Automatisierte Personalprozesse : Fressnapf digitalisiert den HR-Bereich

Effizienter SAP-Standard

Für das Personalmanagement hat die Zentrale im Jahr 2012 SAP HCM eingeführt. Die Qualitätssicherung der Entgeltabrechnung mit der SAP-Lösung wurde zunächst noch manuell durchgeführt. Dass die regelmäßige Abrechnungsprüfung automatisiert werden sollte, stand jedoch schon allein wegen der schnell wachsenden Mitarbeiterzahl fest. Nachdem sich die Verantwortlichen aus der Personal- und der IT-Abteilung mit dem neuen SAP-System vertraut gemacht hatten, ging es um die Auswahl einer geeigneten IKS-Lösung für SAP HCM.

Centric war im Unternehmen bereits bekannt. Da die anwenderfreundlichen, einfach implementierbaren Add-ons für SAP HCM genau den Vorstellungen des Personalbereichs entsprachen, wurden im Jahr 2013 zunächst die IKS-Tools PLK und PLX von Centric für die Qualitätssicherung der Entgeltabrechnungen eingeführt. Die Digitalisierungsmaßnahme kam zur rechten Zeit: Seit der Inbetriebnahme der Centric-Tools hat sich die Anzahl der damit geprüften Gehaltsabrechnungen der deutschen Gesellschaften von 2.000 auf heute rund 4.000 verdoppelt – und der weitere Anstieg ist aufgrund der erklärten Wachstumsstrategie absehbar.

Schrittweiser IKS-Ausbau

Zusammen mit PLK und PLX wurde auch das Master Data Audit Program MADAP PA für die Kontrolle der Personalstammdaten eingeführt, womit die Stammdaten vor jedem Abrechnungslauf auf ihre Plausibilität geprüft werden. In weiteren Ausbauschritten kamen das Vergleichs- und Berechnungstool VBT2, die Erweiterung des Master Data Audit Program um die OM-Komponente sowie das Audit-Tool PLK_AT für die österreichischen Standorte dazu. Die Einführung weiterer Centric-Tools steht bereits im Raum.

Mit den Centric-Tools hat das HR-Team in Krefeld regelmäßige Qualitätssicherungs- und Reportingprozesse rund um die Entgeltabrechnung etabliert. Insgesamt arbeiten bis zu 20 Anwender regelmäßig mit den Tools. Während die monatliche Prüfung der Entgeltabrechnung mit PLK, PLX und PLK_AT sich auf die deutschen und österreichischen Standorte bezieht, werden mit den Tools MADAP und VBT2 Daten sämtlicher Ländergesellschaften analysiert, die mit SAP arbeiten.

Mit MADAP werden inzwischen die Stammdatensätze von rund 10.000 Mitarbeitern monatlich geprüft. Auch die heterogenen Organisationsstrukturen der verschiedenen Ländergesellschaften wurden mithilfe von MADAP OM harmonisiert. Als Quellsystem für nachgelagerte Systeme gewährleistet das Organisationsmanagement damit nun länder- und themenübergreifend die einheitliche Benennung von Organisationseinheiten sowie eine verlässliche Datenqualität.

Flexibles Personalcontrolling

Die HR-Controller erstellen mit dem VBT-Tool das monatliche Standardreporting. Durch flexible Ad-hoc-Analysen können sie zudem jederzeit spontane Fragestellungen aus der Unternehmensgruppe beantworten. Als wesentlichen Vorteil sieht die HCM-Verantwortliche von Fressnapf, Janine Thiele, dabei die einfache Auswertung verschiedener SAP-Datenquellen in einem Tool.

So können beispielsweise Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten in VBT2 zusammengeführt und gemeinsam mithilfe hinterlegter Formeln, vordefinierter Abfragen und Filter analysiert und aufbereitet werden. Die HR-Controller nutzen VBT2 zur Simulation von Bonus-Berechnungen, zum Reporting internationaler Kennzahlen für das Finanzcontrolling oder zur Simulation der finanziellen Auswirkungen von Vertragsänderungen auf den Forecast und den Jahresplan.

Handfeste Vorteile

Durch die Automatisierung in der Entgeltabrechnung, beim Reporting und bei der Datenpflege spart Fressnapf mit den Centric-Tools erhebliche Zeit für Routinearbeiten ein. Auch die fehleranfällige manuelle Bearbeitung von Excel-Listen hat sich an vielen Stellen erledigt. Die HR-Verantwortlichen können sich jetzt darauf verlassen, dass die Abrechnungen korrekt sind und die Datenqualität stimmt. Ein wichtiger Pluspunkt ist dabei auch das zuverlässige internationale Reporting als Folge der hohen Datenqualität im Organisationsmanagement und in den Stammdaten.

Auch der IT-Bereich weiß die einfache Handhabung der Centric-Tools zu schätzen, sowohl bei der Implementierung als auch im laufenden Betrieb. Die Steuerung und Administration findet komplett intern statt, und bei Fragen steht Centric bereit. Durch regelmäßig von Centric bereitgestellte Updates ist das IKS bei Fressnapf dabei technisch und fachlich immer auf dem neuesten Stand.

„Die Centric-Tools sind einfach implementierbar und können sofort genutzt werden.“

„Mit den modularen Centric- Tools bauen wir schrittweise ein umfassendes IKS für SAP HCM auf.“

„Statt mit aufwendigen SAPQueries und Excel können unsere HR-Controller mit dem Centric-Tool VBT alle SAP-Daten per Mausklick verknüpfen und auswerten.“

Janine Thiele, Consultant SAP HCM, Fressnapf Tiernahrungs GmbH