Outsourcing ohne Cloudlösungen künftig nicht mehr denkbar : Absolut alternativlos

Jedes neue elektronische Meldeverfahren, das von der Verwaltung unter dem Deckmantel von E-Government umgesetzt wird, erhöht für die Arbeitgeber die Komplexität in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die im Jahr 2019 eingeführte Pflicht zur elektronischen Beantragung der Entsendebescheinigung A1 über die DEÜV-zertifizierten Entgeltabrechnungssysteme stellt dabei einen neuen Höhepunkt dar.

Viele Arbeitgeber verzichten zwar bislang – insbesondere bei kurzfristigen bzw. kurzzeitigen Dienstreisen in das EU-Ausland – auf die Beantragung einer A1-Bescheinigung, die Kontrollen im EU-Ausland nehmen jedoch zu. Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption Gästelisten zeigen oder fangen Mitarbeiter am Flughafen ab. Kann die A1-Bescheinigung selbst oder zumindest der Antrag nicht vorgelegt werden, drohen empfindliche Bußgelder (z. B. 3.269 Euro in Frankreich).

Die Outsourcing-Branche betrachtet die A1-Antragspflicht über das Lohnsystem mit einem lachenden und einem weinenden Auge. Einerseits verstärken solche Verfahren die Tendenz zum Outsourcing an einen Steuerberater oder gewerblichen Lohndienstleister, weil die Arbeitgeber selbst mehr und mehr den Überblick verlieren. Andererseits verursachen diese an sich Payroll-fernen Verfahren natürlich neuen Aufwand und Abstimmungsbedarf mit dem Arbeitgeber bzw. dessen Mitarbeiter.

Die Grenzen zwischen Payroll und Personalverwaltung verwischen

„Viele unserer rund 1.600 Steuerberater und gewerblichen Lohndienstleister entdecken gerade die Lohn- und Gehaltsabrechnung ganz neu, weil sie merken, dass sich das Geschäft in Richtung Personalverwaltung erweitert“, sagt Christof Kurz, der als Generalbevollmächtigter bei eurodata den Bereich der Lösungen für Steuerberater verantwortet und diese Entwicklung seit geraumer Zeit beobachtet. „Diese zusätzlichen Aufgabenstellungen sind am besten in digitaler Kollaboration über das Web zwischen Arbeitgeber und Outsourcing-Partner zu bewältigen.“

Ein Arbeitgeber, der die Payroll von einem Dritten erstellen lässt, bleibt auch nach dem Outsourcing erster Ansprechpartner bei vielen Fragen rund um das Personalwesen. Neueintritte von Mitarbeitern müssen zeitnah gemeldet und ggf. Sofortmeldungen erstellt werden. Urlaubsanträge sind zu genehmigen und sonstige Fehlzeiten wie Schulungen und Krankheiten sind zu steuern. Ist eine Zeiterfassung im Einsatz, müssen die Monatswerte für Arbeitszeit, Zuschläge, Fehlzeiten usw. für die korrekte Lohnauszahlung an den Dienstleister übermittelt werden.

Dank moderner Cloudtechnologie eröffnen sich neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. So bieten inzwischen Software-Hersteller wie Addison oder Datev den Mandanten ihrer Steuerberater die Möglichkeit einer digitalen Vorerfassung in Web-Portalen (z. B. Addison OneClick oder Datev Unternehmen online).

Nur echte Online-Applikationen für das Personalwesen schaffen Mehrwerte für beide Seiten

Während diese bloße Online-Vorerfassung durch den Arbeitgeber eher dem Outsourcing-Partner nutzt, weil alle Informationen in strukturierter Form geliefert werden, geht eurodata einen Schritt weiter und bietet ein ganzheitliches Konzept an.

„Wir stehen erst am Anfang einer Entwicklung hin zum vernetzten Arbeiten. Wir wollen die Outsourcing-Partner in die Lage versetzen, ihren Arbeitgebern, die sich keine teuren HR-Systeme leisten können oder wollen, möglichst einfache und integrierte Online-Tools für das Personalwesen zur Verfügung zu stellen“, sagt Christof Kurz. „Nur die technisch besten Systeme, die durch funktional vollwertige Applikationen auch echte Mehrwerte für den Arbeitgeber schaffen, werden sich am Ende durchsetzen.“

Im Zentrum der Zusammenarbeit zwischen Outsourcing-Partner und Arbeitgeber steht immer eine Online-Plattform – bei eurodata ist das edcloud Personal. In edcloud Personal verwaltet der Arbeitgeber seine Mitarbeiter online. Alle seine Eingaben werden dabei – wie in einem zertifizierten Payroll-System – immer sofort auf DEÜV-Konformität überprüft. Der Vorteil für den Outsourcing-Partner liegt auf der Hand: Bei Neueintritten beispielsweise werden die relevanten Arbeitnehmermerkmale (Mitarbeiter-Stammblatt) strukturiert und DEÜV-konform direkt in das eurodata Payroll-System edlohn übergeben. Im Gegenzug nutzt der Arbeitgeber die Arbeitnehmerdaten beispielsweise für eine komfortable Online-Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsworkflow – eine klassische Win-win-Situation, auch für den Mitarbeiter.

Ebenfalls geeignet für eine solche Web-Plattform sind natürlich auch die Beantragung und die Rückmeldung der A1-Entsendebescheinigung. Dabei können drei Schritte unterschieden werden:

1. Erstellung des Antrags über die Web-Plattform edcloud Personal durch den Arbeitgeber. Es macht Sinn, den Beantragungsprozess beim Arbeitgeber zu starten, weil einige wichtige Informationen zum Antrag (z. B. Beginn und Ende der Dienstreise, Aufenthaltsort) aus dem operativen Betrieb kommen und im Umfeld der Payroll nicht zwingend relevant sind.
2. Kontrolle des Antrags und elektronische Übermittlung an die zuständige Krankenkasse bzw. die Rentenversicherung durch den Outsourcing-Partner im Payroll-System edlohn.
3. Rückmeldung der Bescheinigung durch die Verwaltung in das Payroll-System und vollautomatische Weiterleitung an die Web-Plattform edcloud Personal für den Arbeitgeber und ggf. auch in das E-Mitarbeiter-Portal für den Arbeitnehmer direkt.

Cloud-Lösungen erweisen sich als absolut alternativlos

Web-Plattformen mit echten Applikationen aus zertifizierten Hochleistungsrechenzentren in Deutschland erweisen sich im Outsourcing-Umfeld zunehmend als alternativlos. Sie werden sich über kurz oder lang zum Branchenstandard entwickeln, weil sie eine gute, zuverlässige, richtlinienkonforme und kostensparende Alternative zu den aktuell genutzten Wegen sind. Und sie offerieren Steuerberatern und Lohnbüros als Payroll-Partnern gute Möglichkeiten, ihren Kunden Mehrwerte und eine umfassende Dienstleistung, ohne hohe eigene Investitionen, anzubieten.

Christof Kurz, Generalbevollmächtigter, eurodata AG, Saarbrücken