IT und Kommunikationstechnologie : New Work – auf dem Weg in eine neue Arbeitswelt
Es ist keine Neuheit, dass sich alles im Wandel befindet, denn Fortschritt in all seinen Formen gibt es seit Menschengedenken. Dabei geht es nicht nur um Wissenschaft und Forschung, Technik und Technologie, sondern auch um gesellschaftliche und somit um soziale Aspekte.
Neu ist allerdings, dass sich all diese Bereiche immer stärker verbinden und beeinflussen, was vor allem an der Digitalisierung liegt. Denn durch die Innovationen im Bereich von IT und Kommunikationstechnologie werden Prozesse möglich und Konzepte realisierbar, die zuvor nicht umsetzbar waren. Die orts- und zeitungebundene Verfügbarkeit von Daten und der Informationsaustausch in Echtzeit sind daher – neben der seit gut einem Jahr sehr präsenten Corona-Pandemie – die Treiber für die aktuellen Entwicklungen im Bereich New Work.
Büro, Homeoffice und Remote Work
Immer mehr digitale Tools und smarte Gadgets halten Einzug in die Lebens- und Arbeitswelt – Handys sind zu Smartphones und somit zu kleinen, leistungsstarken Mini-Computern geworden, Internet und Cloud Computing sorgen für Vernetzung und eine ortsungebundene Daten- und Informationsbereitstellung.
Der Arbeitsalltag hat sich im vergangenen Jahrzehnt stark verändert, denn egal ob im Büro oder in der Werkshalle, im Homeoffice oder irgendwo auf der Welt: Die Digitalisierung hat Prozesse und Arbeitsweisen nachhaltig geprägt. In Unternehmen sorgen dabei beispielsweise IT-Lösungen wie Workforce Management Software oder Tools für Enterprise Resource Planning (ERP) dafür, dass alle relevanten Daten aus allen und für alle Unternehmensbereiche zentral zur Verfügung stehen.
Dabei ist es wichtig, gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen jederzeit im Blick zu behalten, um die erforderlichen Änderungen auch innerhalb von integrierten Softwarelösungen zu realisieren.
Neben der passenden IT-Lösung sorgen moderne und sicherheitstechnisch abgeschirmte VPN-Verbindungen dafür, dass Mitarbeiter*innen auch von außerhalb auf das Firmennetzwerk und alle notwendigen Programme und Daten zugreifen können.
Großer Beliebtheit erfreut sich das Homeoffice-Modell, zu Deutsch: Heimarbeit, bei dem sich Mitarbeiter*innen den Weg zur Arbeit sparen und von zu Hause aus Aufgaben erledigen, an Meetings teilnehmen und Projekte durchführen. Dieses Konzept gibt Angestellten ein hohes Maß an Flexibilität und Freiheiten und sorgt zudem in Extremsituationen wie Unwetter oder auch während der aktuellen Pandemie dafür, dass die tägliche Arbeit auch ohne die Anwesenheit im Büro erledigt werden kann. In Kombination mit flexiblen Arbeitszeiten ergibt sich die Möglichkeit, den eigenen Arbeitsalltag in Absprache mit der Führungskraft und den Kolleg*innen fast vollkommen frei zu gestalten.
Bei all der Flexibilität ist eine genaue Zeiterfassung im Homeoffice besonders wichtig. Denn dort verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Beruf noch deutlicher und Mitarbeiter*innen im Homeoffice neigen häufiger zu Überstunden. Damit die Zeiten genau und transparent erfasst werden, lohnen sich digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung. Besonders seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassung im Mai 2019 ist dieses Thema von noch größerer Bedeutung für Unternehmen, da dieses Urteil eine systematische Zeiterfassung verpflichtend gemacht hat. Auch wenn die Gesetzeslage dazu noch nicht angepasst wurde, entscheiden Arbeitsgerichte schon auf dieser Grundlage und legen eine systematische Zeiterfassung als Vorgabe fest.
Ähnlich wie beim Homeoffice ist es beim Thema Remote Work, welches für ein flexibles, mobiles und komplett ortsungebundenes Arbeiten steht – im Unterschied zum Homeoffice kann jeder Ort, der die nötigen Voraussetzungen, wie zum Beispiel WLAN, bereitstellt, als Arbeitsplatz dienen. Dieses Arbeitsmodell findet vor allem bei Freiberuflern großen Anklang, da es stetige Abwechslung und sogar die Kombinationsmöglichkeit von Urlaub/Freizeit und Arbeit bietet. Denn neben dem Arbeiten im Homeoffice können Shared Spaces bzw. Shared Offices als Büro dienen. Remote Work bietet ein unglaubliches Maß an Freiheit und Flexibilität – sogar das dauerhafte Arbeiten in einem anderen Land ist dadurch denkbar. Entscheidend für das Gelingen sind dabei aber stets die technischen Voraussetzungen sowie ein Höchstmaß an Selbstorganisation und Disziplin. Auch hier kann eine transparente, zeit- und ortsunabhängige Zeiterfassungssoftware als Basis und Hilfe dienen. Denn diese Software wird durch verschiedene Komponenten, wie beispielsweise eine Personalplanungssoftware oder ein Employee-/Management-Self-Service-Tool sowie ein digitales Antragswesen, sinnvoll ergänzt.
