstleister heben kann, durch eine gut eigengeführte Shared-Service-Einheit selbst heben.

Ein guter BPO Dienstleister nennt Referenzkunden in Ihrem Größenbereich. Er hat auch nicht zu viele Kunden, so dass Sie für den Dienstleister ein „wichtiger“ Kunde sind. Im Zweifelsfall unterstützt er bei Überschreiten die Einrichtung Ihres internen Shared Service
Centers. 

Auch die Softwareauswahl ist wichtig. Kernfrage: Gibt es für die Software ausreichend frei verfügbare Experten oder ist sie proprietär, d. h. die Wartung ist ausschließlich über den Softwarehersteller oder gar den BPO-Dienstleister selbst verfügbar. Denn nur, wenn es ein „Ökosystem“ an unabhängigen Fachleuten gibt, aus denen ausgewählt werden kann, gibt es bei Qualitätsfragen auch einen Handlungsspielraum, z. B. für einen Wechsel des Dienstleisters. Das ist eigentlich nur mit dem Marktführer (SAP) gegeben. 

Ein guter BPO-Dienstleister setzt auf die Software des Marktführers. Ein beliebter Marktauftritt ist auch, die „Eintrittsschranken“ klein und mögliche Wechselkosten groß zu gestalten. Die Übernahme der Leistung „kostet nix“, das System wird kostenlos zur Verfügung gestellt, voreingestellte Systeme werden genutzt. Doch im Geschäftswesen gibt es keinen „Free Lunch“.

Denn hat der Kunde erst einmal unterschrieben, ist er damit gebunden. Die Kosten zeigen sich später. In der Anfangsphase der Zusammenarbeit ruckelt es bei der Qualität und dem gegenseitigen Verständnis. Das System ist nicht flexibel, jede Änderung ist ein Change Request. Will der Kunde irgendwann wechseln, zeigt sich: Das System gehört dem Dienstleiter, bestenfalls gibt es einen maschinenlesbaren Datenbestand, vielleicht nur einmalig. Ein neues System muss erst aufgebaut werden, die Projektarbeiten erfordern
die Mitwirkung des gekündigten Dienstleisters, die sich dieser fürstlich entlohnen lässt.

Das Gegenmodell sieht anfänglich schlechter aus: Es gibt ein Kosten verursachendes Einführungsprojekt, viele Fragen werden gestellt, Prozesse aufgenommen, ggf. umgestaltet, es gibt eine mehrmonatige Startphase mit intensiver Kommunikation. Und Exit-Regeln sind von vornherein mit besprochen. 

Ein guter BPO-Dienstleister schafft Qualität, und dabei hilft ungemein, dass man ihn leicht verlassen kann.

 

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Rainer Geiben (Foto: abresa)

 

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Foto: ©Ádobe Stock/chrupka

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