Im Gespräch mit Markus Stier : Helden des Alltags
Vieles bricht derzeit ein Stück weit zusammen oder wird dezimiert – doch die Entgeltabrechnung muss insbesondere in Zeiten von Kurzarbeit und Unsicherheit funktionieren. LOHN+GEHALT sprach mit dem Entgeltexperten Markus Stier über die speziellen Herausforderungen für die Payroll in Zeiten von Covid-19. Markus Stier ist Payroll-Fachreferent und Berater sowie Leiter des renommierten Payroll-Fachrates „alga-Competence-Center“ von DATAKONTEXT.
Herr Stier, die besondere Lage der Entgeltabrechnung gilt auch in Corona-Zeiten, denken wir allein an das Infektionsschutzgesetz (IfSG) und die sich daraus ergebenden Handlungsnotwendigkeiten oder an den komplexen Bereich der Kurzarbeit. Wo sehen Sie mit Blick auf Covid-19 die größten Herausforderungen?
Ich sehe die Herausforderung vielmehr in der veränderten Arbeitsstruktur. Im Umgang mit neuen Handlungsfeldern oder gesetzlichen Neuregelungen sind wir geübt. Allerdings ist in den letzten Wochen deutlich geworden, wie schwierig die tägliche Arbeit von zu Hause ist. Das fängt mit den technischen Voraussetzungen an, denken Sie an den uneingeschränkten Zugriff auf Daten, bis hin zu datenschutzrechtlichen Fragen. Das Virus zwingt uns zum Umdenken. Wir hatten allerdings keinen Vorlauf. Die Umsetzung musste von heute auf morgen erfolgen, und dies ist in unserem Bereich nicht einfach. Dazu kommt, dass gerade viele Handlungsfelder im Team besprochen bzw. abgestimmt werden. Auch dies ist zurzeit nur sehr eingeschränkt möglich. Die Kommunikation mit den Kunden und die Bearbeitung von Nachfragen sind weitere Punkte. Erschwerend kommt dazu, dass uns wöchentlich gesetzliche Änderungen und Neuregelungen erreichen. Diese müssen implementiert und umgesetzt werden – in Zeiten von Homeoffice eine echte Herausforderung. Und was heute beschlossen wurde, wird morgen schon wieder ergänzt, geändert, neu gefasst.
Herausforderungen beinhalten immer auch Fallstricke. Welche Fallstricke sind die wichtigsten?
Ich sehe die größten Fallstricke in der aktuellen Situation in der Kommunikation und Umsetzung der Neuregelungen innerhalb der Teams. Allein in den letzten Wochen erreichten uns Maßnahmen zur Erleichterung des Bezugs von Kurzarbeitergeld. Mit dem Sozialschutzpaket I wurden Änderungen beim Hinzuverdienst für systemrelevante Branchen eingeführt. Der Entwurf für das Sozialschutzpaket II sieht nun wieder vor, auf die Beschränkung zu verzichten. Dann soll das Kurzarbeitergeld gestaffelt erhöht werden. Zwischen dem Beschluss der Gesetze und deren Umsetzung in der Praxis liegen häufig noch Welten. Gerade das Thema Kurzarbeit macht aber auch deutlich, dass viele Entgeltabrechner bisher keine oder nur wenig Berührung mit dem Thema hatten. Jetzt muss es vom einen auf den anderen Tag umgesetzt werden. Zum Teil fehlt wichtiges Grundlagenwissen. Mich erreichen noch heute täglich Fragen zur Ermittlung des Soll- und Ist-Entgelts. Allein das Beispiel der Entschädigung für die fehlende Kinderbetreuung nach § 56 Abs. 1a IfSG zeigt in aller Deutlichkeit, dass eine gesetzliche Idee nicht mal eben in die Praxis umgesetzt werden kann. Die Fehlzeiten und die beitragsrechtliche Behandlung haben uns bei diesen Beispielen aufgezeigt, dass man bei der Umsetzung schnell an seine Grenzen stößt.
