Lösungen für den öffentlichen Dienst : Planung aller personellen Ressourcen und Kosten
Wie die Stadt Oschatz die Aufgaben der Stadtverwaltung mit der Sage HR Suite abwickelt.
Während Touristen und Gäste die Große Kreisstadt Oschatz im Herzen von Sachsen für ihre Verbindung von Kultur, historischen Bauwerken und Stadtgeschichte schätzen, geht es den rund 15.000 Einwohnern vor allem um die Lebensqualität in einer modernen Kommune. Trotz stetig steigendem Verwaltungsaufwand und gleichzeitigem Kostendruck sollte die vordergründige Arbeit einer bürgernahen Kommunalverwaltung durch effiziente und ergebnisorientierte Arbeit im Hintergrund ermöglicht werden.
Rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Teil der Oschatzer Stadtverwaltung und der ihr nachgeordneten Einrichtungen von Bauhof und Stadtgärtnerei bis hin zu den acht Kitas, drei Grundschulen und der Oberschule. Neben den zuständigen Mitarbeitern gehört auch eine auf die Ansprüche einer Stadtverwaltung ausgerichtete IT-Lösung dazu. Diese Lösung stellt das Softwarehaus Sage aus Leipzig zur Verfügung.
Branchenspezifische Lösungen für den öffentlichen Dienst
Seit Oktober 2010 kommt für die Verwaltung der Mitarbeiter die Sage HR Suite zum Einsatz: „Wir haben uns unter anderem bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Urlaubs- und Fehlzeitenplanung sowie der Personalkostenplanung für die Sage HR Suite entschieden“, sagt der städtische Hauptamtsleiter Manfred Schade. „Unter Berücksichtigung der branchenspezifischen Besonderheiten und Tarifwerke des öffentlichen Dienstes kann die Abrechnung von Bezügen zuverlässig und nachvollziehbar erstellt werden. Damit liegen Abrechnungen und ordnungsgemäße Meldungen pünktlich und exakt vor.“
Überblick ohne hohen Zeitaufwand
Das System ermöglicht es, dass alle relevanten Personaldaten sowie alle angelegten Mitarbeiter stets zur Verfügung stehen – unentbehrlich für einen reibungslosen Ablauf innerhalb einer Verwaltung. Vorteil für die Anwender im Oschatzer Rathaus: Die Sage Personalwirtschaft unterstützt die Umsetzung sowohl der tariflichen Anforderungen des aktuellen Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) als auch des alten Bundesangestellten-Tarifvertrags Ost (BAT-O), da die Stadt nicht mehr Mitglied des kommunalen Arbeitgeberverbandes ist.
Einmal erfasste Daten können mit der Sage HR Suite durch die SQL-Datenbanklösung flexibel bearbeitet und unkompliziert etwa in Statistiken aufbereitet werden. Nicht nur Urlaubs- und Fehlzeiten lassen sich damit darstellen. Zudem können beispielsweise Ein- und Höhergruppierungen berücksichtigt werden. Es fällt kein zusätzlicher Zeitaufwand an und die Personalkosten und Budgets bleiben überschaubar und transparent. Dass alle wichtigen administrativen Aufgaben im eigenen Haus und unabhängig von externen Dienstleistern erfolgen, überzeugte die Oschatzer. „Wir haben die Gehaltsabrechnung zuvor noch von einem Rechenzentrum erstellen lassen. Ein einfacher Datenaustausch war bei den gegebenen Prozessen nicht möglich“, so Manfred Schade.
Zuverlässige Planung dank SQL-Datenbank
Der ganzheitliche Ansatz der Sage HR Suite spielt für die Arbeit der Stadtverwaltung eine wichtige Rolle. Denn neben der Personalabrechnung verwenden Manfred Schade und seine Kollegen auch das Personalmanagement und die Personalkostenplanung des Systems.
Die gemeinsame Datenbasis, auf die Personalabrechnung und alle weiteren, auch später implementierten Module einheitlich zurückgreifen, ermöglicht zuverlässige Aussagen über alle notwendigen Prozesse innerhalb der Verwaltung. Sie vereinfacht damit die kurzfristige und langfristige Planung der erforderlichen personellen Ressourcen sowie der anfallenden Kosten. Jetzt sind Hochrechnungen für verschiedene Planungszeiträume möglich, und das sogar unter Berücksichtigung interner und externer Einflussfaktoren. Nach den Erfahrungen mit Sage kommen für die Stadt Oschatz in Zukunft weitere Implementierungen in Frage.
So benennt Manfred Schade den Umstieg auf die technologische Folgeversion als sinnvollen nächsten Schritt.
