Der Steuerberater empfiehlt : Homeoffice aus steuerlicher Sicht
Noch immer bestimmt das Corona-Virus weitgehend das öffentliche Leben. Konnten die meisten Arbeitnehmer zwischenzeitlich an ihren eigentlichen Arbeitsplatz zurückkehren, lautet die Devise für diesen Winter abermals: Homeoffice, wer kann. Die verschiedenen steuerlichen Facetten dieser (nicht so) neuen Realität werden in diesem Beitrag näher beleuchtet.
Homeoffice-Pauschale
In den Steuererklärungen für die Veranlagungszeiträume 2020 und 2021 können Arbeitnehmer die neue Homeoffice-Pauschale geltend machen. Bis zu 120 in Heimarbeit verbrachte Arbeitstage können sich danach mit je 5 Euro steuerlich auswirken. Dies entspricht einem Höchstbetrag von 600 Euro pro Jahr.
Der Steuerpflichtige sollte die fraglichen in Heimarbeit verbrachten Tage auf Anfrage benennen können. Für die Tage, an denen der Arbeitnehmer von zu Hause gearbeitet hat, kann natürlich nicht die Entfernungspauschale für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte angesetzt werden.
Bitte beachten: Die Homeoffice-Pauschale wird nicht zusätzlich zum Arbeitnehmerpauschbetrag gewährt. Liegen die tatsächlichen Werbungskosten des Arbeitnehmers nicht über 1.000 Euro, läuft die Homeoffice-Pauschale daher ins Leere.
Abzug der Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers
Sind dem Arbeitnehmer höhere Kosten entstanden, ist der steuermindernde Abzug ggf. unter strengen Voraussetzungen möglich. Grundlegende Bedingung ist das Vorliegen eines häuslichen Arbeitszimmers. Dieses ist nur dann gegeben, wenn es innerhalb der privaten Wohnung bzw. des privaten Hauses einen abgeschlossenen und abgetrennten Raum für die Ausübung der Arbeit gibt, der zudem (nur) mit Büromöbeln eingerichtet ist und zu weniger als 10 Prozent auch für private Zwecke genutzt wird.
Bitte beachten: Bereits das Vorhandensein privater Gegenstände, wie z. B. die gerade in Corona-Zeiten beliebten Heim-Fitnessgeräte oder die klassische Schlafcouch für Gäste, ist schädlich.
Ein Abzug der Kosten für das häusliche Arbeitszimmer ist in vollem Umfang nur in den Fällen möglich, in denen das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen darstellt (Beispiel: Schriftsteller, der seine Texte nur zu Hause verfasst und seine Tätigkeit abgesehen von Treffen mit einem Verleger oder einer Lesereise nur dort erbringt).
Stellt das häusliche Arbeitszimmer zwar nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dar, es steht aber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Kosten bis maximal 1.250 Euro pro Jahr abgezogen werden (Beispiel: Handelsvertreter im Außendienst, die keinen Büroarbeitsplatz bei ihrem Arbeitgeber haben und das häusliche Arbeitszimmer für die Erbringung der notwendigen Verwaltungstätigkeiten benötigen).
Arbeitsmittel
Liegt kein Arbeitszimmer im steuerlichen Sinne vor, lohnt es sich häufig, sich mit dem Thema Arbeitsmittel zu beschäftigen. Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer ein richtiges Arbeitszimmer hat oder seine Tätigkeit am Küchentisch erledigt, muss der Arbeitgeber natürlich die notwendigen Arbeitsmittel wie Laptop, Telefon etc. zur Verfügung stellen. Darf der Arbeitnehmer das zur Verfügung gestellte Mobiltelefon auch privat nutzen, so ist dies z. B. gemäß ausdrücklicher Regelung in § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei möglich.
Der Arbeitgeber kann tatsächliche zusätzliche Kosten für Strom, Internet u. Ä. steuerfrei ersetzen, ein pauschaler Auslagenersatz ist immer als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. Für Telefonkosten können allerdings mit einem Betrag von bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags höchstens 20 Euro/Monat steuerfrei erstattet werden. Barzuschüsse für Internetkosten können ggf. nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG pauschaliert versteuert werden.
