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Experten antworten

Lesezeit 8 Min.
Silhouetten von Figuren in einem Moment der Personalvernetzung vor grünem Hintergrund.

Auflösung des Arbeitsverhältnisses vor dem Beginn

Wir haben den besonderen Fall, dass ein Arbeitsverhältnis vor Beginn wieder aufgelöst werden soll. Das Arbeitsverhältnis soll nicht zustande kommen und deshalb wird eine Entschädigung gezahlt. Ist diese Entschädigungszahlung steuerfrei, da sie wie Schadensersatz zu sehen ist, und könnten wir den Betrag außerhalb der Abrechnung überweisen oder handelt es sich um eine steuerpflichtige Abfindungszahlung, die über das Abrechnungssystem laufen muss?

Gemäß § 2 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) ist auch jede Zahlung für ein zukünftiges Arbeitsverhältnis steuerrechtlich Arbeitslohn. Eine Entschädigung oder Abfindung für entgehenden zukünftigen Arbeitslohn ist keine Schadensersatz-Zahlung. Das gilt in Ihrem Fall genauso wie bei einem Auflösungsvertrag eines bestehenden Beschäftigungsverhältnisses. Bei einem Schadensersatz müsste ein Schaden entstanden sein, der dann ersetzt wird. Hier wird jedoch eigentlich zustehender Arbeitslohn abgegolten. Es besteht also Lohnsteuerpflicht.

Deshalb dürfen Sie den Betrag nicht außerhalb der Abrechnung überweisen. Sie müssen einen Personalstamm anlegen und über ELStAM eine An- und Abmeldung erstellen. Die Zahlung ist aber sozialversicherungsfrei.

A1-Bescheinigung

Im Rahmen der Ausübung eines Ehrenamtes wird (unentgeltlich) eine Gruppe ins Ausland begleitet. Muss dafür eine A1-Bescheinigung beantragt werden?

Für Ehrenamtliche, soweit sie nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen, ist keine A1-Bescheinigung erforderlich. Sofern eine Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale gezahlt wird, darf diese nicht über den steuerfreien Werten des § 3 Nr. 26 und 26a EStG liegen. Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenkasse – Ausland (DVKA) empfiehlt, ein Schreiben der Stelle, die den Ehrenamtlichen einsetzt, mitzuführen. Dadurch soll belegt werden, dass die Person in dem genannten Zeitraum ehrenamtlich tätig ist. Wenn die steuerfreien Pauschalen überschritten werden, entsteht steuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Dann müsste eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Rechtsanspruch Entgeltumwandlung

Wenn ein Arbeitnehmer monatlich 13,50 Euro in eine externe betriebliche Altersversorgung umwandelt und der Arbeitgeber dazu einen Zuschuss in gleicher Höhe zahlt, handelt es sich dann überhaupt um eine betriebliche Altersversorgung nach dem Betriebsrentengesetz, da der Mindestbeitrag unterschritten wird? Müssen wir den Entgeltumwandlungsbetrag erhöhen?

Nach § 1a Abs. 1 Betriebsrentengesetz (BetrAVG) kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber verlangen, dass von seinen künftigen Entgeltansprüchen bis zu 4 Prozent der Bemessungsgrenze der Rentenversicherung (West) durch Entgeltumwandlung für seine betriebliche Altersversorgung verwendet werden. Wenn der Arbeitnehmer diesen Rechtsanspruch geltend macht, muss der Arbeitnehmer jährlich einen Betrag in Höhe von mindestens 1/160-stel der Bezugsgröße Rentenversicherung West für seine betriebliche Altersversorgung verwenden. Im Jahr 2021 wären das jährlich 246,75 Euro bzw. monatlich 20,56 Euro.

Für die Umsetzung des Rechtsanspruchs haben die Arbeitsvertragsparteien allerdings einen Gestaltungsspielraum. Der Arbeitgeber hat das Recht, auf einen umzuwandelnden Mindestbetrag in Höhe von 1/160 der Bezugsgröße zu bestehen. Diesen Mindestbeitrag hat man eingeführt, damit sich der Arbeitgeber einen hohen Verwaltungsaufwand bei sehr kleinen Umwandlungsbeträgen ersparen kann. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können aber im Einvernehmen einen geringeren Umwandlungsbetrag vereinbaren. Der Rechtsanspruch des Arbeitnehmers besteht nur, wenn der Mindestbetrag umgewandelt wird.

Urlaubsverfall – Informationspflicht des Arbeitgebers

Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) hat der Arbeitgeber die Arbeitnehmer über den Verfall des Urlaubsanspruchs zu informieren. Können Sie uns sagen, wie diese Information zu erfolgen hat und ob es dafür einen festgelegten Zeitpunkt gibt?

Zu dieser Frage können wir Ihnen nur einige allgemeine Hinweise geben.

