Aus 5 mach 4? : Wo und wie aus der Vier-Tage – Woche mehr als nur ein bloßer Benefit wird
In Belgien bereits gesetzlich verankert, steht bei uns die Vier-Tage-Woche eher noch in der Beobachtung und Erprobung – auch andere Länder sind in dieser Frage schon deutlich weiter. Das Recruiting hat dieses Modell bereits für sich entdeckt, aber es gibt durchaus Kritiker bei uns.
Nicht wenige Unternehmende sähen in diesem Modell einen Angriff auf die Arbeitsmoral, allen voran die Konservativen, resümiert Andreas Weck, Leitender Redakteur des t3n-Magazins. Ihrer Ansicht nach sei die Vier-Tage-Woche „was für Sozis“, die faul seien und nicht arbeiten wollten. Andere wiederum empfinden die Vier- Tage-Woche als ein falsches Signal und das grundsätzliche Fehlen der intrinsischen Motivation. Dass Benefits eine immer größere Bedeutung gewinnen, ist spätestens dann unumstritten, wenn in der Tagespresse zu lesen ist, dass Arbeitnehmer ganz konkret sogar ein Wellness-Wochenende inklusive als „Goodie“ fordern oder Arbeitgeber sich bereits „ohne Rücksicht auf Verluste“ bei ihren potenziellen künftigen Arbeitskräften bewerben.
Wie auch sonst immer lohnt sich ein genaueres Hinsehen hier ganz besonders: Für welche Berufe eignet sich ein solches Arbeitszeitmodell überhaupt, bevor es mit dem Gießkannenprinzip einfach nur breit verteilt wird, ohne dass etwas gezielt wachsen und gedeihen kann? Welche Branchen bleiben bei dem Thema besser außen vor? Bei der ganzen Sache geht es sowohl um die produktive Arbeitsleistung als auch um die bessere Arbeitslebenszeitgestaltung. Am Ende sollen ja beide Seiten maximal profitieren, aber wie? In der praktischen Anwendung ist das nicht nur eine Frage der Art oder des Einsatzbereichs, sondern vor allem auch der Gestaltung der Organisation und der konkreten Modelle, erläutert Sandra Einhoff hier im Interview, mit ganz konkreten Handlungsempfehlungen.
Andere Länder – andere Sitten. Wie weit ist man denn in anderen Ländern schon mit der Umsetzung und wo zeigen sich da erste Erfolge bzw. große Unterschiede?
In ein paar europäischen Ländern wurde die Vier-Tage-Woche bereits erprobt oder Testmodelle laufen oder sind geplant. Egal, ob Konzerne oder Start-ups: Sie wünschen sich mehr Zufriedenheit bei gleichzeitiger Erhöhung der Produktivität. Ebenso steht bei den Befürwortern häufig die Vereinbarkeit von Familie und Beruf im Vordergrund, bei manchen sind es Umweltaspekte.
Während sich in Belgien an der Wochenarbeitszeit nichts ändern soll, das Modell aber eine flexible Anwendung bei der Wochenplanung mit Wahlrecht beinhaltet, ist Spanien bereits startklar, um das Modell des verlängerten Wochenendes in kleineren und mittleren Unternehmen zu testen – ebenso bei gleichem Gehalt. Auch Schottland und Wales testen die verkürzte Woche seit September 2021 bei gleichem Gehalt noch mit einer staatlichen Unterstützung von ca. 10 Millionen Pfund – hier soll insbesondere der Öffentliche Dienst mit einbezogen werden.
Das Fazit in Schweden: Dort wurde die Vier-Tage-Woche bei vollem Lohn als teurer Spaß bewertet nach den Tests von 2015. Während Toyota die Schichten für Mechaniker bereits vor rund zehn Jahren verkürzt hatte und seitdem dabei geblieben ist, sind die Meinungen der schwedischen Unternehmen zu dem Thema uneinheitlich – einzelne hielten bisher weiter daran fest.
