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Zeiten und Fristen : Praxisfragen bei arbeitsunfähigen Arbeitnehmer*innen

Wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer krank sind, ist das für die Payroll mit einer Reihe zusätzlicher Aspekte verbunden, auf die sie ihr Augenmerk richten muss. So spielt es eine Rolle, ob Erst- oder Folgebescheinigungen eine neue oder ein und dieselbe Krankheit attestieren oder ob bestimmte Vergütungsbestandteile vertraglich zum Beispiel an eine tatsächliche Arbeitsleistung geknüpft sind.

Alexandra BubaFokus
Lesezeit 5 Min.

Grundsätzlich ist die Verwaltung der Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitenden ein vermeintlich simpler Vorgang, der nach der Umstellung des Prozesses vom alten „Gelben Zettel“ auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) nach einmal einfacher werden sollte. In der Praxis knüpfen sich für Payroller daran aber regelmäßig – ganz unabhängig vom nun erforderlichen Abruf bei den Krankenkassen – noch immer zusätzlich dieselben praktischen Fragestellungen wie zuvor.

Die wesentlichsten sind mit den Themen „Zeiten“ und „Fristen“ verbunden. Denn zunächst einmal gilt der Grundsatz, dass die Dauer, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zur Verfügung steht für die Meldung der Arbeitsunfähigkeit, die ihnen nach wie vor obliegt, weiterhin variabel ist – und selbst in ein und demselben Betrieb unterschiedlich geregelt sein kann.

Konglomerat aus eAUs und Papierausdrucken

So besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Meldung der Arbeitsunfähigkeit und die ärztliche Feststellung qua Arbeitsvertrag innerhalb des ersten oder aber des dritten Tages zu verlangen. Zwar sind die meisten Unternehmen bestrebt, dies einheitlich für ihre Beschäftigte zu regeln, doch hat etwa in der Vergangenheit eine Umstellung stattgefunden oder wurden Betriebsteile durch Zukauf integriert, kommt es zu einem Konglomerat unterschiedlicher Arbeitsverträge und damit gegebenenfalls auch zu unterschiedlichen Fristen.

Daran ändert das seit dem 01.01.2023 verpflichtende Arbeitgeberverfahren für die eAU nichts. Außerdem sorgt das Nebeneinander von digitalem Abruf bei den gesetzlich versicherten Beschäftigten einerseits und den Papierausdrucken der Privatversicherten, Auslandsbeschäftigten und Bescheinigungen bei Krankheit der Kinder für zusätzliche Komplexität.

Nachträgliche Meldung ist zu berücksichtigen

Während diese Spezialfälle schon für sich genommen zu einem erheblich höheren Verwaltungsaufwand führen, tun die verspätet und nachträglich gemeldeten Krankheiten, die trotz elektronischem Verfahren in derselben Anzahl auftreten wie zuvor, ein Übriges. Grundsätzlich sind auch verspätete Arbeitsunfähigkeitsmeldungen zu berücksichtigen – zumindest bis zu einer etwaigen im Arbeitsvertrag vereinbarten Ausschlussfrist. In der Praxis geschieht es häufig, dass beispielsweise Abteilungsleiter in der Produktion zwar von ihren Arbeitnehmenden über deren Arbeitsunfähigkeit in Kenntnis gesetzt werden, dies aber nicht unbedingt an die Payroll weitergeben.

Unterlässt die Payroll dann zunächst den fristgerechten Abruf der AU, werden die fraglichen Zeiträume vielleicht schlicht als Fehltage verbucht und möglicherweise nicht entgolten. Meldet der Beschäftigte im Nachgang die Krankheit in der Payroll persönlich noch einmal – meist nach dem Blick auf die Gehaltsabrechnung oder -überweisung –, ist diese generell zu berücksichtigen und die Zeiten sind mit der nächsten Abrechnung zu entgelten.

Häufig oder länger krank

Ebenfalls eine Extra-Aufgabe stellen häufig oder längerfristig erkrankte Mitarbeitende dar. Bei ihnen gilt es generell zu unterscheiden, ob es sich bei den Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
jeweils um Erst- oder um Folgebescheinigungen handelt. Während Erstere immer wieder neue Erkrankungen bescheinigen, attestieren Letztere eine länger andauernde Krankheit. In beiden Fällen gilt es, die Zeiten zusammenzurechnen und jeweils zu prüfen, mit welchen Konsequenzen die sich ergebenden Zeiträume verbunden sind.

Wesentlich ist darauf zu achten, ob etwaige Vergütungsbestandteile vertraglich daran geknüpft sind, dass die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht worden ist. Ob und wann der Anspruch auf bestimmte Leistungen auch bei einer bestimmten Anzahl von nicht anwesenden Tagen tatsächlich besteht, lässt sich konkret und verbindlich für den Einzelfall immer nur aus dem Arbeitsvertrag ablesen. Üblicherweise betrifft dies Gratifikationen, Boni oder Tagegeld für auswärtige Tätigkeiten. In aller Regel ist die Überprüfung dieser Sachverhalte immer wieder individuell und händisch zu erledigen.

