Payroll-Tool für den Baulohn : Wie die Baulohnabrechnung mit der richtigen Software endlich wetterfest wird
So manchen Lohnbuchhalter graut es vor dem Baulohn – denn mit seinen vielen Sonderregelungen zählt er zu den komplexeren Tätigkeiten bei der Lohnabrechnung. Das Vorurteil: Wer hier nicht fit ist, macht schnell Fehler. So haben Bauunternehmen nicht selten Schwierigkeiten, passendes Personal oder geeignete externe Dienstleister dafür zu finden. Völlig zu Unrecht! Softwarehersteller Agenda ist überzeugt: Mit der richtigen Software kann jeder, der Lohn kann, auch Baulohn.
Kompliziert, weil das Wetter den Lohn bestimmt
Egal ob Unternehmen im Bauhauptgewerbe, im Landschaftsbau, als Dachdecker o. Ä. unterwegs sind – ihnen allen ist gemein, dass die Arbeiten stark von der Witterung abhängen. Konkret heißt das: In den Wintermonaten arbeiten Angestellte nahezu gar nicht. In den Sommermonaten gibt es dagegen so viel zu tun, dass sie Überstunden leisten und Bauunternehmer auf der Baustelle spontan schon einmal neues Personal engagieren müssen. Diese Abhängigkeit von der Witterung führt zu zahlreichen tariflichen Besonderheiten in der Baulohnabrechnung.
Einfach, weil die Software jeden Sonderfall abdeckt
Auf derartige Unregelmäßigkeiten haben die „normalen“ Regelungen zum Lohn keine hinreichende Antwort. Was hat der Gesetzgeber also getan? Er hat für jedweden Einzelfall eine gesonderte Regelung aufgestellt, die es bei der Abrechnung zu beachten gilt: Saison-Kurzarbeitergeld, Mehraufwands-Wintergeld, Zuschuss-Wintergeld, Tarife, Arbeitszeit- und Urlaubskonten sowie vieles mehr. Deshalb hält sich der Mythos, der Baulohn sei zu komplex, bei vielen Entgeltabrechnern so vehement.
Kann eine Software, wie die von Agenda, da wirklich helfen? Ja, kann sie. Denn in der Agenda-Software ist bereits alles Notwendige integriert. Bei Agenda sind beispielsweise über 500 Lohnarten vorinstalliert und werden laufend aktuell gehalten. Zusätzlich laufen viele Vorgänge
automatisch ab, wichtiges Wissen ist jederzeit abrufbereit und der Austausch mit den Behörden funktioniert direct aus der Software heraus. Derart gestützt, rechnet der Lohnbuchhalter auch den Baulohn mit Leichtigkeit ab. Aber wie sieht das in der Praxis aus? An den folgenden Beispielen lässt sich sehr gut zeigen, wieso in der Lohnbuchhaltung auch an regnerischen Tagen die Sonne scheint.
Arbeitszeitkonten: verlässliche Zahl(ung)en für alle Beteiligten
Angenommen, ein Unternehmen schickt Mitarbeiter während der Schlechtwetterzeit zwischen dem 01.12. und dem 31.03. nach Hause. Eine Möglichkeit wäre es, jetzt das Saison-Kurzarbeitergeld zu beantragen – was aber nur 60 bis 67 Prozent des üblichen Gehalts entspricht. Um das zu vermeiden, gibt es das sogenannte Zuschuss-Wintergeld. Hier werden die angesparten Überstunden bezuschusst und während der Ausfallzeiten ausbezahlt. Umso wichtiger ist es, dass jede Stunde korrekt erfasst und verrechnet wird.
Die Verwaltung der Arbeitszeitkonten in der Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt Unternehmen dabei. Denn durch die direkte Anbindung der Agenda-Software an das Zeiterfassungssystem werden alle Stunden ganz exakt erfasst. So sind die Arbeitszeitkonten immer aktuell und werden nach tariflichen Vereinbarungen geführt.
Urlaubskonten: Hier kriegt jeder, was er verdient Ebenfalls beeinträchtigt durch die kurzen Arbeitszeiten sowie die hohe Fluktuationsrate in der Branche, ist der Urlaub. Arbeitgeber im Bau leisten deshalb Beiträge an die Urlaubskasse der SOKA-BAU. Dort sparen Arbeitnehmer ihre Urlaubsvergütung an und können diese auf diese Weise unabhängig vom Arbeitgeber in Anspruch nehmen. Das heißt: Egal ob gerade Schlechtwetterzeit ist oder ob der Arbeitnehmer das Unternehmen wechselt – der Urlaubsanspruch bleibt gesichert.
Mit der Agenda-Software haben Lohnbuchhalter dabei immense Vorteile. So hat man in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu jeder Zeit einen Überblick über die angesparten Urlaubsansprüche. Egal ob diese im eigenen Unternehmen angespart wurden oder einen Vortrag aus der letzten Beschäftigung darstellen – lost ein Arbeitnehmer sein Guthaben ein, erfasst und berechnet die Software die richtige Vergütung automatisch.
Melde- und Bescheinigungswesen: immer sofort handlungsfähig
Insbesondere in der Baubranche sind Lohnverantwortliche ständig im direkten Austausch mit den Behörden. Neben den üblichen Meldungen an die Sozialkassen rund um Anmeldung, Krankenversicherung und Co stehen auch jede Menge Anträge auf der Tagesordnung. Ob Saison-Kurzarbeitergeld, Bau-Entsendungen (A1-Verfahren) oder die elektronische Arbeitsbescheinigung (BEA) – wer hier effizient arbeitet, kann richtig viel Zeit sparen.
Hier kommt die Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung ins Spiel. Denn pro Melde-Vorgang reduzieren Anwender die benötigte Arbeitszeit um bis zu 20 Minuten. Statt die verschiedenen Meldungen händisch auf Online-Portalen eingeben zu müssen, läuft das gesamte Prozedere bei Agenda dank Anbindung an die SOKA-BAU direkt in der Software ab. Da diese die erforderlichen Formulare dann auch noch automatisch befüllt, sind auch A1-Verfahren und BEA nur noch eine Sache von wenigen Klicks.
Dieses Tempo hat für Bauunternehmen einen weiteren Vorteil: Denn oft werden im Eilverfahren neue Mitarbeiter angestellt, um in auftragsstarken Zeiten handlungsfähig zu bleiben. Mit dem integrierten Melde- und Bescheinigungswesen von Agenda sind Sofortmeldungen für neue Mitarbeiter schnell erledigt. So entstehen Leerläufe gar nicht erst.
Inklusivleistungen: wenn es doch mal Fragen gibt
Halten wir fest: Nahezu alle Sonderfälle der Baubranche werden in der Agenda-Software abgebildet. Eingebettet in für Lohnbuchhalter gewohnte Vorgänge ist auch der Baulohn eine Leichtigkeit. Trotzdem ist es nie verkehrt, sich fortzubilden und Fragen zu stellen. Deshalb gibt es für Neukunden bei Agenda alle Online-Seminare im ersten Jahr gratis zur Software dazu und die Experten-Hotline ist ein Leben lang kostenfrei.