Workforce Management Software als Grundlage für New Work
Die Digitalisierung bietet aber natürlich nicht nur Chancen, sondern steigert ebenso die Anforderungen im Bereich der Administration, der IT und der Personalwirtschaft. Einerseits müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen und die Handhabung geschult werden, andererseits müssen die neuen Arbeitsmodelle in die Personal- und Einsatzplanung einfließen.
Denn New Work ist kein theoretisches Konstrukt mehr, sondern hat längst Einzug in viele Unternehmen gehalten. New Work bietet den Mitarbeiter\*innen eine neue Art der Flexibilität sowie der Entscheidungsfreiheit und diese Aspekte werden – gerade von der jüngeren Generation – häufig mehr als andere Benefits geschätzt und auch gefordert.
Doch wie sieht es in Branchen aus, in denen es nicht möglich ist, im Homeoffice zu arbeiten? Wie kann New Work auch im Handel, im Gesundheitswesen oder in der Produktion Einzug halten? Schließlich wird hier meist in fest geplanten Schichten gearbeitet. Hier bietet der Einsatz eines Workforce-Management-Systems viele Ansatzpunkte, um auch im sogenannten Blue-Collar-Bereich New Work umzusetzen.
Ideal besetzte Schichtpläne stellen in diesen Branchen die Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Ablauf dar. Daher wissen Planungsverantwortliche zuverlässige Vorschläge einer Workforce Management Software zur Personalbesetzung sehr zu schätzen. Schließlich sind all die Faktoren, die bei einer Planung berücksichtigt werden müssen, damit Mitarbeiter\*innen und Unternehmen gleichermaßen zufrieden sind, manuell nicht mehr handhabbar. Eines ist bei allen Planungen in der heutigen Zeit wichtiger denn je: Das Einbeziehen der Mitarbeiter\*innen in die Einsatzplanung und deren Beteiligung daran.
Mitarbeiter\*innen wünschen sich ein Mitspracherecht bei der Dienstplangestaltung. Ermöglicht wird dies durch Diensttauschbörsen oder Wunschbücher für Einsatzpläne. Damit können Dienste mitarbeiterorientiert und fair geplant werden – die Software macht darauf aufmerksam, wenn das Limit an Nachtschichten erreicht ist oder wenn ein\*e Mitarbeiter\*in sich für eine bestimmte Schicht zur Verfügung stellt. Außerdem können Employee-Self-Services wie das Antragswesen, ein Schicht-Doodle oder die Diensttauschbörse dazu führen, dass Zufriedenheit und Bindung der Beschäftigten steigen, da eine stärkere Eigenbeteiligung im Unternehmen gefördert wird. In diesem Zusammenhang spielt das Thema Mobilität eine wichtige Rolle, da die Mitarbeiter\*innen immer dann von diesen Funktionen Gebrauch machen können, wenn sie sie gerade benötigen – zum Beispiel, wenn die Kinderbetreuung kurzfristig wegfällt.
Motivations- und Produktivitätssteigerung durch New Work
Erfolgreiche Unternehmen gehen mit der Zeit und implementieren neue Technologien und Konzepte in die Unternehmenskultur. Denn wenn nachhaltig und zukunftsorientiert gearbeitet und gewirtschaftet werden soll, müssen sich Arbeitsprozesse und -modelle ebenso anpassen, wie es auch Maschinen und IT-Ausstattungen tun. Hierbei dürfen Unternehmer\*innen nicht nur die Wirtschaft im Auge behalten, sondern müssen die Veränderungen in der Gesellschaft und in den Lebenswelten der Berufstätigen sehr genau beobachten. Die unterschiedlichen Modelle und Konzepte, die sich unter dem Sammelbegriff New Work zusammenfassen lassen, entstanden nicht aus einer theoretischen Utopie, sondern sind die unmittelbare Folge gesellschaftlicher Veränderungen. Dabei sind Schlagworte wie Work-Life-Balance und Life-Domain-Balance inzwischen zwar schon fast überstrapazierte Begriffe, aber die Bedeutung eines gesunden und erfüllenden Berufs- und Privatlebens ist Realität – die meisten Menschen definieren sich nicht mehr über ihre Arbeit und die Karriere, sondern stellen den beruflichen Erfolg in direkten Zusammenhang mit Freizeit und Familie. Unternehmen, die zu Recht auf beständige Produktivität, erfolgreiche Projekte, innovative Entwicklungen und eine steigende Wirtschaftlichkeit setzen, müssen im Gegenzug dafür sorgen, dass die Angestellten Wertschätzung erfahren, flexibel und selbstbestimmt planen und arbeiten können und sich in einer angenehmen und modernen Umgebung wiederfinden. Professionelle Workforce-Management-Systeme, innovative Führungs- und IT-Abteilungen und weitere moderne Tools und Konzepte helfen dabei, ein Unternehmen erfolgreich zu führen. So wird New Work zum Garanten für die angestrebte Produktivitäts- und Gewinnsteigerung.
Gunda Cassens-Röhrig, GFOS mbH
