Global Payroll Complexity Index 2021 : Die Beliebtheit der Cloud steigt
Gleichzeitig werden die rechtlichen Rahmenbedingungen zur Gehaltsabrechnung immer komplexer. Auch „alte“ Payroll-Software funktioniert – solange sich nichts an den geltenden Vorschriften oder an den Arbeitsumständen ändert.
Die Corona-Pandemie hat bei Personalern für ziemlichen Wirbel gesorgt. Sie mussten sich mit hoher Geschwindigkeit an globale Vorkommnisse, technologische Neuerungen und an die geänderten Anforderungen der Mitarbeiter anpassen. Die Gehaltsabrechnung musste immer korrekt und pünktlich erfolgen, und das trotz der Verlagerung der Beschäftigten ins Homeoffice, der Umstrukturierung interner und externer Prozesse, der Neuzuordnung von Mitarbeitern aufgrund wegfallender beziehungsweise neuer Geschäftsbereiche oder der Kurzarbeit.
Dabei ist die Personalabteilung auf eine Vielzahl von Daten angewiesen, nicht nur aus den Bereichen Abrechnung und Zeitwirtschaft. Im Vorteil sind hier Unternehmen, die für ihre Personaladministration und Gehaltsabrechnung bereits Technologien einsetzen, die eine gesetzeskonforme Abwicklung jederzeit ermöglichen. Eine wesentliche Rolle spielt in diesem Zusammenhang die Cloud: Mit cloudbasierten HR- und Payroll-Systemen kann nicht nur eine einheitliche Plattform für alle Personalbelange geschaffen werden, es lassen sich auch gefährliche Datensilos vermeiden. Das komplette oder teilweise Auslagern von Payroll-Prozessen kann diese Risiken zusätzlich minimieren und die Komplexität der Payroll reduzieren. Eine Option, die Unternehmen für ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zunehmend in Betracht ziehen.
Payroll in der Cloud bietet klare Vorteile
Laut dem Global Payroll Complexity Index 2021 von Alight erkennen immer mehr Unternehmen die Vorteile, die das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet: Mit einem Anteil von 61 Prozent haben cloudbasierte Abrechnungssysteme 2020 erstmals On-Premise-Lösungen (39 Prozent) als dominierende Plattform überholt. Jedes vierte Unternehmen (26 Prozent) hat im vergangenen Jahr Projekte zur digitalen Gehaltsabrechnung beschleunigt, neue Software angeschafft und eingesetzt. Denn Cloudbasierte Lösungen haben den Vorteil, dass sie der Hersteller immer an die neuesten Vorschriften angleicht – auch auf internationaler Ebene. Die zunehmende Automatisierung wirkt sich vor allem auf Routineaufgaben aus und erspart HR-Mitarbeitern viele manuelle Recherchen und Anpassungen.
Auch die Nachfrage nach Echtzeitdaten zur Unterstützung verlässlicher und zeitnaher Geschäftsentscheidungen nimmt zu. Grundvoraussetzungen hierfür sind eine hohe Datenqualität und der Einsatz von intuitiven und integrierten Analyse-Tools in der Personalabteilung. Hier haben die Cloud-Plattformen einen großen Beitrag geleistet. Je nach Aufgabengebiet können sowohl Personaler als auch die restlichen Mitarbeiter Anwendungen in Eigenregie über eine einheitliche Benutzeroberfläche bedienen. Ist dann das Human Resource Information System (HRIS) auch noch nahtlos mit der Payroll-Software verknüpft, steigt die Effizienz durch die Verzahnung von Workflows und Freigabeprozessen. Vor allem die Gehaltsabrechnung und die Zeitwirtschaft können von diesem Ansatz profitieren. Denn mit einer cloudbasierten Lösung, die den gesamten Mitarbeiterzyklus von „Hire“ bis „Retire“ abbilden, bleiben Unternehmen auch in Krisenzeiten agil. Und das hat sich während der Pandemie für Unternehmen als unschätzbarer Vorteil erwiesen.
