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Entsendebescheinigung A1 : Der Stand der Dinge

Bis vor etwa zwei Jahren war die Bescheinigung über die Weitergeltung der deutschen Rechtsvorschriften bei Entsendungen nur für wenige Fachleute ein Thema. Dann – der EU-Entsenderichtlinie sei Dank – bekam das Thema eine gewisse Dynamik. Standen doch nun plötzlich verstärkt Kontrollen im Raum, ob bei der Entsendung denn immer alles wirklich nach Vorschrift ablief. Wobei die Entsenderichtlinie im Prinzip mit der A1-Bescheinigung gar nichts zu tun hat.

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Geschäftsreisender unterwegs: Eine Person im Anzug mit einem Rollkoffer geht einen modernen Korridor entlang, möglicherweise in einem Flughafen oder Bürogebäude.

Hinzu kam, dass per Gesetzesänderung die Beantragung der Bescheinigung auf neue Beine gestellt wurde: Aus dem Papierantrag wurde der elektronische Antrag. Zuerst auf freiwilliger Basis für die Unternehmen, schließlich musste das neue Verfahren ja erst einmal installiert und getestet werden. Dann kam ab 01.01.2019 die Pflicht zur elektronischen Antragstellung, immerhin noch mit einer Übergangszeit für Einzelfälle bis zum 30.06.2019. Aber dann wurde es ernst: Die Krankenkassen nahmen nur noch elektronische Anträge entgegen.

Organisationsprobleme

Die betroffenen Unternehmen hatten – und haben zum Teil noch immer – Probleme, die neuen Anforderungen in ihre Organisation einzubinden. Denn die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt im Rahmen des bewährten DEÜV-Meldeverfahrens aus dem geprüften Gehaltsabrechnungsprogramm heraus.

Die Entsendungen werden aber häufig an völlig anderer Stelle im Unternehmen veranlasst und entschieden. Interne Abläufe mussten verändert werden, um die rechtzeitige Beantragung der Bescheinigung im Vorfeld einer Entsendung sicherzustellen – ein Prozess, der längst noch nicht überall erfolgreich durchgeführt wurde.

Hilfe gab und gibt es durch die Nutzung von sv.net. Damit kann prinzipiell jeder im Unternehmen berechtigt werden, den elektronischen Antrag abzusetzen – ohne Zugriff auf das Gehaltsabrechnungsprogramm zu bekommen, was neben Datenschutzproblemen auch hohe Lizenzierungskosten verursachen könnte.

Eile tut not, denn die Krankenkassen haben drei (Arbeits-)Tage Zeit für die Entscheidung über den Antrag – bei sehr kurzfristigen Entsendungen eine zu lange Zeitspanne, zumal längst nicht alle Kassen diese Frist einhalten, wofür es ab 2020 eine praktikable Lösung gibt (siehe unten).

Änderungen ab 1. 1. 2020

Die ersten Erfahrungen mit der elektronischen Übermittlung der Anträge haben dazu geführt, dass es in den notwendigen und abzufragenden Angaben beim Antrag einige Anpassungen gegeben hat, die zum 01.01.2020 wirksam geworden sind:

Anschrift des Arbeitnehmers: Bisher blieb es dem Arbeitgeber überlassen, ob er als Anschrift des Beschäftigten die (inländische) Wohnadresse oder die Adresse am Beschäftigungsort angegeben hat. Das führte im Einzelfall zu Problemen, da – insbesondere bei Drittstaatsangehörigen – vom Wohnsitz abhängig ist, ob der Beschäftigte unter den persönlichen Geltungsbereich der EU-Verordnung 883/2004 fällt. So ist eine eindeutige Beurteilung ohne Rückfragen möglich.

Krankenkasse: Bei der Frage nach der zuständigen Krankenkasse ist nur noch die Angabe der Betriebsnummer der Kasse erforderlich. Name und Anschrift werden nicht mehr angegeben.

