Im Schatten des TVöD : Öffentlicher Dienst, soziale Einrichtungen und die Herausforderungen an die Personalwirtschaft

Schon immer wirken sich die gesellschaftlichen Entwicklungen auf den Bereich der Personalarbeit aus. Das ist im öffentlichen Dienst genauso spürbar wie in der freien Wirtschaft. Die Personalwirtschaft steht vor vielen Herausforderungen und ist gut beraten, diese anzunehmen und umzusetzen. Der deutsche Arbeitsmarkt hat ein Nachwuchsproblem. Für viele Arbeitgeber wird die Suche nach neuen Talenten zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Für den öffentlichen Dienst entwickelt sich diese Suche zu einem ernsthaften Problem. Denn im Kampf um die schwindende Zahl der jungen Talente hat er nicht immer gute Argumente. Zwar ist für viele Beschäftigte die Entlohnung ein wichtiger Aspekt, wenn auch nicht immer mit Vorrang. Allerdings ist für den öffentlichen Dienst das Thema Entlohnung immer wieder eine Herausforderung. Die freie Wirtschaft hat einen viel größeren Spielraum, um jungen Talenten ein Angebot zu unterbreiten.

Für Führungskräfte kommt erschwerend hinzu, dass selbst dann, wenn sie es wollten, bestehende Strukturen nicht aufgebrochen werden können, um beispielsweise Hierarchieebenen abzubauen. Jedoch können die öffentlichen Arbeitgeber auch klar mit Vorteilen punkten: Ein sicherer Arbeitsplatz und die Absicherung im Alter bringen ein schweres Gegengewicht in die Waagschale. Doch ist es wirklich so schlecht bestellt und ist der Schatten des TVöD ein Nachteil, wenn es um die Zukunft der Personalarbeit geht?

Es gibt jede Menge Aspekte, die für den öffentlichen Dienst als Arbeitgeber sprechen. Genau hier liegt aber auch die große Herausforderung für die Personaler. Der öffentliche Arbeitgeber kann durch Innovation und Service punkten. Digitale Workflows erleichtern die Personalarbeit und schaffen mehr Effizienz. Der Gesetzgeber treibt dieses Thema nun mit natürlich, verschiedenen Maßnahmen voran. Insgesamt soll die öffentliche Verwaltung digitaler werden. Darin liegt eine Chance, auch die Personalarbeit neu aufzustellen.

Die Digitalisierung ist seit Jahren Thema, dennoch vermissen viele den innovativen Schub. Der Blick aus der öffentlichen Verwaltung beispielsweise zu Wohlfahrtsträgern zeigt, von der Personalbeschaffung über die Personaleinsatzplanung bis hin zur Personalverwaltung setzen viele auf die Digitalisierung und den Einsatz moderner Softwarelösungen.

Intelligente Workflows schaffen Effizienz. Sie erkennen komplexe Zusammenhänge und haben direkten Einfluss auf die Prozesse. Im Interview mit Maris Gilbergs (Leiter Sales New Public, SD Worx) auf Seite 30 wird u. a. der digitale Personalfragebogen beschrieben. Es zeigt, Prozesse können an vielen Stellen standardisiert werden. Workflows für die Pflege von Personalstammdaten können für die jeweiligen Bedarfe individualisiert werden. Das Beispiel der Adressänderung macht es deutlich. Wer hier noch mit Stift und einem Blatt Papier die Daten notiert und in das Abrechnungssystem übernimmt, ist nicht mehr zeitgemäß. Durch den Einsatz von Self-Service-Software kann der Beschäftigte die Daten eigenständig ändern und sieht sehr schnell das Ergebnis. Diese Beispiele lassen sich in vielen Bereichen fortführen: Urlaubsplanung, Änderung im Personalstammsatz, Erfassung von Bewegungsdaten und mehr.

