Neue Vorgaben : Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Seit dem 01.01.2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) in der Sozialversicherung Pflicht. Seit diesem Zeitpunkt haben Arbeitgeber die zur Prüfung erforderlichen Daten elektronisch zu übermitteln. Sie können sich hiervon jedoch auf Antrag für Zeiträume bis zum 31.12.2026 befreien lassen. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit wesentlichen Punkten aus den Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der vom 01.01.2023 an geltenden Fassung und mit der zugehörigen Verfahrensbeschreibung.
Rechtliche Grundlagen der Betriebsprüfung
Die Rentenversicherungsträger sind gesetzlich verpflichtet, mindestens alle vier Jahre zu prüfen, ob die Arbeitgeber ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen (§ 28p SGB IV, Beitragsverfahrensordnung (BVV).
Prüfungsschwerpunkte sind:
- Korrektheit der Beitragszahlungen und der Meldungen zur Sozialversicherung,
- Umlagen U1 und U2 (Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG),
- Insolvenzgeldumlage,
- Beurteilung von unfallversicherungspflichtigem Arbeitsentgelt und dessen Zuordnung zu den unfallversicherungsträgerspezifischen Gefahrtarifstellen,
- Abgaben und Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz,
- Insolvenzschutz bei Wertguthabenvereinbarungen.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
Ab dem 01.01.2023 müssen die Arbeitgeber an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) teilnehmen und die prüfungsrelevanten Daten aus dem Entgeltabrechnungsprogramm elektronisch übermitteln. Sie können sich jedoch hiervon auf Antrag für Zeiträume bis zum 31.12.2026 befreien lassen.
Bereits seit dem 01.01.2022 müssen Arbeitgeber die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen wie z. B. die Erklärung von Minijobbern über weitere Beschäftigungen (§ 8 Abs. 2 BVV) elektronisch führen, um sie ggf. bei einer Betriebsprüfung ebenfalls elektronisch – jedoch über andere Verfahren – zur Verfügung stellen zu können.
Die Arbeitgeber können sich aber auch von dieser Pflicht bis zum 31.12.2026 auf Antrag befreien lassen. Die Übermittlung von prüfungsrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung ist zurzeit optional.
Hintergrund der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung soll den Aufwand für die Prüfung in der Sozialversicherung verringern. Hierzu wurde eine einheitliche Schnittstelle geschaffen, über die die prüfungsrelevanten Daten in einem vorgegebenen Format an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) übermittelt werden.
Ziel ist es, die Prüfdauer zu verringern. Kann die Prüfung anhand der verschickten Daten und ggf. zusätzlicher elektronischer Entgeltunterlagen (s. o.) abgeschlossen werden, entfällt u. U. sogar ein Prüfungstermin vor Ort. Arbeitgebern spart dies Zeit und Kosten, da z. B. im besten Fall keine Ausdrucke erforderlich sind sowie keine Ansprechpartner und Büroräume für die Prüfung vor Ort vorgehalten werden müssen.
Nach Abschluss der Prüfung können die Arbeitgeber das Prüfungsergebnis sowie – falls erforderlich und falls eine sogenannte Standardprüfung oder Ad-hoc-Prüfung stattgefunden hat – Datensätze zur Korrektur von bestimmten Meldungen in der Sozialversicherung elektronisch abrufen.
Prüf- und Datenübermittlungszeitraum
Nimmt der Arbeitgeber am Verfahren euBP teil, werden die Arbeitgeberdaten mit einerPrüfankündigung angefordert (§ 7 Abs. 1 BVV). Diese enthält u. a. den Termin, zu dem der Arbeitgeber die Daten für die Betriebsprüfung spätestens liefern muss.
Entgeltbuchhaltung
Für den Prüfzeitraum im Bereich der Entgeltbuchhaltung sind die unterschiedlichen Verjährungsfristen sowie die Prüfung sozialversicherungsrechtlicher Besonderheiten, z. B. die Märzklausel, und bei der Insolvenzsicherung von Wertguthaben eine zeitnahe Beurteilung die ausschlaggebenden Kriterien.
Aus diesem Grund müssen Arbeitgeber nicht nur die Daten für den zu prüfenden Zeitraum (siehe Tabelle), sondern darüber hinaus auch
- vor dem Prüfzeitraumbeginn der Gesamtsozialversicherung für das vollständige/ggf. das komplettierte Kalenderjahr und
- nach dem Prüfzeitraumende der Gesamtsozialversicherung bis zum letztenabgerechneten und per Beitragsnachweis an die Einzugsstelle übermittelten Monat deslaufenden Jahres Daten liefern.
