Payroll und Meldewesen : Automatische Prozesse entlasten das Personal und reduzieren die Fehleranfälligkeit

Die Digitalisierung im Payroll-Umfeld ist kaum aufzuhalten. Nicht nur auf Seiten vieler Unternehmen. Auch die Kontaktstellen der jeweiligen Personalabteilungen – etwa Krankenkassen und Finanzämter – haben viele Abläufe inzwischen digitalisiert und auf einen komplett papierlosen Datenaustausch umgestellt. Eine wichtige Rolle, Prozesse in diesem Zusammenhang noch effizienter zu gestalten, spielt die Automatisierung. Lösungen mit entsprechenden Funktionen helfen, Payrollund Meldeabläufe zu beschleunigen, die Mitarbeiter zu entlasten sowie die Fehleranfälligkeit und den daraus resultierenden weiteren Aufwand, beispielsweise in Form von Korrekturabrechnungen, zu reduzieren.

Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Fristen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist hierbei wichtig. Dieses Thema ist in Deutschland extrem komplex, da eine Vielzahl von sich häufig ändernden Gesetzen, Verfahren, Beitragssätzen, Tarifen und Lohnmodellen zu berücksichtigen ist. Und durch immer mehr Teilzeitverträge sowie Mini- und 400-Euro-Jobs hat die Komplexität in den letzten Jahren weiter zugenommen. Verantwortliche Sachbearbeiter stehen von daher vor der Herausforderung, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Abhilfe schaffen Softwarelösungen mit Aktualisierungsfunktionen, die neue Regelungen, Gesetzesänderungen und Beitragssätze per Knopfdruck automatisiert übernehmen.

Entlastung von administrativen Aufgaben bei Abrechnung und Meldeprozessen

Vor allem im Meldewesen sind die Anforderungen in den vergangenen Jahren gestiegen. Automatisierte Prozesse können die HR-Verantwortlichen jedoch von vielen administrativen Tätigkeiten entlasten. So lässt sich ein neuer Mitarbeiter oder der Austritt eines Angestellten heute mit ein oder zwei Mausklicks melden. Alle relevanten Daten werden ohne Verzögerung sowie unter Berücksichtigung von Besonderheiten wie der Sofortmeldepflicht elektronisch an die jeweilige Kasse übertragen.

Weitere Bereiche, in denen die Automatisierung wertvolle Dienste leistet, sind die eigentlichen Abrechnungsprozesse – von Stammdatenänderungen bis hin zur monatlichen Gehaltsbescheinigung – sowie die Personalkostenplanung. Früher wurde aufwändig in Excel kalkuliert, wie sich bestimmte Faktoren – etwa neue Mitarbeiter, Tariferhöhungen oder die Einführung von Kurzarbeit – auf die Personalausgaben auswirken. Heute kann sich der Verantwortliche mithilfe von Berichts- und Audit-Funktionen per Knopfdruck einen Überblick über bestimmte Zusammenhänge und Abhängigkeiten verschaffen, verschiedene Szenarien hochrechnen und die Ergebnisse vergleichen. Dabei wird ein Duplikat der aktuellen Personalkostenaufstellung erzeugt und um die relevanten Parameter ergänzt. Die neue Aufstellung zeigt exakt auf, wie sich die Personalkosten unter bestimmten Voraussetzungen entwickeln werden. Das erhöht die Planungssicherheit und erleichtert Entscheidungen.

Zeitersparnis und rechtskonforme Archivierung

Auch das zeitaufwändige Anlegen von neuen Mitarbeitern lässt sich mithilfe von Software vereinfachen. Zum Beispiel können bestimmte Lohnmodelle wie Mini-Jobs oder verbreitete Teilzeitregelungen – etwa 20 Stunden pro Woche – in Vorlagen gespeichert und neuen Mitarbeitern automatisch zugeordnet werden. Vor allem schnell wachsende Unternehmen und Firmen mit hoher Fluktuation profitieren davon.

