Schaffen Sie Zeit für Ihre strategische HR-Arbeit : Die Vorteile einer Auslagerung der Gehaltsabrechnung

Umwandlung der Abrechnungsprobleme in unternehmerische Wachstumschancen

Die Arbeitskosten sind für die meisten Unternehmen einer der größten Kostenfaktoren. Die Löhne und Gehälter machen 50 bis 60 Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens aus, sodass überhöhte Ausgaben für Löhne und Gehälter oder versteckte Kosten bei den Personalausgaben große Auswirkungen auf das Endergebnis eines Unternehmens haben können.[2]

Indem Unternehmen sowohl die sichtbaren als auch die unsichtbaren, versteckten Kosten für die HR-Abteilung herausarbeiten, können sie Chancen für Kosteneinsparungen auftun, zeigen, in welchen Bereichen die Produktivität am größten ist, und einen deutlichen Zusammenhang zwischen HR-Aktivitäten und Betriebsergebnissen herstellen.

Für Unternehmen, die Kosten einsparen wollen – und wer will das in der aktuellen Wirtschaftslage nicht? – ist die Lohnabrechnung der Anfang. Aber wenn Sie es richtig anstellen, kann die Gehaltsabrechnung auch die Grundlage für künftiges Wachstum bilden. Die Möglichkeit, die Lohn- und Gehaltsabrechnung von einem Kostenfaktor in einen potenziellen Wachstumsmotor zu verwandeln, lässt sich leichter erkennen, wenn man den Prozess in drei Etappen unterteilt.

Drei wichtige Etappen, um das Potenzial der Entgeltabrechnung zu verwirklichen

1. Optimierung

Die Abkehr von den ineffizienten lokalen Gehaltsabrechnungssystemen wird Ihnen helfen, Ihre Kosten enorm zu optimieren und die Digitalisierung Ihres Unternehmens zu beschleunigen. Wenn man den düsteren Auswirkungen der Pandemie etwas Positives abgewinnen kann, dann vielleicht, dass sie die Aufmerksamkeit auf die künftige Widerstandsfähigkeit von Unternehmen gelenkt und Unternehmer dazu veranlasst hat, ihren Der digitale Wandel zu beschleunigen, ist entscheidend geworden. Laut einer Studie von Gartner sagen sieben von zehn Vorstandsmitgliedern, dass COVID-19 digitale Initiativen beschleunigt hat.[3]

Der Ersatz der überholten On-Premises-Systeme durch eine cloudbasierte weltweite Payroll-Lösung – mit vollintegriertem HR- und Gehaltsabrechnungssystem – wird:

• Prozesse optimieren,
• die Genauigkeit verbessern,
• den Zugang zu Daten für Berichte und Analyse sichern,
• personelle Ressourcen für strategische Aufgaben freisetzen,
• die Gehaltsabrechnung in den Mittelpunkt der Initiativen zur digitalen Transformation Ihres Unternehmens rücken.

_{[2] Deloitte-Analyse 2017: „Labor spending or overspending?”}

_{[3] Gartner Board of Directors Survey 2021}

2. Transparenz

Sobald Sie die Optimierung angehen, ergeben sich die nächsten Etappen von selbst. Wenn Sie mehrere Systeme mit begrenzter Integration betreiben, erhalten Sie einen unvollständigen Überblick über Ihre Gehaltsabrechnung. Statt einer klaren, globalen Übersicht haben Sie bestenfalls eine Reihe von Momentaufnahmen, die Sie zusammenfügen müssen, um eine ungenaue Vorstellung davon zu erhalten, was vor sich geht.

In ADPs Umfrage zum „Potenzial der Entgeltabrechnung“ gaben 73 Prozent der Befragten zu, dass ihnen die für die strategische Ausrichtung ihres Unternehmens erforderlichen Gehaltsabrechnungsdaten fehlen, und 51 Prozent hatten nur begrenztes Vertrauen in die Einhaltung der Compliance bei der Gehaltsabrechnung. Investieren Sie jedoch in eine einheitliche Plattform, erhalten Sie einen klaren Überblick sowohl über die globalen Kosten als auch über die fortschrittlichen Analysefunktionen für genaue Modellierungen, Prognosen und Berichte.

