1x1 der Entgeltabrechnung : Eintritt von Arbeitnehmern

Kennzeichen Hauptarbeitgeber

Das Feld „Hauptarbeitgeber“ oder „1. Arbeitgeber“ signalisiert dem System, dass die Hauptlohnsteuerklasse vergeben werden muss. Auf der Elster-Datenbank wird es keine Prüfung geben. Ist kein Hauptarbeitgeber vorhanden und die Anmeldung erfolgt ohne das Kennzeichen, wird die LSt-Klasse VI vergeben. Alle weiteren ELStAM werden mit übersandt.

Melderechtliches Geburtsdatum

Zu berücksichtigender Freibetrag bei LSt-Klasse VI

Da die Lohnsteuer nur der Abschlag auf die Einkommensteuer ist, sollten die monatlichen Lohnsteuerbeträge in einem Jahr möglichst nahe an die Einkommensteuer herankommen. Die Lohnsteuerklasse VI wird allerdings ohne Freibeträge gerechnet, so dass es zu einer zu hohen Steuer kommen kann. Um diesen Nachteil bereits bei der monatlichen Entgeltabrechnung auszugleichen, konnte bei LSt-Kl. VI ein Freibetrag eingetragen werden, jeweils in Höhe des zu versteuernden Einkommens, und bei LSt-Klasse I wurde ein entsprechender Hinzurechnungsbetrag eingetragen. Im ELStAM-Verfahren wird dieser Freibetrag nicht automatisch übermittelt. Er wird vom Finanzamt in einer Summe eingetragen und der Arbeitgeber muss beim Abruf der ELStAM mit angeben, wie hoch der abzurufende Freibetrag sein soll. Diese Information muss er vom Arbeitnehmer bekommen. Alternativ können Arbeitnehmer der Finanzbehörde mitteilen, welcher Arbeitgeber den Freibetrag in der Steuerklasse VI erhalten soll. Somit entfällt die Notwendigkeit, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über den Freibetrag informieren muss und dieser eine Ab- und Anmeldung zum Abruf des Freibetrages vornehmen muss.

Vorsicht: Diese Regelung gilt nur bei LSt-Klasse VI, bei allen anderen LSt-Klassen wird der Freibetrag automatisch mitgeliefert.

Datum für ELStAM-Anmeldung ohne Eintritt

Dieses Datum wird benötigt, um Arbeitnehmer anzumelden, die vorher keinen echten Austritt hatten. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber arbeitet.

Datum für ELStAM-Abmeldung ohne Austritt

Dieses Datum wird benötigt, um Arbeitnehmer steuerlich abzumelden, bei denen das arbeitsrechtliche Beschäftigungsverhältnis jedoch bestehen bleibt. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber arbeitet.

Referenzdatum

Das Referenzdatum ist ein neues Datenfeld zur Identifikation des Datenabrufs. Über dieses Datum wird bei einer Abmeldung der Bezug zum richtigen Datensatz hergestellt. Beim Einstieg in das Verfahren muss das aktuelle Datum als Referenzdatum mit angegeben werden. Nach dem Start des Verfahrens ist das Referenzdatum immer das Eintrittsdatum.

Bildung der ELStAM

Grundlage für die Bildung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) sind die von den Meldebehörden mitgeteilten melderechtlichen Daten, wobei die Finanzverwaltung grundsätzlich an diese melderechtlichen Daten gebunden ist. Zuständig für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist in der Regel das Wohnsitzfinanzamt des unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmers. Ändert sich der Familienstand eines Arbeitnehmers, z. B. durch Eheschließung, Begründung einer Lebenspartnerschaft, Tod des Ehegatten/Lebenspartners oder Scheidung, führt dies automatisch dazu, dass die nach Landesrecht für das Meldewesen zuständigen Behörden die melderechtlichen Änderungen des Familienstandes an die Finanzverwaltung übermitteln.

Rückmeldung der ELStAM

Der ELStAM-Datensatz beinhaltet folgende Informationen:

• Steuer-ID des Arbeitnehmers
• Datum der Bereitstellung
• Datum „gültig ab“
• Steuerklasse
• bei Anwendung des Faktorverfahrens der Minderungsfaktor zur Steuerklasse IV
• Religion des Steuerpflichtigen
• ggf. auch Religion des Ehegatten/Lebenspartners
• Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag
• Anzahl Kinderfreibetrag

Nach erfolgreichem ELStAM-Abruf hat der Arbeitgeber die abgerufenen ELStAM grundsätzlich für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anzuwenden und im Lohnkonto aufzuzeichnen. Der Datensatz enthält nur dann ein Kirchensteuermerkmal, wenn in dem Bundesland des Arbeitgebers Kirchensteuer einbehalten werden muss.

