Gesamtheitliche HR-Prozesse : Der Schlüssel zum Erfolg!

Der gesamte Bereich des Personalwesens sollte daher Teil des strategischen Managements sein, dem jedes Unternehmen große Aufmerksamkeit zukommen lassen sollte.

Aber wie eine praktikable und bezahlbare Lösung finden? Muss jedes Unternehmen für sich „das Rad“ neu erfinden und sehr hohe Investitionen in Kauf nehmen? Nein!

Nehmen wir als Beispiel das Recruitment. Ausgehend von der Stellenanforderung über die Publizierung der Stelle mit eigener Layout-Gestaltung z. B. auf der Homepage Ihres Unternehmens, über die Auswahl der Bewerber*in bis hin zur automatisierten Übernahme der Daten in die Lohnabrechnung sind die Prozesse in 90 Prozent der Fälle bei allen Unternehmen vergleichbar.

Daher haben fortschrittliche Lösungsanbieter den Bedarf erkannt und leistungsstarke und effizient arbeitende Prozesslösungen für alle Aufgaben des Personalwesens in ihre Lösung aufgenommen. Der große Vorteil für Sie liegt hierbei in der schnellen und kostengünstigen Implementierung und Einführung der Lösung sowie in der Sicherheit, die neuen HR-Prozesse und Anforderungen professionell und praktikabel abwickeln zu können.

Wissen ist eine wertvolle Ressource

Wissen ist nicht nur in der heutigen Wirtschaft als Wert und Produktionsfaktor eine wertvolle Ressource, sondern der entscheidende Wettbewerbsvorteil. In allen Bereichen (Industrie, Handel und Handwerk) reduziert sich stetig die Anzahl der Beschäftigten. Die Folge davon ist die Verlagerung von immer mehr Kenntnissen und Wissen auf immer weniger Mitarbeiter. Aufgrund dieser Tatsache sind die Mitarbeiter mit ihren Kompetenzen und ihrem Wissen für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens von höchster und sogar entscheidender Bedeutung.

Die Ist-Situation in den Firmen

In den klassischen, mittelständischen Betrieben ist der Personalbereich sehr häufig nur auf die Entgeltabrechnung ausgerichtet und/oder es gibt Insellösungen für einzelne Bereiche des Personalmanagements.

In Zukunft werden aber gerade diese Bereiche maßgeblich sein für die Gesamtdarstellung und den Erfolg eines Unternehmens im wirtschaftlichen Umfeld.

Natürlich muss man die Grundsatzentscheidung, HR neu zu strukturieren, erst einmal treffen und, ganz wichtig, auch ein Budget dafür zur Verfügung stellen.

Erfolgreiche Unternehmen haben die strategische Bedeutung ihrer HR-Abteilung längst erkannt, dies sowohl für die Ausrichtung des Unternehmens im Markt als auch für die Auswahl von Bewerbern bzw. ihren zukünftigen Mitarbeitern.

Dementsprechend handeln diese Unternehmen. Eine bewährte Methode ist die klare Fokussierung auf die Kernkompetenzen, wie es in vielen anderen Unternehmensbereichen längst Standard ist. Aus diesen Gründen lagern immer mehr Firmen klar definierte HR-Prozesse, wie z. B. die klassische Personalabrechnung, aus. Sie richten ihre Arbeit auf das Personalmanagement aus und somit auf die wertschöpfenden Prozesse wie etwa Personalentwicklung, Skill-Management, Weiterbildung und Rekrutierung.

Aber wie finden Sie Ihre gesamtheitliche HR-Lösung?

Bevor wir in die einzelnen Aufgabengebiete einsteigen, gilt es, den Markt nach einem kompetenten Lösungsanbieter für die gesamte Prozesskette des Personalwesens zu erkunden. Praxisgerechte, intuitiv zu bedienende und bezahlbare Lösungen sind das Gebot der Stunde.

Nicht große Namen, sondern die HR-Dienstleister sind gefragt, die, wie wir, den Schritt vom Softwarelieferanten zum Lösungsanbieter bereits vollzogen haben.

Neben einer HR-Komplettlösung, die vom Recruitment über die Entgeltabrechnung und Personalzeitwirtschaft bis hin zum HR-Management reicht, sollte der Komplettanbieter alle Lösungen sowohl als Inhouse- als auch als Outsourcing-Lösung in unterschiedlicher Servicetiefe zur Verfügung stellen können.

