Travelmanagement : Wenn einer* eine Reise tut …
Fehler und durchaus hinterlistige Tücken aus dem Reisekostenrecht gibt es bei fast jeder Reisekostenabrechnung. Es lohnt sich deshalb, hin und wieder auf einige ausgewählte Punkte hinzuweisen.
Denn: Wenn einer eine (Dienst-) Reise tut, dann kann er was erzählen. Und die Reisekosten-Abrechner in den Firmen sollen das dann glauben. Tun sie ja auch – wenn es denn Belege dafür gibt. Sonst wird das mit der erzählerisch verbesserten Erstattung von Reisekosten nichts. In den allermeisten Fällen jedenfalls, hoffen wir mal.
Der Gesetzgeber, oder besser die zuständigen Leute aus dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) und der Finanzverwaltung, haben in der langen Zeit des Bestehens und der immer komplexer werdenden Vorschriften zu steuerlich anzuerkennenden Reisekosten nichts unversucht gelassen, dem Dienstreisenden mit einem Konvolut von Detailvorschriften sein Dienstreise-„Erlebnis“ noch zusätzlich zu vermiesen. Und man arbeitet dort munter weiter daran. Die Einarbeitung von Klimazielvorschriften für Reisekosten kann man fast schon erwarten.
Es gilt inzwischen nur noch wirklich korrekte und mit identischen Einträgen in sozialen Netzwerken belegbare Reisezeiten nachzuweisen, ordnungsgemäß bis ins letzte Detail erstellte Reisekostenbelege vorzulegen, egal in welchem Ausland oder Kulturkreis man war, natürlich jegliche Privatveranlassung wohlweislich zu unterlassen sowie insbesondere bei der auf Dienstreisen leider nicht auch noch vermeidbaren Nahrungsaufnahme genau dieses dann nicht versehentlich selbst als Erstattungshindernis zu qualifizieren. Und auch sonst alles dafür zu tun, damit eine Dienstreise, die ja in aller Regel ohnehin bereits eine Arbeitsleistung unter erschwerten Bedingungen darstellt, für alle Beteiligten gesetzgeberisch verordnet zu einer echten Zusatzbelastung werden zu lassen. Weil „man“ im Zweifelsfall für dabei begangene Fehler bis hin zur ggf. strafrechtlichen Verfolgung auch noch haftet, na bravo.
Und das alles auf der Basis des von den beamteten und sonstigen öffentlich Leitungsebenen für einzig wahr und richtig gehaltenen Bundesreisekostengesetzes. Den tatsächlichen Bedürfnissen der Reisenden wurde und wird das niemals gerecht, nicht im öffentlichen Dienst und erst recht nicht in der Privatwirtschaft. Aber um Gerechtigkeit geht es hier ja nicht. Es geht um Steuerpolitik und möglichst hohe Steuereinnahmen – Punkt.
Beklagt wurde dieser Zustand schon oft genug, so richtig geändert hat sich auch mit dem sogenannten „neuen“ Reisekostenrecht seit 2014 ff. nicht wirklich etwas. Manche sagen Verschlimmbesserung dazu. Und das in der Finanzverwaltung vielfach verwendete Totschlagargument, dass im Zweifelsfall die Umstände „nach allgemeinen Lebenserfahrungen“ gelten, wird zugunsten der Versagung von steuerlichen „Vorteilen“ auch noch veröffentlicht. Die Rechtsprechung hilft uns da bisher auch nicht wirklich weiter.
Nehmen wir hier nur das amtlich am 15.11.2019 für das Jahr 2020 veröffentlichte BMF-Schreiben zu Verpflegungsmehraufwendungen mit dem dort angeführten Beispiel des Ingenieurs, der am Morgen eines Tages aus Straßburg/Frankreich in seine deutsche Wohnung zurückkehrt und kurze Zeit später von dort aus am selben Tag nach Kopenhagen reist. Nicht genug, dass der arme Mann so einen Stress hat, jetzt müssen Sie ihm mit der Reisekostenabrechnung auch noch erklären, dass er für sein Frühstück „wie Gott in Frankreich“ an diesem Tag nicht den prozentualen Abzug aus dem niedrigeren, aber tatsächlichen Betrag für Verpflegungsmehraufwand für Straßburg erhält, sondern aus dem für den gleichen Tag insofern geltenden höheren Tagegeld für Kopenhagen. Ihr Reisekostenabrechnungssystem macht das bei richtiger Eingabe natürlich richtig, aber ob Sie das dem logisch denkenden Ingenieur erklären können? Versuch macht klug.