Zuständigkeitsabgrenzung: Bis Ende 2019 wurden noch Name und Anschrift der privaten Krankenversicherung und der berufsständischen Versorgung abgefragt. Durch die automatische Zuständigkeitsabgrenzung im Abrechnungsprogramm und die damit verbundene Adressierung an die jeweilige Annahmestelle sind diese Angaben nicht mehr erforderlich.

Befristung: Anstelle der Angabe, ob die Entsendung befristet ist, müssen jetzt Beginn und Ende der Entsendung eingetragen werden. Ohne Befristung handelt es sich nicht um eine Entsendung im Sinne der Sozialversicherung.

Anzahl der Beschäftigungsstellen: Die Anzahl der möglichen Beschäftigungsstellen im Ausland wird von vier auf elf erhöht. Die Angabe „keine feste Beschäftigungsstelle“ ist weiterhin möglich.

Beschäftigungsstaat: Die Angabe des Beschäftigungsstaates wurde maschinell auf die EWR-Staaten und die Schweiz begrenzt. Für andere Staaten ist das elektronisch (bisher) nicht vorgesehen, es war aber eine entsprechende Eingabe möglich. Durch die Begrenzung sollen Fehler und eine längere Bearbeitung verhindert werden.

Neu ist die Möglichkeit, bei Stellung des Antrags auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung über das Programm den Ausdruck einer Bestätigung über den Antrag zu erstellen. Gerade bei sehr kurzfristigen Entsendungen in Länder mit großem Prüfungsdruck hilft diese Möglichkeit den Unternehmen sehr. Die Bestätigung ist ausreichend, um Ärger mit den ausländischen Behörden zu vermeiden. Allerdings muss ggf. die A1-Bescheinigung später noch nachgereicht werden.

Und das ist in Planung

Ab 2021 muss die A1-Bescheinigung nicht mehr ausgedruckt werden. Vielmehr kann sie in elektronischer Form an den Beschäftigten weitergegeben werden.

Bei einer regelmäßigen Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten kann die A1-Bescheinigungen für einen längeren Zeitraum (von bis zu fünf Jahren) ausgestellt werden. Zuständig dafür ist die DVKA. Derzeit sind Antrag und Bescheinigung noch papiergebunden. Ab 2021 soll auch dieses (Teil-)Verfahren elektronisch abgewickelt werden.

Gleiches gilt für die Bescheinigung im Falle einer Ausnahmevereinbarung. Diese wird zwar schon elektronisch beantragt, die Bescheinigung wird aber noch in Papierform ausgestellt. Ab 2021 soll auch damit Schluss sein.

Bisher ist noch nicht klar geregelt, dass auch Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes das elektronische Verfahren nutzen müssen. Die Rechtslage war nicht eindeutig. Ab 2021 soll auch für diese Arbeitgeber das elektronische Verfahren verpflichtend sein.

Damit die Neuerungen termingerecht umgesetzt werden können, beabsichtigen die Sozialversicherungsträger, spätestens im Februar 2020 die Änderungen abschließend in die Gemeinsamen Grundsätze einzuarbeiten. So sollen die Softwareersteller ausreichend Zeit für die Umsetzung bekommen.

Leider noch nichts Neues …

Es war in der Diskussion und hat im letzten Jahr zu einigen Irritationen geführt: Die EU-Kommission wollte für die Notwendigkeit von A1-Bescheinigungen Geringfügigkeitsgrenzen festlegen, damit nicht bei Entsendungen von einem oder wenigen Tagen eine Bescheinigung erforderlich ist. Das Vorhaben war aber in der Diskussion auf wenig Gegenliebe gestoßen. Es gibt also bis auf weiteres eine solche Geringfügigkeitsgrenze nicht! Ob und wann es eine neue Initiative in diese Richtung geben wird, ist derzeit völlig offen.

Jürgen Heidenreich

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