Informieren Sie sich bei Kunden des Anbieters über die dort realisierten Projekte, denn so können Sie am einfachsten wichtige Informationen und Entscheidungskriterien für Ihre Auswahl erhalten. Gerade in Ihrem neuen Aufgabenumfeld, das sich höchst dynamisch weiterentwickelt, ist es für die Personaler wichtig, einen anspruchsvollen Sparringspartner zu haben, der seine Erfahrung aus vielen realisierten Projekten weitergibt.

Auch die Aspekte Sicherheit und Qualität spielen angesichts der hochsensiblen Personaldaten eine Hauptrolle bei der Auswahl des zukünftigen Outsourcing-/HR-Partners. Die BRD ist führend, wenn es um Sicherheit und Qualität im Outsourcing geht.

Und hier haben nicht nur der Markt, sondern auch die Verbände reagiert.

Als herausragendes Beispiel sei der Bundesverband IT-Mittelstand (BITMi) genannt. Er vergibt das Zertifikat „Software Hosted in Germany“. Für jedes Unternehmen, das Outsourcing anbietet, ein absolutes Muss.

Unternehmen, die sich diesem strengen Zertifizierungsverfahren gestellt haben, bieten Ihnen zertifizierte Sicherheit durch kontrollierte Prozesse.

Allein der Standort des Rechenzentrums hat schon eine besondere Bedeutung. Er muss innerhalb der BRD liegen, damit Ihre Daten das Hoheitsgebiet niemals verlassen und somit zu 100 Prozent der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)und den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) unterliegen.

Viele internationale Anbieter haben mit diesem Punkt ein größeres Problem, da sie dies nicht gewährleisten können. Darüber hinaus ist es für Sie ein weiteres Sicherheitskriterium, wenn der zukünftige Partner seine Prozesse und Abläufe durch Wirtschaftsprüfungstestate manifestiert hat. Und wenn er dann noch das Siegel des Bundesverbandes der IT-Sachverständigen und Gutachter e. V. als „Geprüfter Auftragsdatenverarbeiter“ vorweisen kann, haben Sie den Gipfel des Möglichen und Prüfbaren erreicht.

Richten wir unser Augenmerk auf die einzelnen Personalprozesse, so sind einige Grundregeln zu beachten. Von Beginn an sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, alle administrativen Arbeiten wie doppelte Datenpflege, manuelle Übergabe von Daten an weiterführende Systeme etc. auf ein Minimum zu beschränken.

Bereits beim Recruitment muss der Hebel angesetzt werden, damit bei der Einstellung der Mitarbeiter nur noch die speziellen Zusatzinformationen im jeweiligen Fachbereich wie Entgeltabrechnung oder Personalmanagement hinzugefügt werden müssen.

Nehmen wir die Besetzung einer neuen Stelle. Im klassischen Prozess beginnt dies mit einer Stellenanforderung und Freigabe, nach durchlaufendem Genehmigungsprozess durch die Vorgesetzten. Leistungsstarke Personalmanagementlösungen liefern Ihnen hier bereits im Standard alle Funktionalitäten, um z. B. durch Kopierfunktionen eine vorhandene Stelle schnell und unkompliziert in eine Stellenanforderung mit allen Merkmalen aufzubereiten.

Bei den automatischen Weiterleitungsfunktionen zur Genehmigung, natürlich mit Wiedervorlagefunktion sowie graphischer Prozessstatuskontrolle, sollten Sie softwaretechnisch unterstützt werden. Nach der Genehmigung wird mit geringem Aufwand per Programm eine Stellenausschreibung generiert und publiziert. Dies kann sowohl im Intranet, Internet als auch bei Spezialanbietern wie Xing oder LinkedIn in den hierfür vorgesehenen Bereichen erfolgen.

Dieser Prozess, einmal eingerichtet und definiert, versetzt die Personaler in die Lage, komplett eigenständig, ohne z. B. die Hilfe der jeweiligen Marketingabteilung, die Stelle zu veröffentlichen. Hier geben Sie den Bewerberinnen bzw. dem Bewerber natürlich die Möglichkeit, ihre Daten elektronisch einzustellen bzw. Unterlagen hochzuladen.