Recht aktuell gibt es aber auch aus Neuseeland zu dem Thema positive Nachrichten und Ergebnisse. Seit 2015 wurden in Island mehrere erfolgreiche Feldstudien durchgeführt, mit 35 oder 36 statt 40 Wochenstunden und einer messbaren Produktivitätssteigerung – allerdings wurden dabei auch gezielt bestimmte Arbeitsroutinen angepasst. Daraufhin konnten Gewerkschaften und Verbände dauerhafte Arbeitszeitverkürzungen für rund 86 Prozent der isländischen Arbeitnehmer verhandeln. Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht wird der Ruf nach anderen flexibl(er)en Arbeitsmodellen in Deutschland mit größter Wahrscheinlichkeit immer lauter werden.
Und wo könnten hierzulande die größten Herausforderungen auftreten, wenn wir uns daran ein positives Beispiel nehmen wollen?
Einige Unternehmen fürchten Einbußen bei der Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Denn mit der Vier-Tage-Woche kann dann nur noch an vier statt an fünf Tagen der Service für die Stakeholder erbracht werden.
Auch die Kostenfrage spielt hierbei eine große Rolle. Insbesondere dann, wenn die Variante gewählt wird, bei der die Arbeitszeit der Mitarbeiter gekürzt wird, während das Gehalt dasselbe bleibt. Hierbei kommt schnell der Gedanke auf, dass ein Mitarbeiter für das gleiche Gehalt weniger tun muss. Hier wird also an der Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter gezweifelt. Da stellt sich die Frage: Welche Lösung ist für alle Beteiligten fair und angemessen? Gleicher Lohn und weniger Arbeitszeit oder weniger Lohn, weil weniger Arbeitszeit?
Je nachdem, welche Variante eingeführt wird, sind einige Rahmenbedingungen zu klären. Unter anderem, welche Auswirkungen das Ganze auf den Urlaubsanspruch und die Rente der Mitarbeiter hat. Und: Wie ist mit Mitarbeitern umzugehen, die schon jetzt an ihrer Belastungsgrenze sind, um die täglich anfallende Arbeit zu bewältigen? Wie soll das funktionieren, wenn nun noch weniger Zeit zur Verfügung steht? Außerdem: Gibt es für die Mitarbeiter ein Wahlrecht oder ist das Vier-Tage-Modell für jeden Mitarbeiter verbindlich?
Das Frühjahr hat mit dem Einfluss der aktuellen politischen Maßnahmen und der Entwicklung von Preisen gezeigt, dass wir im Leben und dadurch auch im Arbeitsleben größere Veränderungen werden hinnehmen müssen. Allein schon das Thema „Anfahrt zur Arbeit“ hat nun eine ganz andere Dimension angenommen. Wie könnten Unternehmen hier das Vier-Tage-Modell entlastend für alle ins Spiel bringen und gleichzeitig die Gesamtarbeitsleistung auf dem gleichen Niveau halten?
Durch die Einführung der Vier-Tage-Woche wird weniger gependelt und durch das Reduzieren der Arbeitsstunden werden weniger Ressourcen verbraucht. Das spart Kosten für das Unternehmen, entlastet den Geldbeutel des Mitarbeiters und schont die Umwelt.
Wir können gerade einen Wertewandel beobachten. Das Prinzip von höher, schneller, weiter und dem wahllosen, kontinuierlichen Steigern (Bruttoinlandsprodukt, Zielerreichung) wird immer mehr in Frage gestellt. Stattdessen rücken Themen wie Nachhaltigkeit, erfüllendes Arbeiten und das Bestreben, einen echten Mehrwert zu erzeugen, immer stärker in den Fokus. Das Zeitalter des Abarbeitens bis zur Rente neigt sich dem Ende zu. Arbeitszeit ist Lebenszeit – wer das für sich verstanden hat, legt viel Wert darauf, seine Arbeitszeit mit etwas Erfüllendem und Sinnstiftenden zu verbringen.
Die Einführung der Vier-Tage-Woche kann dazu genutzt werden, klare Prioritäten zu setzen und Klarheit zu schaffen, worum es dem Unternehmen und jedem einzelnen Mitarbeiter bei seiner Arbeit geht. Genau hinzuschauen, bei welchen Prozessen und Tätigkeiten Zeit gespart werden kann. Die Frage ist also, wie kann die verkürzte Arbeitszeit optimal genutzt werden?