Hat der Arbeitnehmer zusätzliche Kosten, die direkt mit der Arbeitsausübung zusammenhängen und nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, wie z. B. die Anschaffung einer Schreibtischlampe, kann er diese nach den allgemeinen Regelungen grundsätzlich als Werbungskosten geltend machen.
Abgabe einer Einkommensteuererklärung
Macht der Arbeitgeber von den vorgenannten Erstattungsmöglichkeiten Gebrauch, so erfolgt arbeitgeberseitig eine lohnsteuerliche Würdigung, ob es sich um einen steuerfreien oder steuerpflichtigen Betrag handelt und ob ggf. eine Pauschalierung möglich ist. Möchte der Arbeitnehmer eigene Kosten für ein Arbeitszimmer, Büromöbel etc. geltend machen, so erfolgt dies im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung.
Praxishinweis: Dem Finanzamt ist im Rahmen der Einkommensteuererklärung der gesamte Sachverhalt offenzulegen und zu belegen.
Grenzüberschreitend tätige Arbeitnehmer
Für „Grenzpendler“ kann die Arbeit im Homeoffice unerwartete Konsequenzen haben: Je nach Tätigkeitsstaat und dem somit anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) kann sich die Besteuerung des Arbeitslohns grundlegend ändern. Denn für gewöhnlich sehen die Doppelbesteuerungsabkommen vor, dass ein Vertragsstaat grundsätzlich den Arbeitslohn besteuern darf, der auf eine in seinem Gebiet ausgeübte Tätigkeit entfällt. Arbeitet ein im Inland ansässiger Arbeitnehmer im Homeoffice statt im Nachbarstaat, unterliegt der entsprechende Lohn nicht der ausländischen, sondern der deutschen Steuer.
Um steuerliche Nachteile für Grenzpendler zu vermeiden, die ihre Tätigkeit COVID-19-bedingt im Homeoffice ausführen, hat Deutschland mit diversen Grenzstaaten Konsultationsvereinbarungen abgeschlossen.
Zur Vermeidung negativer steuerlicher Folgen können Arbeitstage, an denen Arbeitnehmer ihre Tätigkeit nur aufgrund der Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie im Homeoffice ausgeübt haben, als im eigentlichen Tätigkeitsstaat verbrachte Arbeitstage gelten. Ist eine spezielle Grenzgängerregelung anwendbar (solche bestehen in den DBA mit der Schweiz, Österreich und Frankreich), gelten in Heimarbeit verbrachte Tage auf Antrag nicht als Tage der Nichtrückkehr, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Voraussetzung ist immer, dass der Arbeitslohn im eigentlichen Tätigkeitsstaat tatsächlich besteuert wird und die coronabedingt im Homeoffice verbrachten Tage aufgezeichnet und vom Arbeitgeber bestätigt werden.
Die Sonderregelungen ermöglichen grundsätzlich die Vermeidung steuerlicher Nachteile für Grenzpendler der betroffenen Länder. Unter Umständen können sich aber ohne Anwendung der Sonderregelungen steuerliche Vorteile ergeben. Es empfiehlt sich daher, die im Einzelfall resultierenden Konsequenzen unter Zuhilfenahme von Beratern in den beiden betroffenen Ländern genau zu erörtern.
Gesetzliche Unfallversicherung im Homeoffice
Zwar kein steuerliches Thema, aber hier dennoch erwähnenswert: Der Gesetzgeber hat 2021 im Rahmen einer Gesetzesänderung schon sichergestellt, dass innerhäusliche Wege wie z. B. zur Nahrungsaufnahme oder zum Toilettengang während der Arbeitszeit ebenso unter den Versicherungsschutz fallen.
Dipl.-Ök. Dr. Simone Wick, Partnerin/Steuerberaterin, DIERKES PARTNER