Nach Sichtung der Bewerbung durch die Personalabteilung erfolgt die elektronische Weiterleitung an die jeweiligen Fachbereiche. Natürlich mit Wiedervorlage, Remindern und definierten Prozessschritten. Sie reichen von der Einladung des Bewerbers zu einem Vorstellungsgespräch bis hin zu einer Terminvereinbarung oder der Erstellung eines Gesprächsleitfadens etc. Besonders hier helfen Ihnen standardisierte Formschreiben/E-Mails, eine Reihe von Abläufen zu vereinfachen. Bei der Einstellung des Bewerbers/der Bewerberin erfolgt die automatische Übergabe in den nächsten Bereich der PMS-Lösung und der Onboarding-Prozess beginnt. Parallel hierzu stehen die Daten für die Entgeltabrechnung bzw. die Zeitwirtschaft zur Verfügung und können ggf. noch komplettiert werden. Aufgrund der Stellenanforderung ist die Zuordnung in der Organigrammstruktur bereits vorgegeben. Durchzuführende Schulungen wie Sicherheitsunterweisungen oder not wendige Ausstattungsartikel wie Laptop, Handy oder auch Sicherheitsschuhe werden ebenso elektronisch abgewickelt wie die Ablage der neuen Dokumente in der digitalen Personalakte. Ebenso wird die gesamte Personalentwicklung, nicht zuletzt im Abgleich mit dem Stellenprofil, durch planbare und kontrollierte Weiterbildung von einer ausgereiften HR-Lösung softwaretechnisch komplett unterstützt – anhand von Skill-Listen/Vorlagen und der individuellen Zuordnung der Skills zu den jeweiligen Mitarbeitern, natürlich mit Skill-Diagrammen, Skill-Trees und der graphischen Darstellung zur Über und Unterdeckung.

Die Handlungsbereiche des Personalwesens (PWS):

Ein weiterer wichtiger Bereich sind die Personalgespräche, bei denen eine gemeinsame Standortbestimmung erfolgt. Getroffene Vereinbarungen über gewünschte oder erforderliche Weiterbildungsmaßnahmen bis hin zu Benefit-Vereinbarungen und Karriereplanung sollten, wie alle notwendigen Prozessschritte, ebenfalls softwaretechnisch unterstützt werden. Allein die Nutzung einer digitalen Personalakte, in der alle Dokumente des Mitarbeiters, wie Zertifikate, Zeugnisse, Lohnabrechnungen etc., zentral zur Verfügung stehen, führt zu einer erheblichen Prozessverbesserung. Ein wichtiges Hilfsmittel in vielen Bereichen ist eine integrierte Textverarbeitung mit individuellen Formschreiben, Textbausteinen und Gesprächsbögen. Sie reduziert die administrative Verwaltungsarbeit auf ein Minimum.

Wie behält man den Überblick und die Kontrolle über alle diese Prozessschritte, Maßnahmen und Termine?

Jeder Bereich, ausgehend von der Geschäftsführung, den Personalern oder den Vorgesetzen, sieht in seinen individuellen Dashboards die individuellen Zahlen und Fakten, graphisch aufbereitet und mit DrilldownFunktion bei offenen Fragen. Dies können für den Rekrutierungsverantwortlichen z. B. offene Bewerbungen, Rücklaufquote bzw. Bewerbungskosten sein, für die Geschäftsführung die Übersicht von alter und neuer Struktur im Unternehmen oder die Personalkostenentwicklung oder, oder, oder …

Ein Data Warehouse liefert im Hintergrund alle Daten aktuell und in den unterschiedlichsten Darstellungsformen.

Gerade für die Internationalisierung und/oder auch für die jüngere Generation von Mitarbeitern spielen mobile Lösungen eine große Rolle. Es muss z. B. dem Monteur oder Außendienstmitarbeiter möglich sein, seine Arbeitszeiten mit seinem Handy von unterwegs zu erfassen oder über ein geeignetes Web-Portal im Employee Self Service seinen Urlaubsantrag elektronisch abzugeben bzw. seine eigenen Stammdaten ändern zu können oder auch seine Lohnabrechnung im Self-Service-Bereich abrufen zu können. Auch dies gehört bei einer modernen Lösung zum Standardleistungsumfang.

Fazit

Es ist die Zeit des Handelns gekommen, um die Position des Unternehmens im Markt, bei Bewerber*innen oder Mitarbeiter*innen zu halten, zu festigen und auszubauen. Die großen Konzerne haben dies längst erkannt und agieren entsprechend. Seriöse gesamtheitliche Lösungsanbieter bieten Ihnen nicht nur eine softwaretechnische HR-Komplettlösung, sondern auch ihr Knowhow für die Umsetzung an. Handeln Sie, und sichern Sie sich Ihren Vorsprung im Wettbewerb!

Lothar Steyns, Geschäftsführer SUMMIT