Es ist außerdem empfehlenswert, die grundlegenden Rahmenbedingungen zu vereinfachen. Zum Beispiel, indem der Verantwortungsbereich der Mitarbeiter ausgeweitet und klar formuliert wird, welche Entscheidungen der Mitarbeiter, ohne Rücksprache, eigenverantwortlich treffen kann. Das spart Zeit – für beide Seiten, da der Mitarbeiter ohne Verzögerung agieren kann und der Vorgesetzte zu solchen Belangen nicht mehr kontaktiert werden muss.
Es gibt bereits unterschiedliche Erprobungsversuche für die Vier-Tage-Woche. Der internationale Vergleich hat gezeigt, dass unser Arbeitsrecht der Gestaltung bestimmte Grenzen setzt. Wie könnten Unternehmen – solange es auf gesetzlicher Ebene keine Vorgaben hierzu gibt – sich am besten an das Thema herantasten, bis es für alle Seiten funktioniert?
An erster Stelle stehen die klare Kommunikation und der direkte Austausch mit den Mitarbeitern. Es gilt herauszufinden, wo die Beteiligten Ängste, Schwierigkeiten und Risiken sehen. Darauf kann im zweiten Schritt aufgebaut werden, damit Lösungen und Strategien entwickelt werden. Ich halte es für wichtig, die Mitarbeiter hier aktiv mit einzubeziehen, um Überforderung und Missverständnisse zu vermeiden.
Im Vorfeld sollte zudem eine Testphase stattfinden. Dadurch kann in einem experimentellen Format ausgetestet werden, wie sich das Modell in der Praxis verhält. Während der Testphase ist es besonders wichtig, regelmäßig – für sich allein und gemeinschaftlich im Team – zu reflektieren, um frühzeitig zu erkennen, in welchen Bereichen es noch hakt.
Darüber hinaus braucht es eine ehrliche Auseinandersetzung mit den bestehenden Prozessen und Arbeitsabläufen. Das Eliminieren von irrelevanten Arbeitsschritten, das Verschlanken der Aufgaben und das Setzen von Prioritäten sind hierbei sehr effektive und kraftvolle Stellschrauben.
Nicht jeder organisiert sich bei der Arbeit gleich gut, sei es nun an vier oder fünf Tagen. Für bestimmte Berufsgruppen kommt das Modell ohnehin nicht in Frage, da die Kompensationsmöglichkeiten schon aus der Perspektive der Personaleinsatzplanung nicht gegeben sind. Gibt es einen bestimmten Arbeitnehmertypen oder Berufsbilder, die sich dafür besonders eignen? Und wie kann ich es als Arbeitgeber vertreten, wenn ich das Modell nicht für alle im Unternehmen zugänglich machen möchte, solange es hierzulande noch kein Gesetz ist?
Hier eine pauschale Aussage zu treffen, ist schwierig. Es kommt sehr auf den Betrieb, die Unternehmenskultur und die Tätigkeit an. Ich denke, dass die Berufsbilder, bei denen Kreativität und strategisches Arbeiten wichtig sind, hiervon besonders profitieren würden.
Sie kennen das sicher selbst: Die besten Ideen kommen Ihnen unter der Dusche oder beim Spazierengehen. Eben dann, wenn Sie entspannt sind und Ihr Geist frei umherschweifen kann. Ein zusätzlicher freier Tag lässt mehr Raum für mentale Entfaltung und Regeneration. Mitarbeiter, die sehr nach festen Strukturen arbeiten (wollen) und Schwierigkeiten haben, sich selbst zu organisieren, werden bei der Vier-Tage-Woche mitunter mehr herausgefordert. Arbeitnehmertypen, die gern eigenverantwortlich und selbstbestimmt arbeiten, werden diese Umstellung sicherlich begrüßen.