3. Agilität

Während der Pandemie mussten Unternehmen so schnell auf Veränderungen reagieren können wie nie zuvor. Sie mussten rasch eine Reihe neu eingeführter Rechtsvorschriften beachten und ihre Mitarbeiter mit allem ausstatten, was sie für die Arbeit von zu Hause aus benötigten.

Der Wandel hat uns immer begleitet, und die Payroll-Teams müssen oft mit Unternehmen umgehen, die in neue Märkte expandieren, Mitarbeiter in verschiedenen Ländern einstellen sowie Fusionen und Übernahmen durchführen. Doch die sogenannte vierte industrielle Revolution – die digitale Revolution – bringt Veränderungen in einem bisher unbekannten Tempo mit sich. Laut PwC zeigte sich ein exponentielles Innovationstempo, das die Menschen, die an einen linearen Verlauf des Lebens gewöhnt sind, nur schwer begreifen können.[4]

Sie benötigen eine einheitliche globale Entgeltabrechnungsplattform für eine schnelle Analyse und Skalierung von Daten, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen. Sie benötigen außerdem Systeme, die sich schnell an neue Technologien anpassen können.

_{[4] PwC, Digital Pulse:, „1,2,3 … Here comes the 4th Industrial Revolution“}

Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs zur ausgelagerten Lohnbuchhaltung

Die erste Phase ist die Bewertung: Ihre Aufgabe sollte es sein, so viel wie möglich über Ihre derzeitigen Systeme herauszufinden. Die ADP-Umfrage zur Entgeltabrechnung 2021 ergab, dass weniger als die Hälfte der multinationalen Unternehmen ihre Entgeltabrechnungssysteme in den letzten zwei Jahren überprüft hat, wobei 28 Prozent seit drei Jahren oder länger nicht mehr formell untersucht haben, inwiefern ihre Abläufe ihren Zielen gerecht werden.

Denken Sie über Ihre Probleme bei der Entgeltabrechnung nach (die folgenden Aufforderungen sollten Ihnen bei der Bewertung helfen). Der derzeitige Abrechnungsprozess Ihres Unternehmens wird sich verändern. Daher sollten Sie aktuelle Prozesse dokumentieren, damit Sie leichter feststellen können, was für die Änderungen erforderlich ist.

Nach dieser anfänglichen Bewertungsphase sollten Sie festlegen, wie Sie und alle anderen in Ihrem Unternehmen die Gehaltsabrechnung in fünf Jahren sehen wollen. Das ist Ihre Gelegenheit sicherzustellen, dass Ihre globalen Entgeltabrechnungsprozesse sichtbar sind, damit Sie die tatsächlichen Kosten verstehen, das Risiko der Nichteinhaltung der rechtlichen Compliance verringern und eine benutzerfreundliche Berichterstellungsfunktion einrichten können.

Ihr neuer globaler Lohnabrechnungsanbieter sollte jeden Teil Ihres aktuellen Gehaltsabrechnungsprozesses bewerten und mit Ihnen zusammenarbeiten, um zu gewährleisten, dass Sie alles für Sie Wichtige erhalten.

Gestaltung des Wandels durch laufende Kommunikation

Jede Art von Umstellung erfordert eine Strategie für das Change Management und die Kommunikation, um die Unternehmensziele zu unterstützen, die Akzeptanz zu sichern und die Einführung zu fördern.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in den Wandel mit ein. Fordern Sie diese auf, Ihnen bei der Formulierung der gewünschten Ergebnisse zu helfen, bitten Sie sie, Ihren Business Case zu unterstützen, und laden Sie sie schon früh dazu ein, den ausgewählten Anbieter kennenzulernen. Stellen Sie sicher, dass es in Ihrem Unternehmen Personen in verschiedenen Funktionen gibt, die die Vorteile und Ihre Ziele genau kennen – diese Personen werden dann als Beeinflusser fungieren und die Einführung vorantreiben.

