Beitragsverfahrensverordnung – Deutsche Rentenversicherung klärt auf : Begleitende Entgeltunterlagen werden digital
Der Gesetzgeber hat durch das 7. SGB-IV-Änderungsgesetz auch Neuerungen bei der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) auf den Weg gebracht, die seit Beginn des Jahres 2022 einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung mit sich bringen.
Die Einzelheiten sind in den „Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a Beitragsverfahrensverordnung zur Bestimmung von Art und Umfang der Speicherung, der Datensätze und des Weiteren zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV“ geregelt, welche mit Wirkung zum 01.04.2022 durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigt wurden.
Die Führung der begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form ist unter anderem mit der Zielsetzung verknüpft worden, die Betriebsprüfung als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), die ab dem 01.01.2023 verpflichtend ist, für die Arbeitgeber zu vereinfachen.
Zu den begleitenden Entgeltunterlagen gehören unter anderem Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/ Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse etc. Diese müssen nun als Datei geführt werden, um diese auf elektronischem Wege übermitteln zu können.
Dafür gelten gewisse technische Vorgaben, die sich fast von selbst verstehen.
Eine Entgeltunterlage ist bei Anforderung in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen. Unzulässig sind zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei. In dieser Datei müssen alle für die Darstellung der Unterlage notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) enthalten und lesbar sein. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Für PDF-Dateien ist das Einbinden von Online-Signaturen und Transfervermerken sowie Formularfeldern zulässig. Sie dürfen nachträglich allerdings nicht mehr veränderbar sein.
Der Arbeitgeber trägt dabei die Verantwortung, dass die Entgeltunterlage vollständig und natürlich auch lesbar ist.
Die angeforderte Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen (z.B. immatrikulationsbescheinigung-mustermann_max-WS_2023-2024.pdf). Alternativ zu einem sprechenden Namen kann die angeforderte Entgeltunterlage durch andere Erläuterungen beschrieben werden, beispielsweise durch eine tabellarische Zuordnung oder durch eine textliche Beschreibung. Maßgeblich bleiben dieselben Kriterien über Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments.
Ein derartiges Zuordnungskriterium erspart vermeidbare Rückfragen.
Denn im Rahmen der Betriebsprüfung nach § 28p Sozialgesetzbuch (SGB) IV prüfen die Träger der Rentenversicherung bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB IV, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen.
Wo der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in elektronischer Form führt, bleibt ihm überlassen. In Betracht kommen z.B.
- professionelle Dokumentenablagen
- Dateimanagementsysteme,
- zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme,
- Ordnerverzeichnisse auf seinem Computer oder
- in einer Cloud.
Auch weitere technische Besonderheiten spielen eine Rolle. So darf die Länge des jeweils bezeichneten Dokuments nicht mehr als 64 Zeichen betragen und keine Sonderzeichen beinhalten.
Bedeutet dies nun, dass jeder Arbeitgeber verpflichtet ist, rückwirkend für alle Beschäftigten die Personalakten und Archive zu digitalisieren? Nein!
Die neue Regelung gilt nur für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, wie beispielsweise die Neuaufnahme einer Beschäftigung oder die Vorlage einer aktuellen Studienbescheinigung usw., welche sich ab dem 01.01.2022 ergeben. Die Digitalisierung muss erfolgen, wobei die Führung in den gängigen Formaten (PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff) zulässig ist.
Die Arbeitnehmer können die betreffenden Entgeltunterlagen ihrem Arbeitgeber auch elektronisch zur Verfügung stellen. Das ist insofern eine Vereinfachung, weil im Regelfall ein einfaches Foto mit dem Smartphone genügt, die relevanten Entgeltunterlagen schnell und unkompliziert zu übermitteln.
Ausnahmen gelten nur bei solchen Erklärungen und Anträgen, die der Beschäftigte selbst zu unterzeichnen hat, bei denen also ein Schriftformerfordernis besteht. Hier muss nach wie vor sichergestellt werden, dass der Beschäftigte diese Dokumente unterschrieben hat. Er kann diese Papiere mit einer „qualifizierten elektronische Signatur“ – wie es in der Verordnung heißt – oder wie bisher in Papierform seinem Arbeitgeber übermitteln oder übergeben.
Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis 31.12.2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien lassen. Ein formloser Antrag ist ausreichend. Die Betriebsprüfdienste haben im Übrigen beschlossen, für das gesamte Jahr 2022 keine Verstöße von nicht in elektronischer Form geführten Entgeltunterlagen zu bemängeln. Alles in allem bedeutet die Führung der Entgeltunterlagen in elektronischer Form ein weiterer Schritt in die richtige Richtung.
Marco Firoozan, Deutsche Rentenversicherung Bund; Abteilung Rechts- und Fachfragen