Wenn der Unternehmer dieses Angebot nicht flächendeckend einführen kann oder möchte, ist auch in diesem Fall die erste und wirkungsvollste Empfehlung: eine klare und empathische Kommunikation, um verständlich zu machen, weshalb bestimmte Arbeitsbereiche weiterhin bei der Fünf-Tage-Woche bleiben. Wertschätzung ist hier das Stichwort. Das Unternehmen sollte die Bedeutung der Abteilung und der einzelnen Mitarbeiter in den Vordergrund stellen. Wenn bei dem Mitarbeiter ankommt, dass die Tätigkeit von sehr großer Bedeutung für das Unternehmen ist, wird diese aufrichtige Wertschätzung es leichter machen, die Entscheidung anzunehmen.
Mitunter kann der Arbeitgeber diesen Mitarbeitern andere Vorzüge zukommen lassen, wie beispielsweise das Einführen von Gleitzeit, zusätzliche arbeitsfreie Tage, mehr Weiterbildungsangebote. Möglich wäre auch, die tägliche Arbeitszeit leicht herabzusetzen (z. B. von 8 auf 7,5 Stunden), sodass die Abteilung an fünf Tagen besetzt ist, aber der Mitarbeiter dennoch mehr Freizeit gewinnt.
Wo sehen Sie die größten möglichen (Denk-)Fehler, wenn es um die Einführung der Vier-Tage-Woche geht? Und in welchen Punkten bzw. Bereichen sollten sich Firmen bei der Einführung des Modells und eventuell sogar noch danach unterstützen lassen?
Einige Firmen sind der Meinung, dass sie es sich nicht leisten können, die Mitarbeiter, statt an fünf, nur an vier Tagen zu beschäftigen. Es wird angenommen, dass die wirtschaftliche Leistung darunter leidet, da vermutet wird, dass die Produktivität der Mitarbeiter zurückgeht. Wer glaubt, dass die Produktivität lediglich von der Arbeitszeit abhängt, irrt. Es ist sehr gut möglich, den ganzen Tag beschäftigt zu sein (mit dem Beantworten von E-Mails, unstrukturierten Meetings, dem Befüllen von Excel-Tabellen), ohne produktiv zu sein. Umgekehrt ist es möglich, in weniger Zeit das gleiche oder sogar ein höheres Leistungsniveau zu erreichen. Produktivität ist nicht zwingend eine Frage der verfügbaren Zeit, sondern eine Frage des Priorisierens und des cleveren Organisierens.
Außer Frage steht der Punkt des Vertrauens. Wenn Vertrauen besteht, kann davon ausgegangen werden, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit, trotz des gestiegenen Freizeitanteils in der Woche, erfüllen. Das Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern beginnt im Idealfall bereits im Zuge des Recruitings. Wenn ich die richtigen Leute aus den richtigen Gründen im Team habe, besteht eine intrinsische Motivation, aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen. Es gilt also, herauszufinden, ob die Unternehmensausrichtung und die Tätigkeit zu den persönlichen Zielen und Werten des Mitarbeiters passen. Wenn das übereinstimmt, wird ein Mitarbeiter automatisch engagiert, für das Unternehmen arbeiten, weil er damit indirekt auf seine eigenen Ziele und Bedürfnisse einzahlt.
Konkrete Unterstützung im Prozess der Einführung der Vier-Tage-Woche kann zum einen darin bestehen, die internen Arbeitsschritte und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Dadurch können wirkungslose Arbeitsschritte eliminiert, Aufgaben komprimiert und Prozesse verschlankt werden. Es geht darum, Arbeitsabläufe ,,leaner‘‘ zu gestalten und Strukturen einzuführen, die für uns arbeiten.
Darüber hinaus lässt sich die Produktivität enorm durch einfache und leicht umsetzbare Selbst- und Zeitmanagement-Tools steigern. Es hilft, Aufgaben gleicher Art zu sammeln und sie an einem Stück zu bearbeiten oder Deep-Work-Phasen einzubauen, in denen ungestört und ohne Ablenkung konzentriert an einem Thema gearbeitet wird.
Was sind unbestreitbare Stärken und Vorteile der Vier-Tage-Woche für Unternehmen – außer, dass viele Mitarbeiter sich diese wünschen?
