Digitale Personalakte : Der Einstieg in die Digitalisierung
Die Digitalisierung ist angekommen in den deutschen Personalabteilungen. Viele tun sich jedoch noch schwer, den ersten Anknüpfungspunkt zu finden. Wo fängt man an mit der Digitalisierung? Um Veränderungen langfristig erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, sich erst einmal eine Basis zu schaffen und sich den HR-Themen zu widmen, die das größte Optimierungspotenzial haben. Viele Personalabteilungen arbeiten sich heute immer noch täglich durch Berge von Papierdokumenten. Allein das Suchen, Ordnen und Ablegen von Mitarbeiterdokumenten in Papierform beansprucht wertvolle Zeit, die in anderen Bereichen fehlt.
Durch die Digitalisierung verändern sich Arbeitsstrukturen und Arbeitsweisen. Kommunikationswege sind um ein Vielfaches kürzer als noch vor einigen Jahren, Entscheidungen müssen schneller gefällt werden und auf Veränderungen muss innerhalb kürzester Zeit reagiert werden, um den Anschluss nicht zu verpassen. Wertvolle Zeit für Aufgaben zu investieren, die heute bereits clevere Software übernehmen kann, ist schlichtweg nicht wirtschaftlich.
Die Einführung einer digitalen Personalakte gibt der HR-Abteilung die Chance, sich langfristig von administrativen Aufgaben zu befreien und neue Ressourcen zu schaffen. So wird der Personaler nicht mehr länger durch tägliche Routinearbeiten blockiert. Dokumentenmanagement von heute muss schnell, sicher und effektiv sein. Die zeitaufwendige Archivierung, die endlose Suche nach der richtigen Mitarbeiterakte und das kostenaufwendige Verstauen zahlloser Papierakten sind Dinge, mit denen sich eine HR-Abteilung von heute nicht mehr belasten muss. Eine in das HCM-System integrierte digitale Personalakte bietet hier die optimale Lösung. Denn wer sich beim Tagesgeschäft immer noch an sein Papier klammert, wird im Rennen um das effizienteste HR-Management keine Chance haben.
Collaboration-Plattformen mit integrierter digitaler Personalakte
Das Wichtigste auf dem Weg hin zu einem modernen Dokumentenmanagement ist die aktive, abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Collaboration von Mitarbeitern, Führungskräften und HR-Abteilung verknüpft modernes Dokumentenmanagement mit der Erstellung, Koordination und Verwaltung von Dokumenten, damit HR-Aufgaben zukünftig dort bearbeitet werden, wo sie entstehen. Mitarbeiter und Führungskräfte bekommen die Möglichkeit, HR-bezogene Aufgaben aktiv und effektiv mit nur wenigen Klicks selbstständig zu bearbeiten und dadurch die HR-Abteilung zu entlasten. HR agiert somit als Prozessdesigner für effektives Dokumentenmanagement und nicht mehr als alleinige ausführende Kraft im operativen Tagesgeschäft. Collaboration lässt ein Höchstmaß an Transparenz zu und beschleunigt HR-Prozesse enorm. So können Innovationen gefördert, die Unternehmenskultur verbessert, Kosten gesenkt und die Mitarbeiterbindung erhöht werden.
Vorteile einer digitalen Personalakte
- Eine digitale Personalakte bietet strukturiertes Dokumentenmanagement von der Dokumentenerstellung bis hin zum Prozessmanagement.
- Der standortübergreifende Zugriff auf die Akte sorgt für einen gleichen Informationsstand aller Mitarbeiter.
- Durch die Übernahme von Berechtigungssystemen lässt sich die digitale Personalakte nahtlos in das vorherrschende HCM-System integrieren.
- Das Arbeiten mit Wiedervorlagen und bestehenden Workflows verhindert Doppelarbeit und bietet Synergieeffekte.
- Durch die Case-sensitive Usability kann die Dokumentensammlung auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen angepasst werden.
- Der HRler kann automatisierte Workflows, Volltextrecherche und eine automatisierte Ablage nutzen, um sich das Arbeiten zu erleichtern.
- Die Führungskräfte bekommen Einsicht in die Personalakten aller Teammitglieder.
- Der Mitarbeiter hat direkten Einblick in seine persönliche Mitarbeiterakte.
- Digitale Personalakten sind skalierbar und lassen sich bei Wachstum des Unternehmens ohne hohe Lagerkosten an die aktuelle Mitarbeiterzahl anpassen.
- Die digitale Personalakte bietet ein hohes Maß an Agilität und hat zudem kalkulierbare Betriebskosten.
- Der Datenschutz ist garantiert, dank der Absicherung durch Datensicherheit und Datenschutzkonformität nach deutschen Sicherheitsstandards.
- Alle Mitarbeiterinformationen lassen sich unternehmensweit bündeln, zentral verwalten und bearbeiten.
Die Integration in das vorherrschende HCM-System, wie beispielsweise SAP oder SAP SuccessFactors, bietet die Chance, Dokumente auf Basis einer lebenden Datenquelle zu erstellen. Dokumente werden so immer mit aktuellen Daten gefüttert und müssen nicht mehr manuell nachbearbeitet oder überprüft werden. Durch die Anpassung der Benutzeroberfläche an das vorherrschende System bewegt sich der User in einer Softwarelandschaft ohne Systembrüche. Der visuelle Absprung in ein anderes Programm oder ein erneutes Anmelden entfällt. Gleichzeitig können Berechtigungskonzepte aus dem HCM-System für die digitale Personalakte übernommen werden. Eine integrierte digitale Akte bildet eine effektive Plattform für die strategische Ausrichtung einer gesamten HR-Abteilung. Sie ermöglicht HR, schnell und effektiv zu arbeiten, und schafft damit einen erheblichen Mehrwert für das ganze Unternehmen.
Der nächste Schritt
Denken wir an modernes Dokumentenmanagement, muss die HR-Abteilung raus aus dem starren, jahrzehntelang gezüchteten Verwaltungsdenken und sich gegenüber neuen Technologien öffnen. Denn modernes Dokumentenmanagement heißt mehr, als Dokumente einmal durch das ganze Unternehmen zu schicken. HR-Abteilungen sollten jede Möglichkeit wahrnehmen, die ihnen die Digitalisierung bietet, und sich auf den technologischen Wandel einlassen.
So lässt sich nicht nur das Image der eingestaubten Aktenschränke endlich beiseitelegen. Die neuen Technologien erleichtern langfristig auch die Arbeit innerhalb der HR-Abteilung. Die digitale Personalakte stellt die ersten Weichen hin zu einer digitalen Personalabteilung. Sie ist das Einstiegsmodell für mehr Effizienz.
Dr. Martin Grentzer, CFO und CHRO der aconso AG