Die Unterstützung durch die Entscheidungsträger ist der Schlüssel zum Wandel. Ihr Beauftragter wird an der Überprüfung und Genehmigung von Business Cases, an der Eskalation von Projekten und an der gesamten Kommunikation beteiligt sein. Aber für einen reibungslosen Wandel muss jeder verstehen, was geschieht und wie sich die Umstellung auf die verschiedenen beteiligten Teams auswirkt. Da die Auslagerung der lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnung Vorteile für Ihr gesamtes Unternehmen bringt, sollten Sie Projektleiter und Vertreter mit unterschiedlichen Fachkenntnissen einbeziehen.

Personal- und Lohnbuchhaltungsexperten verfügen über einige der wertvollsten Unternehmens- und Mitarbeiterdaten. Die Erkenntnisse aus diesen Daten müssen zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen genutzt werden. Die COVID-19-Krise hat gezeigt, dass ein funktionsübergreifendes Team aus Finanz-, Gehaltsabrechnungs- und Personalabteilung, das in der Lage ist, schnell und effizient strategische Entscheidungen zu treffen, nicht länger ein „nice to have“ ist, sondern eine Notwendigkeit.

Wer ist von dieser Veränderung betroffen?

Wie schnell müssen Sie diese Personen einbinden?

Kommunizieren Sie mit den jeweiligen Personen und bereiten Sie diese von Anfang an vor.

Finanzen

Was Sie zu tun haben. Berechnen Sie die aktuellen Kosten für Technologie, zusätzliche Entwicklungen und Ressourcen, die für die Einhaltung der Compliance erforderlich sind, sowie die für Ihren gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess benötigten Ressourcen im Vergleich zu den potenziellen Kosten der neuen Lösung und Prozessverbesserungen.

Wie der Finanzbereich von der Auslagerung profitieren wird. Mehr Transparenz, was die Ermittlung von Kosteneinsparungen und den Zugang zu Informationen für strategische Entscheidungen erheblich erleichtert.

IT

Was Sie zu tun haben. Sie benötigen eine Bestätigung der Entwicklungen und Ressourcen, die in den Aufbau und die Pflege der Integration der Gehaltsabrechnung in Ihre internen Systeme investiert wurden. Vergewissern Sie sich, dass die IT-Abteilung weiß, dass sie angesichts der neuen ausgelagerten Lösung das System nicht mehr auf dem neuesten Stand in Bezug auf die lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften halten muss. So kann sie ihre Fähigkeiten und Ressourcen auf die Umsatzmöglichkeiten des Unternehmens konzentrieren.

Wie der IT-Bereich von der Auslagerung profitieren wird.

Befreiung von wiederkehrenden Aufgaben und Integrationsbedenken.

Personalabteilung

Was Sie zu tun haben. Sprechen Sie mit Ihren HR-Entscheidern, um sicherzustellen, dass Sie die verschiedenen Qualifikationen adressieren, die für die Umstellung der Gehaltsabrechnung und die Erbringung von Dienstleistungen in Zukunft erforderlich sind. Informieren Sie sie darüber, dass sich die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter durch den Zugang zu dynamischen Online-Gehaltsabrechnungen verbessern werden und dass die Zahl der Anrufe wegen Gehaltsabrechnungen zurückgehen wird.

Wie die Personalabteilung von der Auslagerung profitieren wird. Befreiung von wiederkehrenden Aufgaben und Compliance-Bedenken. Verringerte Risiken von Bußgeldern und Strafen. Der Self-Service erleichtert die Arbeit zusätzlich. Freuen Sie sich auf einen drastischen Rückgang der Mitarbeiteranfragen. Die Cloud ermöglicht den Zugang überall, jederzeit und bei einer Betriebszeit von 99 Prozent.