Der EuGH hat in seinen Urteilen am 06.11.2018 festgelegt, dass der Anspruch auf den bezahlten (gesetzlichen) Jahresurlaub nicht automatisch deshalb verfallen darf, weil der Arbeitnehmer keinen Urlaub beantragt hat. Das darf nur dann geschehen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret aufgefordert hat, den Urlaub rechtzeitig im Urlaubsjahr zu nehmen. Daraus lassen sich zwei grundsätzliche Hinweise festhalten:

  1. Die Information des Arbeitgebers muss rechtzeitig erfolgen.
  2. Es muss sich um eine konkrete Aufforderung handeln.

Rechtzeitig bedeutet, dass der Arbeitnehmer nach der Information durch den Arbeitgeber noch ausreichend Zeit hat, den Urlaub zu nehmen. Juristen vertreten die Auffassung, dass die Information in jedem Fall am Jahresanfang und dann noch einmal im September/Oktober erfolgen sollte. Die Information am Jahresanfang sollte sich dann ggf. auch auf den Resturlaub aus dem Vorjahr beziehen, der z. B. zum 31.03. des Jahres verfällt.

Zum anderen muss es sich um eine konkrete Aufforderung an den Arbeitnehmer handeln, womit der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmer angemessen aufgeklärt und in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Eine mündliche Information ist nicht nachweisbar und somit ungeeignet. Die Erklärung (ggf. mit Angabe der individuellen Urlaubstage des Arbeitnehmers getrennt nach Resturlaub und Urlaub für das laufende Jahr und dem jeweiligen Datum, zu dem der Urlaub verfällt) könnte z. B. per E-Mail oder auf der Gehaltsabrechnung bzw. mit einem separaten Schreiben zur Gehaltsabrechnung erfolgen. Mit einem allgemein formulierten „Aushang am schwarzen Brett“ würde der Arbeitgeber seiner Informationspflicht höchstwahrscheinlich nicht genügen.

Wie die Information des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer am besten erfolgen kann, muss jedes Unternehmen für sich beurteilen

Nachzahlung einer Urlaubsabgeltung

Wir rechnen aktive Beamte und ehemalige Beamte (Versorgungsempfänger) ab. Eine Beamtin ist zum 31.12.2020 aus dem aktiven Dienst ausgeschieden und wird seit dem 01.01.2021 als Versorgungsempfängerin abgerechnet. Im Januar 2021 hat sie noch eine Urlaubsabgeltung für ihre aktive Zeit bekommen, die wir dem Dezember 2020 der Beamtenabrechnung zugeordnet haben. Die Betroffene möchte die Abrechnung als Versorgungsbezug. Ist die von uns vorgenommene Zuordnung zum aktiven Beschäftigungsverhältnis korrekt?

Die von Ihnen vorgenommene Zuordnung ist leider nicht korrekt. Für sonstige Bezüge – und eine Urlaubsabgeltung ist steuerlich ein sonstiger Bezug – gilt im Steuerrecht das strenge Zuflussprinzip. Das bedeutet, die Versteuerung muss zum Zeitpunkt des Zuflusses vorgenommen werden, in Ihrem Fall also im Januar 2021. Dafür gibt es zwei Alternativen:

Entweder wird die Urlaubsabgeltung in der gleichen Lohnabrechnung zusammen mit dem Versorgungsbezug abgerechnet. Da es sich bei der Urlaubsabgeltung nicht um einen Versorgungsbezug handelt, darf für diese Zahlung der Versorgungsfreibetrag nicht angewendet werden.

Oder die Urlaubsabgeltung wird in einer gesonderten Lohnabrechnung versteuert, dann aber dort mit Steuerklasse VI, weil die „günstige“ Steuerklasse schon in der Abrechnung der Versorgungsbezüge über ELStAM verwendet wird.

Corona-Beihilfe

Wir zahlen im Dezember unseren Arbeitnehmern einen freiwilligen Bonus in Höhe von 1.000 Euro für den besonderen Einsatz in Verbindung mit Corona. Zusätzlich erhalten einige Arbeitnehmergruppen coronabedingt ein Sachgeschenk im Wert von 250 Euro. Außerdem bekommen alle Arbeitnehmer immer im Dezember ein kleines Geschenk (z. B. Pralinen, Wein, Christstollen) zu Weihnachten im Wert von ca. 30 Euro, das mit Corona nichts zu tun hat. Dazu haben wir zwei Fragen:

  1. Ist die Kombination Geldleistung und Sachleistung im Zusammenhang mit der Corona-Beihilfe zulässig?
  2. Kann zusätzlich für das Weihnachtsgeschenk die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze angewendet werden?

Bei der steuer- und sozialversicherungsfreien Corona-Beihilfe ist entscheidend, dass diese Sonderzahlung zur Abmilderung der besonderen Belastungen infolge der Corona-Krise zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird. Corona-Beihilfen können grundsätzlich allen Arbeitnehmern gezahlt werden, unabhängig von einem tatsächlichen Schaden bzw. dessen Höhe. Die Zahlung darf insgesamt 1.500 Euro nicht übersteigen, kann aber in mehreren Teilbeträgen und auch in einer Kombination von Geldleistungen und Sachleistungen gewährt werden. Andere Steuerbefreiungen bleiben unberührt und können zusätzlich genutzt werden.