Aktionen beim Eintritt (Fortsetzung)

1. Positivliste auf Elster-Datenbank: Hat der Arbeitnehmer eine Positivliste auf der Elster-Datenbank eingerichtet, muss er den Arbeitgeber zulassen.
2. Anmeldung nach Eintrittsdatum: Eine Anmeldung kann erst nach dem Eintrittsdatum erfolgen. Evtl. ist ein Wiedervorlagedatum zu erfassen. In Zukunft soll es möglich sein, die Anmeldung vorher durchzuführen (Zukunftsmeldung).
3. Anmeldung auf Elster-Datenbank: Der Arbeitgeber meldet den Mitarbeiter auf der Elster-Datenbank an und übermittelt die Steuer-ID und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers sowie die Steuernummer des Arbeitgebers. Sollte ein Dienstleister die Payroll ausführen, ist dessen Steuernummer zu melden. Dabei ist zu beachten, dass Unternehmen häufig mehrere Steuernummern erhalten (für Umsatzsteuer, für Lohnsteuer, für Körperschaftssteuer). Für die Teilnahme an ELStAM muss die Steuernummer verwendet werden, mit der auch die Lohnsteueranmeldung übermittelt wird.
4. Benachrichtigung über Datenbereitstellung: Der Arbeitgeber (Dienstleister) erhält eine E-Mail, dass die Daten bereitstehen.
5. Datenabruf und Integration: Der Arbeitgeber ruft die Daten ab und spielt sie in sein System ein. In der ELStAM-Datenbank kann eine falsche Anmeldung (derzeit) nicht storniert werden. Um eine mit falschem Datum vorgenommene Anmeldung zurückzunehmen, ist gegenwärtig nur der Weg über eine Abmeldung am gleichen Tag möglich. In diesem Fall wird aber in der Datenbank ein steuerliches Arbeitsverhältnis von einem Tag gespeichert. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass mit der Anmeldung automatisch beim alten Arbeitgeber eine Abmeldung vorgenommen wird. Diese muss korrigiert werden.

Beispiel

1. Arbeitnehmer soll zum 01.04. eingestellt werden.
2. Neuer Arbeitgeber (AG) – meldet den Arbeitnehmer (AN) zum 01.04. an und erhält LSt-Klasse I.
3. Alter Arbeitgeber (AG) – hat noch nicht abgemeldet und erhält für April die LSt-Klasse VI.
4. Neuer AG – Personalabteilung informiert, dass AN erst am 01.05. beginnt.
5. Neuer AG – Abmeldung des AN zum 01.04. – damit AV von 1 Tag.
6. Alter AG – meldet den AN zum 01.04. ab.
7. Alter AG – meldet den AN zum 02.04. an – bekommt LSt-Klasse I.

Sozialversicherungsausweis

Allgemeines

Der Rentenversicherungsträger verschickt an alle Versicherten einen Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis). Dieser enthält die Versicherungsnummer und die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Da der Ausweis nicht fälschungssicher ist, wurde die Mitführungspflicht zum 31.12.2008 abgeschafft. Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz ist die Einführung eines maschinell auslesbaren SV-Ausweises beschlossen worden. Allerdings ist dieser noch nicht umgesetzt.

Mitführungspflicht von Personaldokumenten

Der SV-Ausweis ist für eine Prüfung nicht ausreichend und wird daher nicht für Prüfungszwecke herangezogen. Arbeitnehmer, die in den nachstehend genannten Branchen arbeiten, müssen Personaldokumente mitführen. Dies kann der Personalausweis oder der Pass sein. Ein Führerschein wird nicht akzeptiert. Der Arbeitgeber muss seine betroffenen Arbeitnehmer über die Mitführungs- und Vorlagepflicht informieren. Der Nachweis über die Information ist den Lohnunterlagen beizulegen. Unterlässt der Arbeitgeber die Information oder kann er sie nicht nachweisen, können Bußgelder erhoben werden (bis 1.000 Euro). Haben Arbeitnehmer ihre Personalpapiere nicht dabei, kann ihnen ein Bußgeld (bis 5.000 Euro) drohen. Branchen, in denen die Arbeitnehmer ihre Personaldokumente mitführen müssen:

• Bau
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderung
• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
• Fleischwirtschaft