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Sichere Lösung im Homeoffice

-Advertorial-

Auch zu Hause flexibel Zeiten buchen: Die Veränderungen in der Arbeitswelt bringen ein Umdenken in der Zeitwirtschaft mit sich. Was bisher nur im Unternehmen möglich war, klappt dank durchdachter Softwaresysteme nun auch standortunabhängig überall dort, wo Beschäftigte dienstlich im Einsatz sind

"Alles ist anders“ – auf diesen griffigen Nenner lässt sich die Entwicklung bringen, die sich gerade in der Arbeitswelt vollzieht. Spätestens seit den weltweiten strengen Lockdowns ist klar: Ein Großteil der Beschäftigten steht den Erfahrungen, die sie mit der Umstellung auf Heimarbeit gemacht haben, sehr positiv gegenüber. So liefert eine neue Studie der IUBH Internationale Hochschule vom September 2020 eindrucksvolle Zahlen: Von 550 befragten Personen aus Geschäftsführung, mittlerer Führungsebene und Fachbereichen arbeiten mehr als 70 Prozent gerne zu Hause, die Hälfte der Befragten fühlt sich im Homeoffice gar energiegeladener und ausgeglichener als im Unternehmen.

Homeoffice auch in Zukunft beibehalten

Über Jahre galt die Arbeit am heimischen Schreibtisch vielerorts als nicht realisierbar – zu Beginn der Pandemie wurde sie kurzfristig zum Standard. Viele Beschäftigte wünschen sich, auch künftig von zuhause arbeiten zu können: Das Homeoffice steht ganz oben auf der beruflichen Wunschliste. Auch die Unternehmen kommen dem Wunsch nach Veränderung bei der Thematik inzwischen gerne nach. Aktuell werden hauptsächlich Hybridkonzepte umgesetzt: Einen Teil der Arbeitszeit verbringen die Mitarbeitenden zu Hause, einen anderen Teil im Büro. Die unterschiedlichen Modelle werden jedoch zur Herausforderung, wenn es um das Thema Zeiterfassung geht. Vor allem die Frage, wie Arbeitszeit im Homeoffice dokumentiert werden soll, sorgt für neue Herausforderungen und für Interimslösungen wie beispielsweise die Dokumentation per Excel-Tabelle. Eins haben alle Provisorien gemeinsam: Sie sind mühsam, fehleranfällig und mit hohem Aufwand für die Personalabteilung verbunden – ausgerechnet in einer Situation, in der es wichtiger denn je ist, effizient zu agieren und Transparenz zu schaffen.

Softwarekonzepte bieten Unterstützung

Als professionelle und leicht umzusetzende Lösung bieten sich HR-Software-Systeme an, die die neue Flexibilität der Arbeitszeit auch in der Administration zuverlässig widerspiegeln und Zeiterfassungs- und Zeitwirtschaftsprozesse abbilden. Softwarekonzepte reduzieren Fehler und manuellen Aufwand, entlasten nachgelagerte Abteilungen und stärken durch die aktive Einbindung der Mitarbeitenden sogar die Identifikation mit dem Unternehmen. Ein gutes Beispiel für eine automatisierte Lösung ist die IF-6040 Zeit der Interflex Datensysteme GmbH. Das Unternehmen aus Stuttgart gehört zu den Pionieren in Sachen Zeitwirtschaft: Gründer Willi Haller revolutionierte einst mit seiner Erfindung der Gleitzeit die Arbeitswelt. Heute liefert Interflex maßgeschneiderte und ganzheitliche
Hard- und Softwarelösungen für Zeitwirtschaft und Workforce Management.

Einfache Anwendung

Mit IF-6040 Zeit bietet Interflex eine vollintegrierte Lösung, „die von Zeiterfassung über Zeitwirtschaft bis hin zu Auswertungen und Übergabe an Lohn und Gehalt alles abdeckt, was Kunden im Umfeld Zeitwirtschaft brauchen“, formuliert es Interflex-Produktmanager Manuel Förster. Der Zugriff ist von überall möglich, ob aus dem Homeoffice oder direkt auf dem Firmengelände. Im Self-Service können Mitarbeitende sowohl über Desktop-PC, Laptop oder auch mobil am Smartphone auf ihre Daten zugreifen und Zeiterfassungsfragen in Echtzeit klären: „Urlaubsanträge buchen, Zuschläge beantragen, Zeitkonten oder Auswertungen anschauen: Das geht von überall“, erklärt Manuel Förster. Anschließend wird alles automatisch berechnet und an nachgelagerte Abteilungen weitergegeben: „So werden die Fachabteilungen entlastet und haben nicht mehr so viel manuelle Arbeit zu erledigen“, beschreibt Manuel Förster die Vorteile des Systems. Personalverantwortliche gewinnen Zeit für andere Aufgaben, die Abrechnungssicherheit für die unterschiedlichen Vertragsmodelle erhöht sich, egal ob Vollzeit-Arbeitnehmende, Teilzeitkräfte oder geringfügig Beschäftigte. Nützlich ist auch, dass sich die Arbeitszeiten gezielt Projekten oder Tätigkeitsfeldern zuweisen und transparent abrechnen lassen. Mit ergänzenden Funktionen für das Workforce Management lässt sich das System über das Thema Zeitwirtschaft hinaus ausbauen. Je nach Bedarf können zur IF-6040 Zeit einzelne Module hinzugebucht werden, mit denen sich Personalthemen übersichtlich und effektiv abbilden lassen. So unterstützt die IF-6040 Personaleinsatzplanung dabei, die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, Schichten zu planen, Mindestruhezeiten zu beachten und Tauschvorgänge abzubilden. Größtes Plus der Lösung: die hohe Bedienfreundlichkeit. „Niemand macht Zeiterfassung und Zeitwirtschaft aus Spaß“, weiß Manuel Förster. „Da ist es wichtig, die Hemmschwelle für die Benutzer niedrig zu halten. Wir haben im Self-Service einen starken Fokus auf das Thema User Experience gelegt und möchten Hürden für die Verwendung des Systems ausschalten.“ Ob Mitarbeitende, HR-Abteilung, Zeitbeauftragte oder Vorgesetzte: die Anwendung ist einfach. Das sorgt in der aktuellen bewegten Situation für das gute Gefühl optimaler Zeitwirtschaft – und das standortunabhängig.

Mehr Infos: www.interflex.de

 

>> Hier den Beitrag aus LOHN+GEHALT 7/2020 als PDF downloaden

 

Foto: © Interflex Datensysteme GmbH