Gemeinsam genutzte Services

Was Sie zu tun haben. Überlegen Sie, ob die Gehaltsabrechnung in eine bestehende Struktur für gemeinsam genutzte Services integriert werden soll oder ob Sie eine neue Organisation für gemeinsam genutzte Services nur für die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter aufbauen wollen. Wo wird sich das Team für gemeinsam genutzte Services befinden, und sind qualifizierte Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung bereits verfügbar? Werden die bestehenden Payroll-Experten in andere Abteilungen oder in das Team für gemeinsam genutzte Services wechseln?

Wie die Teams von gemeinsam genutzten Services von der Auslagerung profitieren werden.

Wenn die Entgeltabrechnung in eine bestehende Struktur für gemeinsam genutzte Services eingebunden wird, werden sie von alltäglichen Aufgaben befreit und profitieren von der neuen Technologie. Es bleibt mehr Zeit für übergeordnete Aufgaben, darunter strategisches Denken und Analyse. Und weniger Zeit für Bedenken zur Einhaltung der Compliance.

Mitarbeiter

Was Sie zu tun haben. Halten Sie diese auf dem aktuellen Stand. Erklären Sie die Notwendigkeit der Veränderung.

Wie die Mitarbeiter von der Auslagerung profitieren werden. Korrekte und pünktliche Bezahlung. Der Self-Service verschafft sofortige Transparenz und verkürzt die Zeit, in der sie auf Antworten von der Personalabteilung warten. Verknüpfte Systeme, z. B. für die Zeiterfassung, schaffen weitere Vorteile und minimieren Aufwände, da für die Entgeltabrechnung relevante Daten direkt übernommen werden können.

Der Business Case für die strategische Ausrichtung der Entgeltabrechnung war noch nie so klar. Um in der heutigen herausfordernden Situation erfolgreich zu sein, müssen alle Bereiche Ihres Unternehmens flexibel sein. Die Anpassung von Bezahlungsoptionen, um im Kampf um Talente wettbewerbsfähig zu bleiben, die Unterstützung flexibler Arbeitsoptionen und die Sicherung von Mitarbeiterdaten aus der Ferne sind allesamt wichtige Gründe, warum die Gehaltsabrechnung angepasst werden muss.

Ein optimiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ist die Grundlage einer erfolgreichen Firma. Einer Firma also, in der die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden und in der ein einfacher Zugang zu Daten und Analysen die Unternehmensstrategie und Planung unterstützen kann.

Wie finden Sie den richtigen Payroll-Outsourcing-Partner?

Ein Partner mit einer globalen Präsenz wie ADP kann Ihnen Wissen und Erfahrung für alle Länder bieten, in denen Sie geschäftlich tätig sind. Suchen Sie nach einem Partner mit der neuesten cloudbasierten Technologie, der automatische Aktualisierungen von Vorschriften bereitstellt und über ein Höchstmaß an Sicherheit verfügt. Der richtige Partner sollte auch Flexibilität und Skalierbarkeit bieten, einschließlich Outsourcing-Optionen, die Ihren Serviceanforderungen entsprechen. Machen Sie sich keine Sorgen darüber, dass sie zu wenig Zeit oder nicht ausreichend Ressourcen für einen reibungslosen Übergang haben.

Die Everest Group hat ADP wiederholt als Leader für länderübergreifende Gehaltsabrechnungslösungen ausgezeichnet. Der Branchenanalyst hob die Stärken von ADP hervor, darunter die globale Präsenz und die Fähigkeit, mit der ADP® Global Payroll auf die unterschiedlichen Kundenbedürfnisse einzugehen. Die Bewertung erwähnte auch die laufenden Investitionen in Technologie, darunter verbesserte Integrationen und ein globales Dashboard, das ein Benchmarking über operative und geschäftliche Kennzahlen hinweg ermöglicht. ADPs Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung von Services wurde ebenfalls hervorgehoben, wobei der Bericht die neuen Global Consulting Services von ADP herausstellt, die darauf zugeschnitten sind, Kunden bei ihren individuellen Umgestaltungsprozessen im HR-Bereich zu unterstützen.