Der einfache Prozess der Adressänderung ist nur ein Schritt von vielen. Am Ende unterstützt das System bei der Erstellung der richtigen Abrechnung.

In diesem Zusammenhang sind auch die besonderen Anforderungen durch die tarifvertraglichen Regelungen wichtig. Schließlich stellt gerade die Zusatzversorgungskasse (ZVK) eine ganz besondere Herausforderung dar. Um diese Wandlung im Personalwesen erfolgreich bewerkstelligen zu können, müssen administrative Prozesse optimiert und gestrafft werden – und dies geht nur durch deren Vereinheitlichung bzw. Automatisierung. Die Lösung der Zukunft dürfte ein integriertes Human-Capital-Management-System (HCM-System) sein, welches alle erforderlichen Module aus derselben Datenbank speist und daher aufwendige Schnittstellen sowie fehleranfällige Mehrfacheingaben von Daten überflüssig macht. Die notwendigen Freiräume für ein strategisches Personalmanagement im öffentlichen Dienst können auf diese Weise effizient geschaffen werden, moderne Technik ersetzt zeitraubende Verwaltung genau dort, wo es gut und richtig ist. Blickt man zudem auf die seit 2018 gültige EU-Datenschutz-Grundverordnung, entdeckt man zusätzliche Argumente für integrierte Systeme, allein schon wegen der in dieser Verordnung verankerten komplexen Dokumentationspflichten gerade auch für die sensiblen Personaldaten.

Die Herausforderungen sind letztendlich gleich. Wer die Ausfahrt und somit die Chance verpasst, das Bewusstsein der Personalarbeit von der Administration zu Strategie und Management zu entwickeln, wird bald zu den Verlierern auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt gehören. Deshalb ist es richtig und wichtig, rechtzeitig umzudenken und Entwicklung in diesem Bereich proaktiv zu begleiten. Diese Entwicklung hat auch den öffentlichen Dienst erfasst.

Unterstützung finden Arbeitgeber z. B. bei SD Worx. Wohlfahrtsverbände wie etwa die AWO und das Deutsche Rote Kreuz setzen auf die HR-Services und Software des Unternehmens. Die Lösungen für die Entgeltabrechnung, HR-Administration und Verwaltung sowie Personalverwaltung entsprechen genau den Bedürfnissen der Organisationen und können individuell auf den spezifischen Charakter der Einrichtung, Kommune, des Landes oder des Bundes ausgerichtet werden. Als Tarifspezialist übernimmt SD Worx die Pflege aller relevanten Tarife in dem jeweiligen Branchensegment: vom Recruiting über die Verwaltung und eine tarifkonforme Abrechnung bis hin zur optimalen Arbeitsplatzgestaltung. Mit der Software kann der komplette Mitarbeiterlebenszyklus abgebildet werden. Die HR-Experten verfügen nicht nur über umfangreiche Branchenkenntnisse, sondern sprechen genau die Sprache der Kunden als Beamte oder Angestellte. Zusammen ebnen sie den Weg zu einer modernen Verwaltung.

Während in der freien Wirtschaft mit destruktiven Veränderungen und agilem Arbeiten der Weg in die Zukunft bereitet wird, muss so manche Vorgehensweisen für den öffentlichen Dienst angepasst werden. Dazu müssen vor allem Gesetze, Verordnungen und Tarifverträge sowie das Dienstrecht der Beamten den neuen Umständen angepasst werden. Ohne eine solche Anpassung wird der öffentliche Dienst schon in absehbarer Zeit seinen Aufgaben nicht mehr gerecht werden können.

In der freien Wirtschaft hat man erkannt, dass Veränderungen ohne entsprechende Motivation und Unterstützung durch die Führungskräfte nicht umsetzbar sind. Für den öffentlichen Dienst bedeutet auch dies ein Umdenken in vielen Bereichen. Die ersten Schritte sind gemacht und die Software steht bereit, um all diese Dinge für die Zukunft umzusetzen.