Ein weiteres Beispiel ist die rechts und datenschutzkonforme Ablage und Archivierung von Lohn- und Gehaltsinformationen. Die Einhaltung von Stichtagen sowie die Unveränderbarkeit der Daten sind über entsprechende Automatismen zu jeder Zeit gewährleistet. Und auch die Frage, welche Angestellten der Lohnbuchhaltung die Namen von Mandanten und Mitarbeitern einsehen, Einträge löschen beziehungsweise nur bestimmte Funktionen ausüben dürfen, lässt sich automatisiert regeln: Über Rollen- und Berechtigungszuweisungen ist sichergestellt, dass jeder Nutzer nur auf die für ihn freigegebenen Inhalte zugreift.

Schnittstellen zu anderen HR-Anwendungen

Voraussetzung für die größtmögliche Effizienz solcher Prozesse ist, dass sich in die Software auch Abläufe integrieren lassen, welche den Payroll-Bereich nicht unmittelbar betreffen, jedoch in einem engen sachlichen Zusammenhang damit stehen – etwa Zeiterfassung oder genehmigte Abwesenheitsanträge. Schnittstellen zwischen solchen Anwendungen und der Lohn und Gehaltsbuchhaltung sorgen dafür, dass die Daten überall aktualisiert zur Verfügung stehen. Auch in diesem Anwendungsbereich sinkt damit die Fehleranfälligkeit sowie der Aufwand für Korrekturen und Mehrfachpflege.

Eine HR-Software mit Automatisierungsfunktionen lässt sich entweder lokal beim Kunden installieren oder beim Anbieter in einer privaten Cloud hosten. In einer Hosting-Umgebung wie MS Azure muss sich der Kunde zudem nicht um System-Updates kümmern, da diese herstellerseitig regelmäßig eingespielt werden. Darüber hinaus sind in der gehosteten Variante die Daten stets verfügbar, da sogenannte System-Downtimes so gut wie nicht vorkommen – eine Grundvoraussetzung für automatisierte Prozesse. Und schließlich sind in einem professionellen Rechenzentrum Aspekte wie Datensicherheit jederzeit gewährleistet.

Automatisierung oder Outsourcing – beides ist möglich

Alternativ zum Einsatz einer automatisierten Payroll-Lösung lassen sich bestimmte Prozesse auch an externe Dienstleister auslagern. Hier gibt es eine Vielzahl von Varianten – vom Druck und Versand der Gehaltszettel und jährlichen Steuermeldungen bis hin zur kompletten Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Auch die kurzfristige Übernahme von Tätigkeiten auf Projektbasis ist möglich. Die jeweils beste Variante hängt von der Mitarbeiterzahl und der aktuellen Situation des Unternehmens sowie von seiner Bereitschaft ab, die Bearbeitungshoheit über die Personaldaten abzugeben. Und letztlich ist diese Entscheidung auch eine Kostenfrage. Grundsätzlich kommt es darauf an, dass der Kunde bei bevorstehenden Veränderungen – etwa dem vorübergehenden Ausfall der Lohnbuchhalterin – jederzeit flexibel auf andere Möglichkeiten umsteigen kann.

Mit E-Learning-Plattformen immer auf dem neuesten Wissensstand

Auch wenn durch die Automatisierung vieles einfacher wird: Angesichts der hohen Komplexität der Themen müssen die Fachkräfte ihre Kenntnisse immer auf dem neuesten Stand halten. Hilfreich ist es in diesem Zusammenhang, wenn Softwareanbieter hierfür E-Learning-Plattformen zur Verfügung stellen, auf denen Anwender Erklärvideos, aktuelle Informationen sowie Online-Tests zur Überprüfung des eigenen Wissens finden.

Payroll-Prozesse und das damit verbundene Meldewesen sind nur ein Beispiel dafür, dass im Personalbereich die Digitalisierung weiter zunimmt und damit der Automatisierungsgrad bestimmter Anwendungen. Diese Entwicklung korrespondiert zudem mit einem veränderten Anwenderverhalten. Vor allem jüngere HR-Mitarbeiter erwarten heute eine smarte, intuitiv bedienbare Oberfläche und effiziente Abläufe.

Und je mehr die Generation Y und Z unter den Mitarbeitern eines Unternehmens vertreten sein wird, desto größer wird auch die Anforderung an die implementierte Personalsoftware sein, eine schnelle und direkte Kommunikation mit der Personalabteilung zu ermöglichen.