Der Bonus in Höhe von 1.000 Euro und das Sachgeschenk im Wert von 300 Euro liegen zusammen nicht über dem Maximalwert von 1.500 Euro. Beide Leistungen sind als Corona-Beihilfe steuer- und sozialversicherungsfrei.

Für das Weihnachtsgeschenk kann im Dezember zusätzlich die Sachbezugsfreigrenze angewendet werden. Die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze hat nichts mit der Corona-Beihilfe zu tun und kann unabhängig davon separat angewendet werden.

Werkstudentenregelung

Ist es zulässig, dass ein Student freiwillig auf die Anwendung der Werkstudentenregelung verzichtet, obwohl die Bedingungen für die Anwendung erfüllt sind?

Es besteht kein Wahlrecht hinsichtlich der Anwendung der Werkstudentenregelung. Wenn die Voraussetzungen des Werkstudentenprivilegs erfüllt sind, ist die Regelung zwingend anzuwenden. Wenn der Wunsch nach einer Versicherungspflicht besteht, müssten ggf. die Stunden so gelegt werden, dass er monatlich in einer Woche mehr als 20 Stunden arbeitet. In dem Fall wären die Voraussetzungen für das Werkstudentenprivileg nicht mehr erfüllt und es würde sich um eine versicherungspflichtige Beschäftigung handeln. Eine andere Alternative wäre, dass keine Immatrikulationsbescheinigung abgegeben wird.

Dienstreisen mit privatem Elektrofahrzeug

Dürfen wir einem Arbeitnehmer, der mit einem privaten Elektrofahrzeug Dienstreisen unternimmt, die 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten?

Im BMF-Schreiben vom 20.09.2020 unter Rz. 32 wird ausgeführt:

„Nutzt der Arbeitnehmer sein privates Elektrofahrzeug oder Hybridelektrofahrzeug für Dienstfahrten, kann er anstelle der tatsächlichen Kosten die gesetzlich festgelegten pauschalen Kilometersätze (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 2 EStG) aus Vereinfachungsgründen auch dann ansetzen, wenn der Arbeitnehmer nach § 3 Nummer 46 EStG steuerfreie Vorteile oder nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 6 EStG pauschal besteuerte Leistungen und Zuschüsse vom Arbeitgeber für dieses Elektrofahrzeug oder Hybridelektrofahrzeug erhält.

Das bedeutet, dass bei Dienstreisen mit einem privaten Elektrofahrzeug der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer pro gefahrenen Kilometer 0,30 Euro steuerfrei erstatten kann.

Vorübergehende Poolfahrzeugnutzung

Wir haben einem Arbeitnehmer ein Fahrzeug aus dem Fahrzeugpool zur Verfügung gestellt, weil der Arbeitnehmer Angst hat, sich im Öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) mit Corona anzustecken. Müssen wir dafür einen geldwerten Vorteil ermitteln oder ist die vorübergehende Nutzung steuerfrei? Welche Auswirkungen hätte die Vereinbarung eines Nutzungsverbots?

Bei der Beantwortung der Frage kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer die Möglichkeit hatte, mit dem ÖPNV zu fahren, oder nicht.

Wenn der Arbeitnehmer den ÖPNV nicht nutzen kann, weil der Bus/die Bahn nicht fährt, ist für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kein geldwerter Vorteil zu ermitteln. Fährt der ÖPNV (ggf. mit Einschränkungen), der Arbeitnehmer möchte diesen aber nicht nutzen, weil er Angst vor einer Ansteckung mit Corona hat, ist für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem Poolfahrzeug ein geldwerter Vorteil anzusetzen. Ggf. könnte hierfür die steuer- und sozialversicherungsfreie Corona-Beihilfe genutzt werden.

Da der Arbeitnehmer in der Zeit, in dem ihm das Poolfahrzeug zur Verfügung steht, dieses auch für Privatfahrten nutzen kann, ist dafür ein zusätzlicher geldwerter Vorteil zu berechnen (i. d. R. nach der 1-Prozent-Regelung). Nur wenn mit dem Arbeitnehmer ein ausdrückliches Nutzungsverbot für Privatfahrten vereinbart wird, ist in beiden Fällen kein geldwerter Vorteil für die Privatfahrten zu berechnen. Das Nutzungsverbot bzw. der Nutzungsverzicht muss dokumentiert und als Beleg zu den Lohnunterlagen genommen werden.

Sabine Törppe-Scholand
Leiterin der alga-Akademie und
Mitglied des alga-Competence-Centers

Thomas Fromme
Steuerberater, Mitglied des alga-
Competence-Centers und Leiter der
ARGEn Entgeltabrechnung, Bremen

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