Digitalisierung in der bAV-Verwaltung : Nummer 5 lebt

Was bedeutet bAV-Verwaltung?

Etwa 20 verschiedene Vorgänge sind bei der betrieblichen Altersversorgung zu administrieren, zum Beispiel:

• Ersterfassung in der Gehaltsabrechnung
• Dokumentation anlegen (u. a. Beratungsprotokoll, Entgeltumwandlungsvereinbarung, Angebot)
• Verzichtserklärung
• Veränderungsmeldungen wie Erhöhung/Absenkung
• Elternzeit
• entgeltlose Zeiten
• Änderung Bezugsrechte, z. B. nach Eheschließung
• Wechsel von Anlageschwerpunkten
• Ausscheiden des Mitarbeiters und Schicksal des Vertrags (beitragsfrei, private Fortführung, Übertragung)

Und hierbei können digitale Schnittstellen mit dem Anbieter, einem Portal und auch der Gehaltsabrechnung Hilfestellung in puncto Rechts- und Haftungssicherheit leisten.

Was sagt der Experte?

Andre Fichtner, Geschäftsführer der PureoPlus GmbH, berät und betreut Unternehmen im Bereich der betrieblichen Vorsorge:

„Unser Spektrum reicht von der Optimierung eines bestehenden Angebots bis hin zur Erstimplementierung eines ganzen Versorgungswerks. Darüber hinaus verwalten wir bestehende und zukünftige bAV-Verträge und stellen die Daten in einem digitalen Arbeitgeberportal mit arbeitsrechtlicher Dokumentation bereit. So können Personalabteilungen schnell und einfach Verträge einsehen und bearbeiten, beispielsweise im Falle einer Elternzeit. Ich bin zuständig für die Zielgruppenakquise, die Auswahl der Produktgeber und die Art der Umsetzung in der jeweiligen Firma.“

Die betriebliche Altersvorsorge hat nicht nur im Abschluss, sondern auch in der anschließenden Verwaltung ihre Tücken. Wo sehen Sie die besonderen Herausforderungen?

„Die zentralen Herausforderungen sehe ich im Vereinfachen von Vorgängen, besonders in Bezug auf gesetzliche Anforderungen. Die zunehmende Digitalisierung bietet hier viel Potenzial, allerdings fehlt es noch an wichtigen Schnittstellen zwischen den branchenspezifischen Softwarelösungen. Wenn es der Branche gelingt, die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen, bliebe mehr Zeit für den Kunden und die eigentliche Kernaufgabe: den Kunden zu beraten. Wir müssen Wissen nicht mehr zur Verfügung stellen, wir müssen es verknüpfen und nutzbar machen. Ein wichtiges Thema, beispielsweise in der betrieblichen Berufsunfähigkeitsversicherung, ist eine mögliche Nachversicherungsgarantie. Wie wurde in der Vergangenheit damit umgegangen? Ich denke, jeder Berater kann sich das selbst beantworten. Und schon sind wir in der Verpflichtung.“

Wie können Personalabteilungen durch eine digitale Verwaltung entlastet werden?

„Nun, es fallen eine Vielzahl von Aufgaben an, die die betriebliche Vorsorgesituation betreffen: Erhöhungen, Reduzierungen, Freistellungen, Elternzeit etc. Hier bringt ein unabhängiges Arbeitgeberportal Entlastung. Notizen können digital abgelegt werden und durch die kontinuierliche Vertragskontrolle geht keine Police, kein Beitragsrückstand und keine Benachrichtigung mehr verloren.“

Was muss eine moderne, digitale Verwaltung aus Ihrer Sicht können?

„Eine übersichtliche und vollständige Dokumentation der relevanten Daten – zusammengefasst auf einer intuitiven Oberfläche. Das Ziel bei der Entwicklung von digitalen Tools muss sein, dass die Personalabteilung ihre Mitarbeiter nicht erst zu einem Intensivprogramm schicken muss, um damit arbeiten zu können.“

Wie sehen Sie insgesamt die künftige Digitalisierung in der bAV? Worauf muss man sich einstellen?   

„Die Stimmen innerhalb der Branche sind eindeutig wahrzunehmen. Gefühlt stehen wir vor einem großen Umbruch, gerade in der bAV. Hier sind meines Erachtens noch lange nicht alle Möglichkeiten eines Firmenkollektivs ausgeschöpft. Die Digitalisierung ist nur ein Bereich. Aber ein sehr wichtiger, denn erst die Digitalisierung macht komplexe Vorgänge einfach. Und ist es nicht das, was wir alle wollen? Zeit haben für die wichtigen Dinge.

Fazit