Herausforderungen und Besonderheiten im Gesundheitsbereich : Entgeltabrechnung für ZeitarbeitnehmerInnen
Viele medizinische Einrichtungen greifen bei kurz- oder langfristigen Personalengpässen auch auf Fachkräfte aus Arbeiterübernehmerüberlassungen zurück. Der Vorteil: Sie können unkompliziert für den individuellen Einsatz angefragt werden – abhängig von ihrer Verfügbarkeit und den akut benötigten Qualifikationen. Im Zusammenhang mit den vielen kurzen oder auch länger andauernden Arbeitseinsätzen ergeben sich in der Entgeltabrechnung besondere und nicht alltägliche Herausforderungen – teilweise auch über Landesgrenzen hinweg.
doctari, Healthcare Service Provider mit Fokus auf Arbeitnehmerüberlassung, gibt Einblicke in die Komplexität der Abrechnung und in individuelle Best Practices.
Im Durchschnitt vermittelt das Unternehmen monatlich über 2.000 Angehörige der akademischen und nicht-akademischen Heilberufe.
Dabei gilt es, während eines Monats mehr als 1.500 Ein- und Austritte mit der einhergehenden Stammdatenpflege sowie den permanent erfolgenden An- und Abmeldungen über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abzuwickeln und unzählige Arbeitsbescheinigungen am Monatsende zu erstellen. Zudem sind vier sehr spezielle Themen in diesem Geschäftsmodell besonders hervorzuheben und herausfordernd.
Zusammenrechnung aller Arbeitsentgelte
doctari ist oft nur Nebenarbeitgeber. Zudem geht es um viele, mit kurzem Abstand aufeinanderfolgende einzelne Beschäftigungsverhältnisse. Aus diesem Grund spielen die Zusammenrechnung aller Arbeitsentgelte aller Beschäftigungsverhältnisse und die anteilige Begrenzung dieser auf die jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen (§ 22 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IV) eine zentrale Rolle.
Verschiedene Zuständigkeitsgebiete und langwierige Rückmeldezeiten
Erschwert wird die Entgeltabrechnung weiterhin infolge des Umstands, dass die Beschäftigten des ärztlichen Dienstes von doctari dem Beitragsrecht Ost zugeordnet sind, die meisten Fachkräfte allerdings im Beitragsgebiet West eingesetzt werden. Die Aufteilung der anzurechnenden Entgeltgrenzen stellt hier nicht nur die Krankenkassen vor eine Herausforderung, sondern auch jedes Lohnabrechnungsprogramm. Rückmeldungen der Krankenkassen erfolgen nicht selten erst ein bis zwei Jahre nach der Beschäftigung, so dass Rückrechnungen über zwei Jahre hinaus an der Tagesordnung sind. Oft führen diese wegen zu Unrecht entrichteter Beiträge zu Erstattungsansprüchen gegenüber den Krankenkassen, die als Melde- und Einzugsstellen für vier Zweige der Sozialversicherung zuständig sind – und im weiteren Verlauf auch zu Erstattungszahlungen an unsere zum Auszahlungszeitpunkt aber durchaus schon lange ausgeschiedenen Beschäftigten. Spätestens zu diesem Zeitpunkt stellt sich dann die Frage: „Ist die Bankverbindung noch die richtige?“
Kurzfristige Beschäftigung und wie damit umgehen
Während sich viele Entgeltabrechner-Innen mit entgeltgeringfügig Beschäftigten – den sogenannten 450-Euro-Minijobbern – auskennen, ist das Thema zeitgeringfügige Beschäftigung, also eine kurzfristige Beschäftigung i. S. v. § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV, eher ein Sonderfall in der Entgeltabrechnung. Die Anwendung dieser Vorschrift auf die Beschäftigungsverhältnisse war zunächst schwer umsetzbar. Die Minijobzentrale bietet ein mehrseitiges Prüfschema an. Dessen Anwendung auf die beschäftigten Angehörigen der akademischen und nichtakademischen Heilberufe, mit teilweise hoher Vergütung und ungewöhnlichen „Beschäftigungsmustern“, erschien zweifelhaft.
