Aus der FALG-Gruppe : Spieglein, Spieglein an der Wand, welches „Papier“ nehme ich heute in die Hand?
Viele Mitglieder der Facebook-Gruppe „Fachassistent/in Lohn und Gehalt“ haben in den Jahren ihrer Tätigkeit so einige Arbeitshilfen erstellt bzw. über Kolleg/innen zusammengetragen. Um die Arbeitsabläufe besser zu optimieren, diskutieren wir immer wieder über Hilfsprogramme und Excel-Tools zur schnelleren Erfassung – etwa der abzurechnenden Stunden und Zuschläge. So haben viele Mitglieder schon Dateien in der Gruppe hinterlegt, die von allen genutzt werden können.
Aber was bringen die besten Hilfen und Tabellen, wenn die Arbeitgeber sie nicht führen? Wenn Formeln überschrieben werden und somit jede Berechnung hinfällig ist? Wenn Dateien ignoriert werden und man lieber alles ausdruckt und per Hand ausfüllt?
Oftmals ist der Arbeitgeber auch der Ansicht, wir Abrechner errechnen die Stunden und Zuschläge. Dies ist an sich mit den modernen Programmen kein Problem, aber bei manueller Eingabe recht zeitaufwendig. Da wäre natürlich ein Einlesen der Daten effektiver. Trotzdem werden uns die Stundenzettel in Papierform übermittelt.
Auch Personalfragebögen werden noch immer nur teilweise ausgefüllt, die Ausreden sind recht vielfältig und reichen von „liegt dem Arbeitnehmer nicht vor“ bis „er weiß nicht, was das ist“. Manche Fragebögen enthalten auch recht abenteuerliche Angaben und lösen ein Schmunzeln auf Seiten der Abrechner aus – nur leider haben wir dann trotzdem nicht die gewünschten Daten.
Ja, auch hier gibt es inzwischen tolle Hilfen, die über eine elektronische Erfassung und Erinnerungsfunktion die Daten sammeln. Theoretisch, denn wir scheitern an der fehlenden Zusammenarbeit von Arbeitgebern und Arbeitnehmern.
Wenn der Wunsch nach Digitalisierung nur an uns gerichtet wird, aber von Seiten der Datenlieferer (sprich Arbeitgeber) wird dies oft nicht umgesetzt. Die Angelegenheit ist auf vielen Ebenen zum Scheitern verurteilt, und wir sammeln wieder alle Daten mühsam per E-Mail und Telefon ein.
Schwierig wird es auch, wenn für einzelne Mandanten besondere Vereinbarungen hinsichtlich Empfangs und Versand der Abrechnungsdaten getroffen werden. Die vielgerühmten „Extrawürste“, welche den sonst gut laufenden Arbeitsfluss ins Stocken bringen und Mehrarbeit bedeuten – aber trotzdem nicht mehr bezahlt werden möchten.
Oftmals stehen wir uns in unserem Dienstleistungsdenken aber auch selbst im Wege. Wir möchten den Mandanten Neuerungen nicht zumuten, da wir ja wissen, wie schlecht oder abwehrend sie reagieren werden. Dabei geht es hier um unsere Arbeitszeit und den Druck, den wir uns selbst machen. Somit bleiben einfach von Anfang an viele unserer Arbeitsabläufe uneffektiv und wenig digitalisiert.
Aber wie können wir das ändern?
Ich denke, der erste Schritt zur Effektivität ist zunächst einmal die Erkenntnis, was falsch läuft und wo man ansetzen kann. Dann sollte man mit seinem eigenen Arbeitgeber besprechen, wie man gerade bei den Mandanten mit den besonderen Vereinbarungen ansetzen kann – denn meist sind das die VIP-Mandate, die man mit Samthandschuhen anfassen sollte.
Im nächsten Schritt ist zu klären, welche Zeiterfassungssysteme bei den Mandanten verwendet werden und ob ein Auslesen der Daten für die Lohnabrechnung möglich ist.
Dann sind da noch die vielen Kleinigkeiten, die sich so eingeschlichen haben.
Die Arbeitsschritte, die eigentlich unnötig sind und garantiert mithilfe des eigenen Programms viel schneller abgewickelt werden könnten. Man muss die Aussage „lohnt sich bei den kleinen Mandaten nicht“ noch einmal genau überdenken, denn auch ein paar Minuten Zeitersparnis bringen auf das Jahr gerechnet einen gewissen Puffer für andere Tätigkeiten.
Tja, und ganz wichtig ist natürlich, sich zu trauen, etwas zu verändern. Rigoros nur teilweise ausgefüllte Personalfragebögen zurückschicken, gehört genauso dazu, wie Stundenzettel in Dateiform anzufordern bzw. das vorhandene Zeiterfassungssystem mit einzubeziehen.
Steter Tropfen höhlt den Stein – irgendwann überrascht uns auch der Mandant mit der größten Abwehrhaltung mit den benötigten Angaben in der von uns gewünschten Form. Wenn es dann so weit ist, müssen wir nur noch eisern dabeibleiben und nicht wieder für besondere Mandanten besondere Wege einschlagen. Die so gewonnene Zeit bedeutet für viele auch gewonnene Freizeit, weil Überstunden entfallen. Es lohnt sich also.
Annette Bastigkeit, Fachassistentin Lohn und Gehalt