Gerne unterschätzt wird ja gerade in der aktuellen Lage die Tatsache, dass es auch ein Ende der Krise geben wird und beispielsweise das Thema Kurzarbeit wieder heruntergefahren werden muss. Worauf muss bei der Rückabwicklung geachtet werden?
Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben in dieser Zeit schnell reagiert und an pragmatischen Lösungen gearbeitet. Allerdings sind auch Begehrlichkeiten geweckt. So wird politisch schon über einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice nachgedacht. Das stellt Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen, denn natürlich müssen die speziellen Corona-Maßnahmen zu gegebener Zeit auch wieder zurückgefahren werden, zu guten Teilen sicher auch das regelmäßige Arbeiten von zu Hause aus. Mancher Arbeitnehmer wird sich hier Fragen stellen und womöglich nicht mehr auf Homeoffice oder die aktuelle Sonderzahlung in Höhe von steuerfreien 1.500 Euro verzichten wollen. Maßnahmen müssen erklärt werden und bei der Vielzahl der derzeitigen Maßnahmen wird das schwierig. Die Krise zeigt aber auch: Wir sind flexibel und gehen sicherlich gestärkt aus dieser Zeit hervor.
Stimmt mein Eindruck, dass gerade in den aktuellen Zeiten selbstständige Payroll-Manager besonders gefragt sind, weil viele Betriebe jetzt sogar noch Verstärkung in diesem Bereich brauchen?
Die Krise zeigt auch ganz klar die Schwachstellen und deckt schonungslos die Fehler auf. Die dezentrale Struktur macht eine klare Führung notwendig. Fehlende Führung und fehlende Prozesse führen zu Unsicherheiten bei den Mitarbeitern. Da ist der Blick von oben gefragter denn je und die Einführung von Prozessen hätte schon gestern statt heute abgeschlossen sein müssen. Der selbstständige Payroll-Manager kann hier kurzfristig Lücken schließen und auch Ideengeber sein. Das ist gerade in dieser Zeit ein sinnvolles Instrument.
Wie steht es um das Thema Pfändung in diesen Zeiten? Ist hier mit einer Zunahme zu rechnen?
Das Thema Pfändung ist schon immer wichtig gewesen. Ob die Krise zu einer Zunahme führt, vermag ich nicht zu beurteilen. Allerdings steht fest, dass bei so manchem Arbeitnehmer nach Monaten der Kurzarbeit mit einem erheblichen Entgeltausfall und einer späteren Versteuerung im Rahmen des Progressionsvorbehalts die Krise auch finanziell nachwirken wird. Das kann zu einer Zunahme führen.
Wie geht es Ihnen persönlich im Augenblick? Präsenzschulungen und ähnliche Dinge sind für einen Referenten wie Sie derzeit nicht möglich. Wie gehen Sie mit der Lage um?
Ich musste mich persönlich auf die neue Situation einstellen. Bis zu Beginn der Krise war ich täglich unterwegs und in vielen Unternehmen zu Gast. Dies änderte sich vom einen auf den anderen Tag. Viel Zeit zum Nachdenken bleibt aber bis heute nicht. Die Situation fordert uns alle. Allerdings musste ich auch erkennen, dass die neue Situation besonders kräftezehrend ist. Andererseits ist mir in vielen Gesprächen mit Kunden in den letzten Wochen auch ein besonders positiver Aspekt aufgefallen: Die Unternehmen erkennen den Stellenwert einer funktionierenden Entgeltabrechnung. So mancher Unternehmensleitung fiel ein Stein vom Herzen, als die Entgeltabrechnung meldete: Die Abrechnungstermine werden eingehalten. Dies zeigt, wie anpassungsfähig wir sind.
Alles greift ineinander und hält das große Ganze am Laufen. Aber eines ist auch hervorzuheben: Die Menschen, die täglich ihr Bestes geben, sind die Helden des Alltags. Ich ziehe meine Hut vor so viel Engagement.
Markus Matt