Eine individuelle Lösung schaffte mehr Klarheit: mit einem eigens zu diesem Zweck entwickelten elektronischen, interaktiven „Fragebogen“ wird geprüft, ob beim jeweiligen Beschäftigungsverhältnis eine kurzfristige Beschäftigung i. S. v. § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV vorliegt. Dieser Fragebogen wird den Beschäftigten bei jedem Neuabschluss eines Arbeitsvertrags zugeleitet. Dies kann mitunter drei- bis viermal pro Monat geschehen – aufgrund der einfachen Handhabung und Klarheit in der Befragung kann dieser sehr einfach auch mit einem Mobiltelefon beantwortet werden. Über den Fragebogen werden, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung erforderlichen Informationen direkt beim Beschäftigten erhoben (bzw. technisch „erzwungen“). Es erfolgt zeitgleich eine Auswertung der Auskünfte mit dem Ergebnis, ob eine kurzfristige Beschäftigung i. S. v. § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV vorliegt oder nicht.
Insofern bietet die Nutzung dieses Instruments eine hohe Rechtssicherheit im Hinblick auf das Befragungsergebnis. Bei ca. 30 Prozent der befragten Beschäftigten führt die Beantwortung zu der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung, dass eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt. Weiterhin konnte auf diesem Weg die Zahl der Mehrfachbeschäftigungen inklusive der oben lediglich kursorisch erläuterten Probleme signifikant reduziert werden.
Grenzüberschreitende Erwerbstätigkeit
Beschäftigte, die grenzüberschreitend innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erwerbstätig sind oder werden, stellen weitere Anforderungen an die Entgeltabrechnung dar. Häufig darf nicht nach deutschem Sozialversicherungsrecht abgerechnet werden. Bei doctari kommen diese Beschäftigten nicht nur aus einem oder maximal zwei Ländern innerhalb der EU bzw. Des EWR, sondern aus allen Vertragsstaaten. Oft handelt es sich um ÄrztInnen und andere Heilberufsangehörige, die in den jeweiligen Wohnsitzstaaten abhängig beschäftigt sind. Oder Deutschland ist zwar Wohnsitzstaat, aber die Beschäftigten sind noch in weiteren Vertragsstaaten abhängig beschäftigt. Unter Umständen wird zudem noch eine selbstständige Tätigkeit ausgeübt. Bisweilen ist auch unklar, welches Land überhaupt Wohnsitzstaat ist.
Erst eine A1-Bescheinigung kann hier für Klarheit sorgen. Sie muss bei gewöhnlicher Beschäftigung in zwei oder mehr Vertragsstaaten ohnehin beantragt werden. Nicht selten weist eine solche Bescheinigung aus, dass bei der bzw. dem Beschäftigten das Sozialversicherungsrecht eines anderen Vertragsstaates Anwendung findet. Neben der zu beantwortenden Frage, welche Regelungen beitragsrechtlich zur Anwendung kommen müssen, ist die Meldung nach den jeweils geltenden nationalen Rechtsvorschriften verpflichtend. Es muss nicht selten eine Registrierung als Arbeitgeberin in den betreffenden Vertragsstaaten erfolgen – ein teilweise kaum absehbarer Verwaltungsaufwand für uns als Arbeitgeberin.
Gerade aufgrund dieser bestehenden und fortlaufend neu hinzukommenden Herausforderungen sind die Abrechnungsprozesse in der Arbeitnehmerüberlassung im medizinischen Bereich ein spannendes Gebiet. Dabei geht es neben der Rechtssicherheit auch stets darum, den Beschäftigten Sicherheit und Vertrauen zu vermitteln.
Antje Staudenmeir
Leiterin Arbeitnehmerüberlassung
Lohnbuchhaltung bei doctari,
E-Mail: antje.staudenmeir@doctari.de
Telefon: +49 151 64842362
Matthias Brosch
Leitung Projektmanagement bei doctari,
E-Mail: brosch@doctari.de
Telefon: +49 40 209324292