Krankheit und Urlaubsanspruch

Eine weitere praktische Frage aus diesem Zusammenhang ist die nach dem Urlaubsanspruch. Denn für die Begründung desselben kommt es keineswegs darauf an, ob Beschäftigte tatsächlich gearbeitet haben oder nicht. Der Urlaub wird im Falle der Arbeitsunfähigkeit sogar länger gesichert als im Falle der ausgeübten Tätigkeit, wo er meistens nur auf die ersten drei Monate des Folgejahres übertragen wird. Das bedeutet, dass der Urlaubsanspruch nicht automatisch mit dem 31.03. das Folgejahres verfällt, wenn er nicht genommen wurde.

Laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2011 (EuGH, Urteil vom 22.11.2011, C-214/10 – KHS) könnten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sogar ihren gesamten Urlaubsanspruch ohne Verfallsdatum auf unbegrenzte Zeit ansammeln. Das Bundesarbeitsgericht hat mit seiner darauf aufbauenden nationalen Rechtsprechung aber im August 2012 (BAG, Urteil vom 07.08.2012, 9 AZR 353/10) dafür gesorgt, dass der Urlaubsanspruch bei langer Krankheit generell 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfällt, und zwar auch ohne tarifvertragliche Regelung.

Krankheitsbedingte Kündigung mit Voraussetzungen

Strittig werden solche Themen in aller Regel dann, wenn das Arbeitsverhältnis nach oder während der Krankheit beendet werden soll. Die krankheitsbedingte Kündigung als solche ist arbeitsrechtlich möglich, jedoch an eine ganze Reihe von Voraussetzungen geknüpft. Die wesentlichste davon ist, dass die Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten auf absehbare Zeit nicht wieder herstellbar ist. Neben dieser negativen Gesundheitsprognose spielt auch der Grad der betrieblichen Beeinträchtigung eine Rolle; es ist immer eine Interessenabwägung zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden zu treffen.

Generell lässt sich unterscheiden zwischen der lang andauernden Erkrankung, die dazu führt, dass in den nächsten 24 Monaten keine vollständige Genesung absehbar ist, und den häufig wiederkehrenden Kurzerkrankungen. Hier gilt die Summe von mindestens sechs Wochen Gesamtfehlzeiten in den vergangenen zwei bis drei Jahren als Maßgabe. Daneben ist auch eine krankheitsbedingte Kündigung wegen eingeschränkter Leistungsfähigkeit möglich.

Eine Ausnahme betrifft schwerbehinderte Beschäftigte mit festgestelltem Behinderungsgrad: Hier ist eine Kündigung aufgrund von Krankheit grundsätzlich nur dann möglich, wenn das Integrationsamt zustimmt. Dieser Kündigungsschutz greift im Übrigen auch in Kleinbetrieben mit weniger als zehn Beschäftigten.

Spezialfall: Entgelt bei Wiedereingliederung

Im besseren Fall ist nicht die Kündigung das Resultat einer längeren oder häufigen Krankheit, sondern die Wiederherstellung der Leistungsfähigkeit. Da aber bei einer Erkrankung, die mehr als sechs Wochen andauerte, in der Regel bereits von einer erheblichen Beeinträchtigung des Gesundheitszustands ausgegangen wird, ist das Thema Wiedereingliederung die nächste Unregelmäßigkeit in der Payroll.

 

Eine Person in grauer Kleidung sitzt auf einem Stuhl und hält Krücken unter den Armen. Beide Arme und ein Bein sind mit weißen Bandagen umwickelt, was auf Verletzungen hindeutet. Der Hintergrund ist schlicht und hell.
Foto: Igor/stock.adobe.com

Denn meist beginnen zuvor länger Erkrankte ihre Beschäftigung nicht unmittelbar wieder im vollen zeitlichen Umfang, sondern zunächst reduziert auf wenige Stunden pro Tag. Der Mindestumfang
liegt bei zwei Stunden, gearbeitet werden sollte an fünf Tagen in der Woche. Stufenweise erhöht sich
dann der Umfang nach dem sogenannten Hamburger Modell. Dabei erfolgt die Anpassung immer in Absprache mit dem Arzt oder der Ärztin und ist individuell. Diesen Umständen ist bei der Entgeltabrechnung entsprechend Rechnung zu tragen – wieder auch vor allem mit Blick auf etwaige
Gehaltsbestandteile –, und dies erfordert einen genauen Blick.

Alexandra Buba, M. A.,
Wirtschaftsredakteurin

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