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Wenn ich groß bin, werde ich … Entgeltabrechner! – Der Beruf des Payrollers

Seien wir mal ehrlich: Auf die Frage: „Was möchtest Du mal werden, wenn Du groß bist?“, hätten wir als Kind wohl kaum geantwortet: „Entgeltabrechner!“. Und auch in der Adoleszenz ist die Lohnbuchhaltung nicht gerade das kleine Schwarze unter den Berufen. Für viele ist der Job eher die unsichtbare graue Maus hinter dem Computer, die fleißig irgendwelche Knöpfe drückt. Ein typisches Klischee, wenn Sie mich fragen! Denn wer genauer hinsieht, entdeckt hinter dem unscheinbaren Aschenputtel alsbald die Schönheit Cinderellas.

Der Weg zum Payroller

Viele Wege führen zum Entgeltabrechner. Aber es gibt definitiv nicht den einen, einzig wahren. Voraussetzung ist mindestens eine kaufmännische Ausbildung mit anschließender Weiterbildung im Bereich Lohn und Gehalt. Aber auch nach einem betriebswirtschaftlichen Studium entscheidet sich manch einer für dieses Fachgebiet.

So gibt es beispielsweise den Personalsachbearbeiter oder den Personalreferenten, der sich auf den Bereich spezialisiert und im Unternehmen die monatliche Gehaltsabrechnung übernimmt. Oder den Steuerberater, der damit sein Portfolio erweitert. Handelt es sich um eine größere Steuerkanzlei kümmern sich oft geschulte Steuerfachangestellte darum. Und auch Buchhalter sind häufig neben dem Rechnungswesen Payroll-Spezialisten.

Der Paragraphen-Kenner und Fortbildungsbesucher

Wer sich für das Berufsbild entscheidet, sollte immun gegen Paragraphen sein. Die Tätigkeit erfordert tiefe Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht. Wer nicht mit einem Bein im Gefängnis stehen möchte, bildet sich stetig weiter. Denn die Welt der Gesetzgebung dreht sich ständig weiter.

Der Abrechnungsspezialist

Die To-do-Liste des Entgeltabrechners ist umfangreich. Hauptaufgabe ist ganz klar: die laufende Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Lohnbuchhalter berechnet dabei die Höhe der abzuführenden Steuern, Zuschläge und Beiträge. Dazu zählen beispielsweise die Lohnsteuer, die Annexsteuern wie Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sowie Beiträge zur Arbeitslosen-, Renten-, Pflege-, Kranken- und Unfallversicherung. Hinzu kommen die Umlagen U1, U2 und U3. Beim Umlageverfahren U1 und U2 zur Entgeltfortzahlung handelt es sich um ein überbetriebliches Ausgleichverfahren für Arbeitgeber. Es sorgt innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung dafür, dass die finanziellen Belastungen eines Betriebes durch Krankheit oder durch Mutterschaftszeiten abgefedert werden. U3 ist die sogenannte Insolvenzumlage. Das Verfahren sorgt dafür, dass Arbeitnehmer nicht sofort leer ausgehen, wenn ihr Arbeitgeber in die Insolvenz steuert.

In der Regel – ob angestellt oder selbstständig – überweist der Lohnbuchhalter die jeweiligen Entgelte an die Mitarbeiter, führt die Beiträge an die Sozialversicherungsträger ab und meldet die Lohnsteuer beim Finanzamt an. Das ist aber längst nicht alles. Schließlich gibt es auch die komplizierten Fälle unter den Lohn- und Gehaltsempfängern. Beispielsweise den des verschuldeten Familienvaters, dessen Lohn anteilig gepfändet werden muss. Oder den der fleißigen OP-Schwester, die für einen Eingriff an Sonn- und Feiertagen sowie nachts eine Sondervergütung erhält. Ob Kindergartenzuschuss oder Tankgutschein – der Lohnbuchhalter lässt Unternehmerwünsche wahr werden. Vor allem wenn es darum geht, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu sparen.

Der Steuermann in Sachen Meldepflicht

Willkommen an Bord – holen Unternehmen neue Mitarbeiter ins Boot, dann ist die Payroll von Anfang an am Prozess beteiligt. Der Lohnbuchhalter meldet den neuen Mitstreiter bei den Sozialversicherungsträgern an, bei Austritt wieder ab. Er kümmert sich um alle relevanten Lohnunterlagen und legt in der Abrechnungssoftware einen neuen Mitarbeiter an.

Die Nanny der Personalstammdaten

Die Lohnbuchhaltung ist zugleich Nanny für die Personalstammdaten. Ändert ein Mitarbeiter beispielsweise seine Anschrift, seinen Familienstand, seine Steuerklasse oder Krankenkasse, ist die Payroll der erste Ansprechpartner dafür. Stammdaten müssen immer aktuell gehalten werden – ansonsten wird aus der Lohnabrechnung ganz schnell ein Strafzettel seitens des Fiskus.

Der Verschwiegene, Kompetente und Verantwortungsbewusste

Contenance bewahren lautet die Devise des Entgeltabrechners. Lohnbuchhalter kennen alle Gehälter – die ihres Vorgesetzten und die ihrer Kollegen. Sprechen dürfen sie nicht darüber, lediglich innerlich mit den Zähnen knirschen, wenn die tratschende Referentin aus dem ersten Stock mehr verdient als das fleißige Bienchen in der Lohnbuchhaltung.

Es ist ein sehr verantwortungsvoller Beruf. Verursacht der Lohnbuchhalter Fehler, bekommt das gesamte Unternehmen am Ende die Quittung dafür. Schließlich geht es im Personalbereich schnell um viel Geld – Nachzahlungen im Rahmen einer Betriebsprüfung können immens sein; strafrechtliche Folgen und Haftung sind Schlagwörter, die in der Branche niemand gerne hört.

Von Aschenputtel zu Cinderella – was den Beruf ausmacht

Mein Bruder hat mir zu meinem vergangenen Geburtstag eine Tasse geschenkt mit der Aufschrift: „Ich bin Lohnbuchhalter. Ich löse Probleme, von denen du nicht weißt, dass du sie hast, auf eine Art und Weise, die du nicht verstehst.“ Und genau das ist der Grund, der die Entgeltabrechnung für mich zu einem besonderen Beruf macht. So individuell wie der Mensch selbst ist, ist auch seine Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Verabschieden Sie sich also von der grauen Maus hinter dem PC, die wild irgendwelche Knöpfchen drückt. Und begrüßen Sie den Talarträger, der entsprechende Paragraphen aus dem Effeff kennt; den Weißkittel, der die Geschäftsführung verarztet und für jedes Problem eine passende Lohnart findet; den Schneider, der zu eng Gewordenes passend macht; und den Psychologen, der sich mit Rat und Tat den Belangen der Mitarbeiter annimmt. 

Autor: Philipp R. Kinzel

 

Foto: © AdobeStock/lovelyday12