Evonik setzt auf Tools von Centric : Revisionssichere Prüfung der Entgeltabrechnung
Evonik Industries erstellt sämtliche Entgeltabrechnungen in Deutschland mit SAP® HCM. Für die Qualitätssicherung hat der HR-Bereich die Centric Add-on-Tools PLK/PLX und MADAP als HCM-internes Kontrollsystem (IKS) eingeführt und damit seinen monatlichen Prüfprozess neu gestaltet.
Das HR-Team von Evonik Industries prüft monatlich über 24.000 Abrechnungsfälle (Aktive) mit den Centric Add-on-Tools. Die Abrechnungsprüfung verläuft damit weitgehend automatisiert, ohne Systembrüche und manuelle Zwischenschritte. Wichtig für Evonik Industries sind aber vor allem die erheblich gesteigerte Sicherheit und Transparenz. Während das vorher eingesetzte Audit-Tool 173 eigenentwickelte, über die Jahre gewachsene Prüfhinweise enthielt, hat sich die Anzahl der angewandten Prüfregeln im Centric IKS inzwischen mehr als vervierfacht.
Flexible Standardsoftware
Die Möglichkeit, das verwendete Regelwerk selbst weiterzuentwickeln und anzupassen, war für die HR-Verantwortlichen ein zentraler Grund für den Umstieg auf Centric. Die vorherige, individuell entwickelte Lösung war hier zu unflexibel und erforderte bei Änderungen oft externen Programmieraufwand. Der Bereich HR Services Deutschland nahm daher eine firmenweite Qualitätsoffensive zum Anlass, sich nach spezialisierten Prüfwerkzeugen am Markt umzuschauen. Centric konnte als zertifizierter SAP-Partner im Auswahlprozess punkten. Mit ihrem umfangreichen enthaltenen Regelwerk erwiesen sich die Centric Tools zudem als eine führende Standardlösung für SAP HCM. Auch die anwenderfreundliche Bedienung und die einfache Anpassung der Prüfregeln überzeugten die zuständigen HR-Experten.
Datenqualität gesteigert
Neben den IKS-Kerntools PLK und PLX wurde auch das Centric Master Data Audit Program (MADAP PA/OM) implementiert. Das regelmäßige Monitoring der Personalstammdaten mit MADAP zeigte wie anvisiert schnell sichtbare Erfolge: Mit jedem monatlichen Prüf- und Korrekturlauf verringerten sich die aufgespürten Fehler, so dass schon nach kurzer Zeit greifbarer Mehrwert durch die erhöhte Datenqualität erzielt werden konnte.
Effektive Organisation
Für die monatliche Qualitätsprüfung hat Evonik Industries ein Key-User-Konzept eingeführt. Rund 45 Sachbearbeiter mit jeweiligen Hauptverantwortlichen an drei Standorten nutzen täglich die Tools PLX und MADAP zur Bearbeitung von Fehlerhinweisen. Diese Sachbearbeiter sind im First-Level-Support jeweils für einen festen Mitarbeiter-Abrechnungskreis verantwortlich. Den Second-Level-Support übernehmen zwei Qualitätsmanager aus der zentralen HR-Qualitätssicherung. Mit den Tools PLK und MADAP steuern diese die monatlichen Prüfläufe an, überwachen die Korrekturen und führen perspektivische Qualitätstests durch. Durch den dezentralen Einsatz der Centric-Tools verlagerte sich viel Kompetenz und Verantwortung auf die Sachbearbeiter. So führt die Ebene des First-Level-Supports beispielsweise mit MADAP nicht nur einfache Feldinhaltsprüfungen auf Lücken, Fehler oder Inkonsistenzen durch, sondern prüft auch Sachverhalte wie Rückstellungen, Zeitkontingente und buchhalterische Vorgänge. Durch die automatische Dokumentation aller Eingaben und die dezidierten Zugriffsrechte ist die kollaborative Bearbeitung dabei jederzeit sicher und nachvollziehbar.
Zuverlässig und nachhaltig
Mit den Centric Tools hat sich die durchschnittliche Fehleranzahl in Prüfläufen inzwischen von 1.000 auf 400 reduziert, und erst nach der dokumentierten Beseitigung sämtlicher Fehler wird der productive Abrechnungslauf gestartet.
Die Zuverlässigkeit der Entgeltabrechnung hat das Vertrauen der Mitarbeiter in die HR-Abteilung gestärkt. Auch Rückfragen an das HR-Team und der Aufwand für die Direktberatung haben sich damit reduziert.
Das Regelwerk für die Qualitätsprüfung wird kontinuierlich weiterentwickelt. Dazu kann beispielsweise jeder Sachbearbeiter neue Vorschläge einbringen, die dann vom zentralen IKS-Team beurteilt und gegebenenfalls im System umgesetzt werden. Durch die interne Verwaltung und Weiterentwicklung kann der HR-Bereich dabei zeitnah und flexible auf neue Anforderungen reagieren.
Kontakt:
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