Digitalisierung und Personalarbeit : Je digitaler, desto mehr – Gewinnfaktor Zeit in der Personalarbeit

Einer der wenigen Gewinner der Krise ist die Digitalisierung. Besonders leicht haben sich in der Pandemie bisher Unternehmen getan, die möglichst viele Prozesse bereits daraufhin umgestellt haben. Das betrifft auch alle administrativen Prozesse – inklusive der Personalarbeit. Das macht Unternehmen nicht nur ortsunabhängig handlungsfähig, es spart auch Zeit – und zwar bis zu zwei Monate.

Digitalisierung hat durch die Pandemie nochmal an Bedeutung gewonnen. Doch selbst in diesen Zeiten steht dabei die Personalarbeit in der Regel weniger im Fokus, denn HR gilt nun mal nicht als die Cashcow in Unternehmen. Sie ist jedoch das Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Firma. Und dadurch nimmt sie gerade in Zeiten, in denen Belegschaften versprengt remote arbeiten oder in Kurzarbeit müssen, eine besondere Rolle ein.

Egal wo, wer und wann – digital vernetzte Personalabteilungen arbeiten besonders effizient.

Wer schon vorher digital gearbeitet hat, wuppt die Umstellung auf Remote-Arbeit leichter. Sämtliche Dokumente sind dann bereits als Datensätze im System vorhanden. Alle Personaler können von überall aus damit arbeiten und niemand muss auf Akten aus der Firmenzentrale zugreifen.

Streng genommen muss man von dort nicht mal mehr die Post holen, denn die Mitarbeiter können ebenfalls alle notwendigen Dokumente digital an die Personalabteilung schicken. Selbst wenn Mitarbeiter in Quarantäne sind, können sie kontaktfrei ihre Krankmeldung einreichen. Urlaube werden digital gemanagt, und wer wo wie viel arbeitet, ob im Homeoffice oder in Kurzarbeit, ist sowohl für die Personalabteilung als auch für die Führungskräfte jederzeit einsehbar.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen: Egal wie groß Ihre Personalabteilung ist, arbeitet sie auch remote problemlos Hand in Hand. So stemmt Ihr Team selbst Herausforderungen wie die Umstellung aufs Kurzarbeitergeld gemeinschaftlich.

Bis zu zwei Monate mehr Zeit – digitale Personalarbeit schaufelt Ressourcen frei.

Gerade in Zeiten, in denen zum Tagesgeschäft noch spezielle Herausforderungen hinzukommen – vom Homeoffice mit Familienanschluss bis hin zur Einarbeitung in komplexe Lohnabrechnungsthemen nach taufrischen Paragrafen –, kann jede Personalabteilung froh über einen zusätzlichen Zeitpuffer sein.

Und dieser kann bis zu zwei Monate ausmachen, wenn die digitalen Tools richtig genutzt werden. Damit das klappt, ist zunächst wichtig, dass die gesamte Arbeit in einem einzigen System stattfindet. Nur so kann ein Remote-Team wirklich sicherstellen, dass keine Fehler durch Systembrüche entstehen und alle immer auf dem exakt gleichen Stand arbeiten.

Wie genau mit digitaler Personalarbeit besagte zwei Monate eingespart werden können, hat Agenda Software in einem kostenlosen Whitepaper vorgerechnet. Darin wird genau belegt, wo die Ersparnis entsteht und wie.

Neue Wege gehen, zur richtigen Zeit – den digitalen Wechsel problemlos vollziehen.

Weiterer wichtiger Faktor: Gerade, wenn sich mitten in der Pandemie herausstellt, dass eine analog-digitale Mischlösung nicht mehr ausreicht oder auch die Zusammensetzung mehrerer digitaler Systeme an ihre Grenzen stößt, muss die Veränderung einfach sein.

Das Team muss sofort mit der neuen Software arbeiten können. Das setzt auch voraus, dass die Daten problemlos eingespielt werden und dass alle Fachkräfte im Umstellungsprozess jederzeit Unterstützung bei der Einarbeitung erhalten.

In guten wie in schlechten Zeiten – den digitalen Wechsel mit dem richtigen Partner angehen

Um diese Punkte umzusetzen, braucht es also ein schlankes System, das einfach zu implementieren und intuitiv zu bedienen ist. Dazu sollten unbedingt noch ein ordentlicher Umzugsservice und ein guter Anwender-Support gehören. Datenschutz und guter Preis verstehen sich von selbst.

Eine Software, die all dies ermöglicht, liefert Agenda. Neben ausgezeichnetem Support genießt man hier ein System, das vom Personal-Portal über das Personalmanagement bis hin zur Lohn- und Gehaltsabrechnung alles bietet.

Digitale Effizienz? Fängt schon beim Urlaubsantrag an

Besonders ertragreich ist die Arbeit mit Agenda bei der Abwicklung von Urlaubsanträgen. Allein hier sparen Unternehmen fast vier Wochen Zeit, wenn sie auf die digitale Lösung umstellen. Das liegt nicht nur daran, dass papierbasierte Prozesse wie Postweg und Ablage wegfallen. Ein wesentlicher Faktor ist auch die direkte Einbindung von Mitarbeitern.

Überall dort, wo es möglich ist, werden die Dokumente den Mitarbeitern digital bereitgestellt, damit diese jederzeit darauf zugreifen können. So verwalten sie zum Beispiel ihre Lohn- und Gehaltsdokumente selbstständig.

Das klingt vielleicht banal, aber das Heraussuchen einer einzigen Lohnsteuerbescheinigung dauert analog etwa 10 Minuten. Erfahrungsgemäß erhält eine Personalabteilung im Laufe des Jahres von etwa der Hälfte der Belegschaft eine Nachfrage zu Lohndokumenten. Das beschäftigt die Personalabteilung einer Firma mit 100 Mitarbeitern schon über einen Arbeitstag lang.

Selbst ist der Mitarbeiter – in der Cloud arbeiten alle zusammen

In Zukunft haben die Mitarbeiter nicht nur ihre Gehaltsunterlagen selbst in der Hand. Alle Dokumente, die in die Personalabteilung und letztlich in die Mitarbeiterakte gelangen sollen, können Angestellte ganz unkompliziert über die Cloud schicken. Dazu gehören zum Beispiel Krankmeldungen. Die fotografiert der Mitarbeiter einfach per Smartphone ab und lädt sie ins Personal-Portal. Ebenso leicht funktioniert das mit Heiratsurkunden, Zertifikaten und anderen Dokumenten, die für die Personalabteilung relevant sind.

Fort Knox statt Wolkenkuckucksheim – so sicher aufbewahrt sind Informationen

Eine Cloud ist nichts anderes als Speicherplatz in einem Rechenzentrum. Dabei ist der Ort, an dem das Rechenzentrum steht, für den Datenschutz entscheidend. Damit Unternehmen sichergehen, dass die Nutzung und Speicherung ihrer Daten immer nach dem bestmöglichen Standard erfolgt, brauchen sie ein Rechenzentrum in Deutschland.

Das Agenda-Rechenzentrum erfüllt diese Standortkriterien und ist darüber hinaus mehrfach zertifiziert. Neben dem digitalen Schutz der Daten bietet es auch physischen Schutz, zum Beispiel vor Feuer, Wasser und Stromausfall.