Durch die Vier-Tage-Woche wird der Freizeitanteil erhöht, was mehr Raum für Regeneration, Entschleunigung und Kreativität lässt. Durch dieses Modell werden die individuellen Bedürfnisse und das Wohlbefinden mehr in den Fokus gestellt. Wer ausgeruht ist, ist weniger krank. Das bedeutet weniger Ausfälle wegen Krankheit. Es zahlt zudem auf die Zufriedenheit ein, wenn die Arbeitszeit an die privaten und persönlichen Bedürfnisse angepasst werden kann.
Wenn es gelingt, dieses Model flächendeckend einzuführen, werden Ressourcen zugunsten der Umwelt eingespart. Dieses Modell könnte eine Anregung bieten, um das gemeinschaftliche und
individuelle Konsumverhalten zu hinterfragen. Es könnte ein Impuls dafür sein, achtsamer mit unserer Lebens- und Arbeitszeit umzugehen.
Darüber hinaus wird der Fokus für das Wesentliche geschärft. Durch die Reduzierung der Arbeitszeit bleibt weniger Zeit für Belangloses sowie für zeitraubende, ineffektive Tätigkeiten. Die Vier-Tage-Woche ist ein Signal dafür, dass den Unternehmen, neben einer guten Arbeitsleistung, das Wohlbefinden und die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter wichtig sind.
Und wie würde bzw. sollte die optimale deutsche Variante dieses Modells Ihrer Meinung nach aussehen, damit die Vier-Tage-Woche nicht nur funktionieren kann/funktioniert, sondern auch zu einem zukunftsfähigen Best-Performance-Paket für alle wird?
Ich würde bei der Ausgestaltung der Vier-Tage-Woche die Variante empfehlen, bei der die tatsächliche Arbeitszeit gekürzt wird, während das Gehalt unverändert bleibt. Ich halte wenig davon, 10 Stunden täglich zu arbeiten, nur um damit einen weiteren freien Tag rauszuholen. Hier kommt die Erholungsphase unter der Woche zu kurz. Den gewonnenen freien Tag braucht es dann ja schon, um sich von der Belastung der vergangenen vier Tage zu erholen. Einen nachhaltigen Mehrwert erkenne ich hier nicht.
Möglich wäre auch eine flexible Ausgestaltung des Angebots. Mitunter entscheidet sich ein Unternehmen, die Vier-Tage-Woche für die Mitarbeiter einzuführen und dennoch fünf Tage present zu sein, zum Beispiel durch das Einführen von Schichten. Zusätzlich ist es empfehlenswert, den Mitarbeitern einen gewissen Gestaltungsspielraum zu ermöglichen, der es ihnen erlaubt, bestimmte Aufgaben an das persönliche Leistungshoch bzw. den eigenen Biorhythmus anzupassen.
Das Anwenden von einfachen und sehr wirkungsvollen Zeit- und Selbstmanagement-Tools (u. a. Deep-Work-Phase, Pomodoro-Technik, gleichartige Aufgaben gebündelt abarbeiten u. v. m.) ermöglicht ein konzentriertes, gelassenes und produktives Arbeiten. Auch bei der Vier-Tage-Woche sollte es nicht das Ziel sein, sich vier Tage auszupowern und das Wochenende oder den Urlaub herbeizusehnen, um die Akkus aufzuladen, um sie dann direkt wieder zu entladen. Wenn wir nur funktionieren und stur im Bearbeitungsmodus verharren, können wir uns genauso gut schon jetzt von Robotern ersetzen lassen.
Es sollte vielmehr darum gehen, wie wirtschaftlicher und beruflicher Erfolg mit persönlichem Wohlbefinden verbunden werden kann. Das bedeutet, sich neben den Faktoren Umsatz und Zielerreichung damit zu beschäftigen, was einen Tag zu einem guten Tag macht. Die Frage ist, wie wichtig es den Unternehmen und vor allem uns selbst ist, wie wir uns vor, während und nach der Arbeit fühlen.
Vielen Dank für das Gespräch!
Das Interview führte Dr. Silvija Franjic, Onlineredakteurin und Jobcoach