Beginnt der Prüfzeitraum für die Künstlersozialversicherung und die Unfallversicherung noch davor, sind die Daten ab diesem Zeitpunkt zu übermitteln.
Finanzbuchhaltung
Übermitteln die Arbeitgeber im Rahmen des euBP-Verfahrens Daten für die Finanzbuchhaltung, orientiert sich der Datenübermittlungszeitraum am Prüfzeitraum für die Gesamtsozialversicherung (GSV) und für die Künstlersozialversicherung (KSVG). Arbeitgeber müssen als Prüfzeitraumbeginn das jeweils frühere Datum und als Prüfzeitraumende das jeweils spätere Datum aus dem GSV- und KSVG-Prüfzeitraumbeginn bzw. -ende wählen.
Datenübermittlung und -verarbeitung im euBP-Verfahren
Die euBP-Daten werden ausschließlich im sogenannten eXTra-Standard übermittelt. Dieser ist seit Beginn des Jahres 2016 in den Meldeverfahren zur sozialen Sicherung verpflichtend. Die Daten für die Entgeltbuchhaltung (max. 500 Arbeitnehmer pro Datei) und für die Finanzbuchhaltung sind in getrennten Dateien zu liefern.
Die Dateien durchlaufen bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung verschiedene Prüfungen (formale Prüfung, Plausibilitätsprüfung) und werden – falls keine Fehler bemerkt werden – an den prüfenden Rentenversicherungsträger zur weiteren Analyse weitergeleitet.
Die Absender der Dateilieferungen erhalten im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung verschiedene Rückmeldungen im Abrufverfahren:
- eine Annahmequittung nach Übermittlung der Daten,
- ein Verarbeitungsprotokoll bei Dateiabweisung (formale Prüfung),
- eine Rückmeldung nach Verarbeitung der Daten bei der DSRV (Verarbeitungsbestätigung oder Rückmeldung von fehlerhaften Datensätzen nach der Plausibilitätsprüfung) sowie
- verschiedene Statusmeldungen (z. B. „Aufgrund Stornierung des Prüftermins durch Betriebsprüfer Daten gelöscht am TT.MM.JJJJ“)
Hinweis: EuBP-Daten, die von Arbeitgebern ohne Prüftermin übermittelt werden, werden von der Datenstelle der Rentenversicherung maximal 30 Tage vorläufig gespeichert. Kommt es während dieser Zeit zu einer Datenanforderung, werden die Daten nach einer vorherigen erfolgreichen Plausibilitätsprüfung an den Prüfenden weitergeleitet. Andernfalls werden die Daten bei der DSRV gelöscht.
Rückmeldung an den Arbeitgeber zur erfolgten Prüfung
Grunddaten für die Berichtigung von Meldungen nach der DEÜV
Bei beitragsrechtlichen Prüffeststellungen mit melderelevanten Entgeltdifferenzen stellt die Deutsche Rentenversicherung den Arbeitgebern maschinell Grunddaten für die Berichtigung der Meldungen nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) zum Abruf zur Verfügung. Die Arbeitgeber werden in einem Bescheid auf die bei der Datenstelle der Rentenversicherung bereitgestellten Datensätze für Meldekorrekturen hingewiesen.
Sie müssen die Korrektur der fehlerhaften Meldung(en) jedoch selbst veranlassen.
Diese Bereitstellung von Grunddaten zur Berichtigung der Meldungen erfolgt aber nur bei Betriebsprüfungen nach § 28p Abs. 1 Satz 1 SGB IV und nach § 28p Abs. 1 Satz 3 SGB IV. Es werden zudem nur Jahresmeldungen (Meldegrund 50), Unterbrechungsmeldungen (Meldegrund 51 bis 53), sonstige Entgeltmeldungen (Meldegrund 54, 55, 57), Abmeldungen (Meldegrund 30 bis 49) und Meldungen in Insolvenzfällen (Meldegrund 70 bis 72) berücksichtigt.
Ergebnis der Prüfung
Den Arbeitgebern wird das Ergebnis der Prüfung sowohl zum elektronischen Abruf bereitgestellt als auch per Post zugesandt. Maßgebend für die Zustellung (Ordnungsmäßigkeit und Zeit) ist der postalische Versand.
Nach Abschluss der Prüfung werden die übermittelten Daten in den Systemen der Deutschen Rentenversicherung gelöscht.
Stornierung von Datenlieferungen durch den Arbeitgeber
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, eine Datenlieferung im euBP-Verfahren zu stornieren. Anschließend können sie in einer zweiten Sendung korrigierte Daten übermitteln.
Pamela van den Hövel