Vergessen Sie bloß das „M“ nicht! Das muss jetzt nämlich auf die Lohnsteuerbescheinigung. Wenn wir eine Zeitlang die Hoffnung hatten, dass die „M“-Bescheinigung eine Schnapsidee gewesen sein könnte, dann war sie das nicht und ist nunmehr ab 2019 so richtig verpflichtend. Falls Sie sich nicht mehr so richtig erinnern, was das denn überhaupt war oder ist – „ergänztes BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014“. Und dann bitte gleich nochmal prüfen, ob die Belegeingaben und -nachweise rund um das Thema Verpflegung auf Dienstreisen auf dem aktuellen Stand sind. Ihr System weiß das. Eigentlich.
Und dann gibt es da ja auch noch diese „erste Tätigkeitsstätte“, die angeblich in nicht wenigen Fällen immer noch als regelmäßige Arbeitsstätte bezeichnet wird, weil – das war schon immer so. Und wohl auch deshalb sind immer wieder Fehler bei der Reisekostenabrechnung festzustellen, die in erster Linie aufgrund noch immer nicht korrekt erfolgter arbeitgeberseitiger (Nicht-)Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Nun sollen hier nicht alle Kriterien der ersten Tätigkeitsstätte referiert werden. Aber es spielt schon eine entscheidende Rolle für die Qualifizierung von wirklichen Reisekosten, ob der Arbeitgeber nun eine erste Tätigkeitsstätte festgelegt hat oder nicht. Und wenn ja, wo sich diese dann befindet. Oder wenn nein, ob das einfach nur vergessen wurde oder durchaus mit Absicht erfolgte, z. B. aufgrund ganz überwiegend nur auswärtiger unterschiedlicher Tätigkeitsstätten. Die aktuelle Rechtsprechung dazu kann hilfreich sein, wenn sie denn gelesen wird.
Auch bei einem sogenannten weiträumigen Tätigkeitsgebiet, also z. B. bei Forst- oder Hafenarbeitern und anderen, können grundsätzlich keine steuerlich relevanten Reisekosten geltend gemacht und abgerechnet werden. Jedenfalls dann nicht, wenn das weiträumige Tätigkeitsgebiet tatsächlich so gegeben ist und sich niemand die Mühe gemacht hat, oder ausdrücklich nicht wollte, für reisekostenrechtliche Zwecke eine zulässige andere arbeitgeberseitige Festlegung zu treffen. Wenn man das im Unternehmen dann aber doch gründlich gemacht hat, dann kann damit sogar die vorgenannte Dreimonatsfrist unter Umständen beseitigt werden, wenn es sich dann bei jeder derartigen arbeitstäglichen Tätigkeit um eine neue Reise zu einem neuen Tätigkeitsort handelt.
Und dann sollte man in der Reisekostenabrechnung auch wissen, was man denn im Unternehmen so in Richtung der im Rahmen von Work-Life-Balance zunehmend beliebter werdenden Homeoffice-Tätigkeiten vereinbart hat. Homeoffice ist in aller Regel keine erste Tätigkeitsstätte, da es sich nicht um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Ganz wenige Ausnahmen bestätigen dann diese Regel. Jedenfalls haben reine Homeoffice-Arbeiter also keine erste Tätigkeitsstätte und deshalb ist jede dienstlich veranlasste Fahrt von diesem Homeoffice aus eine Dienstreise. Falls die hauseigene Dienstreiseordnung dazu nicht etwas anderes festgelegt hat. Aber die hauseigene Dienstreiseordnung wird bei Ihnen ja ohnehin regelmäßig bis jährlich überprüft und aktualisiert, deshalb gibt es zum Homeoffice bestimmt auch eine konkrete Regel. Oder?
Nicht nur in Ihrer Dienstreiseordnung, sondern bis ins kleinste Detail gesetzlich und verordnungsmäßig ist geregelt, dass man zu jeglichem steuerfreien Reisekostenersatz eindeutige Belege vorzulegen hat, die in sich schlüssig sind und den Anspruch beweisen. Eigentlich ist das für jeden selbstverständlich, nur wird der gesetzlich vorgeschriebene „Nachweis zum Lohnkonto“ sicher nicht immer so in jedem Einzelfall erfolgen. Das kann böse Folgen haben.
Was an nachweisbaren Beleglagen bei z. B. Hotelübernachtung oder Bewirtungen üblich ist, dürfte oftmals bei anderen Reisekosten nicht unbedingt so der Fall sein. Es gibt nämlich inzwischen Finanzgerichtsurteile, die statt der eher üblichen Selbstangabe der dienstlich im Privatwagen zurückgelegten Kilometer nunmehr den konkreten Nachweis des Arbeitgebers anhand der Fahrtstrecke fordern, also z. B. Nachprüfungen durch Routenplaner oder Ähnliches. Und wenn bei Unstimmigkeiten der Reisende damit konfrontiert wird, hat er garantiert Umwege fahren müssen, die er aber in seiner Reisekostenabrechnung nicht ausdrücklich so angegeben hatte. Schade, eigentlich.
Werner Moche