Die Komplexität der Payroll nimmt zu
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird immer komplexer. Dazu haben vor allem gesetzliche Veränderungen durch die Pandemie beigetragen. Diese Neuerungen müssen Unternehmen jetzt aufarbeiten und sie auch an die wandelnde Demografie ihrer Belegschaften anpassen. Europa ist nach wie vor Spitzenreiter bei der Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung, da die Arbeitsgesetzgebung vergleichsweise arbeitnehmerfreundlich ist. Die Gewerkschaften sind stark und Tarifverträge schützen die Arbeitsbedingungen. Am komplexesten sind Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Frankreich, gefolgt von Italien, Belgien, Deutschland und Spanien. Das heißt, in diesen Ländern gelten besonders umfassende gesetzliche Bestimmungen, Berichtspflichten, Payroll-Prozesse und Sicherheitsvorschriften.
Vor diesem Hintergrund haben viele der Befragten auch Bedenken in Bezug auf die Genauigkeit der Gehaltsabrechnungen. Frühere Reports von Alight zeigen, dass die Änderungen in den Steuer- und Gesetzesvorgaben mit den Jahren zugenommen haben und oftmals tägliche Aktualisierungen erfordern. Mit den Pandemie-bedingten Gesetzesänderungen, etwa in Bezug auf Kurzarbeit und Programme zum Erhalt von Arbeitsplätzen, hat sich der Aktualisierungsdruck bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung weiter verschärft. Damit steigt auch das Risiko kostspieliger Fehler und gefährdet den Payroll-Prozess zusätzlich.
Payroll Leakage kann teuer werden
27 Prozent der seit 2019 kompromittierten Mitarbeiterdaten sind laut Alight auf menschliches Versagen zurückzuführen. In Europa drohen Unternehmen, die die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nicht einhalten, Geldstrafen in Höhe von 4 Prozent des Jahresumsatzes oder bis zu 20 Millionen Euro. Die korrekte Verwaltung von Personaldaten, vor allem im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung, ist für Unternehmen daher unerlässlich, um solche Einbußen zu vermeiden. Auch durch eine unsachgemäße Handhabung von Mitarbeiterdaten können große finanzielle Schäden entstehen. Die Gründe hierfür sind unter anderem eine fehlerhafte Zeiterfassung, veraltete Technologien, die Nichteinhaltung von Compliance-Richtlinien sowie manuelle Eingabefehler. Auf unerwartete Ausgaben, die durch den nicht sachgemäßen Umgang mit Mitarbeiterdaten entstehen, auch Payroll Leakages genannt, können bis zu 2 Prozent der gesamten Gehaltskosten entfallen. Zudem ziehen Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung neben der Geldstrafe nicht selten auch einen erheblichen Reputationsschaden nach sich.
Cloud als Business Enabler für die Payroll
Während die COVID-19-Pandemie die Arbeitsweisen weltweit massiv verändert hat, konnten sich die Verantwortlichen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung keine Auszeit erlauben. Insbesondere Unternehmen ohne Fernzugriff standen vor großen Herausforderungen. Pandemie-bedingte Unterbrechungen sowie die Herausforderungen bei der Einhaltung von Gesetzen und Prozessen haben die Nachfrage nach cloudbasierten, ausgelagerten und verwalteten Payroll-Lösungen vorangetrieben. Unternehmen erleiden durch Fehler bei der Gehaltsabrechnung Verluste in Millionenhöhe und auch einen kaum verzeihlichen Vertrauensverlust bei ihren Mitarbeitern. Durch die Überprüfung der Payroll-Prozesse lassen sich solche finanziellen Einbußen vermeiden. Dazu gehört auch das Korrigieren von Fehlern, die auf fehlende Transparenz und Kontrolle seitens des zuständigen Dienstleisters zurückzuführen sind.
Joachim Skura, Director, Account Management Leader DACH, Alight Solutions
