Sozialversicherung : Essensgeld vom Chef
Die Finanzverwaltung hat ihre Richtlinien zur Bewertung von Kantinenmahlzeiten und Essensmarken bei arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten aktualisiert. Die neuen Regelungen gelten in allen offenen Fällen.
Wenn es um die lohnsteuerliche Erfassung von Mahlzeiten geht, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt gewährt, kommen in erster Linie die arbeitstäglichen Mahlzeiten (Kantinenessen) in Betracht.
Wenn keine eigene Kantine
Daneben sind aber auch Essensgutscheine oder Restaurantschecks zu berücksichtigen, wenn der Arbeitgeber über keine eigene Kantine verfügt. Mit dem BMF-Schreiben vom 18.1.2019 hat die Finanzverwaltung zur Anwendung der entsprechenden Regelungen in den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR) Stellung genommen.
Begriff „Mahlzeit“
Zu den „Mahlzeiten“ gehören alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen, einschließlich der dazu üblichen Getränke (Urteile des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 21.3.1975, Bundessteuerblatt (BStBl) II S. 486 und 7.11.1975, BStBl 1976 II S. 50).
Essenmarken nach Ablauf der Dreimonatsfrist bei Auswärtstätigkeit
Üben Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind nach Ablauf von drei Monaten (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 Einkommensteuergesetz (EStG)) an diese Arbeitnehmer ausgegebene Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) abweichend von R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchstabe dd und Randziffer 76 des BMF-Schreibens vom 24.10.2014 (BStBl I S.1412) mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten.
Essenmarken und Gehaltsumwandlung
Änderung des Arbeitsvertrags
Wird der Arbeitsvertrag dahingehend geändert, dass der Arbeitnehmer anstelle von Barlohn Essenmarken erhält, so vermindert sich dadurch der Barlohn in entsprechender Höhe (BFH vom 20.8.1997 – BStBl II S. 667).
Keine Änderung des Arbeitsvertrags
Ohne Änderung des Arbeitsvertrags führt der Austausch von Barlohn durch Essenmarken nicht zu einer Herabsetzung des steuerpflichtigen Barlohnes. In diesem Fall ist der Betrag, um den sich der ausgezahlte Barlohn verringert, als Entgelt für die Mahlzeit oder Essenmarke anzusehen und von dem für die Essenmarke maßgebenden Wert abzusetzen.
Ersatz
Das Schreiben vom 18.1.2019 ersetzt die bisherigen Ausführungen des BMF-Schreibens vom 24.2.2016.
Ansatz des maßgebenden amtlichen Sachbezugswerts
Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass
a) tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
b) für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubsage und – vorbehaltlich Buchstabe e) – Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beansprucht werden kann,
c) der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt,
d) der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
e) der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Absatz 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind (BMF-Schreiben vom 5.1.2015, BStBl I Seite 119).
Auch wenn vertraglichen Beziehungen bestehen
Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen. Die Regelungen von R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a Satz 3 und 4 (sogenannte „15er-Regelung“) sowie Buchstabe b und c LStR.
Gilt für maximal 15 Zuschüsse pro Kalendermonat
Die 15er-Regelung gilt für maximal 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) im Kalendermonat.
Voraussetzungen müssen durch den Arbeitgeber nachgewiesen werden
Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen; der Nachweis der Verwendung des Zuschusses ausschließlich zum Erwerb einer Mahlzeit im Sinne des Buchstaben a) kann dabei auch durch Vorlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, und dem Arbeitgeber oder dem mit der Verwaltung der Zuschüsse beauftragten Unternehmen geführt werden.
Manuelle Überprüfung oder elektronisches Verfahren
Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.
Pauschalierung der Lohnsteuer
Es bestehen keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer entsprechend § 40 Abs. 2 Satz 1 Nummer 1 EStG pauschal erhebt, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu dem Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.
Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten für Home-Office-Mitarbeiter und für Teilzeitkräfte
Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home-Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.
Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit Arbeitstägliche
Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.
Erwerb auf Vorrat
Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.
Anwendung des BMF-Schreibens
Das Schreiben vom 18.1.2019 ersetzt das BMF-Schreiben vom 24.2.2016 (BStBl I Seite 238) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Es wurde im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.
Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist
