Mitarbeiterportale : HR-Self-Service – lohnt es sich?
Schnell. Effizient. Kostengünstig. Es sind altbekannte Attribute, die das Konzept Selbstbedienung mit sich bringt. Bekannt ist es vor allem aus der Gastronomie, von Tankstellen oder Geldautomaten. Was hat es aber mit HR und damit auch mit der Entgeltabrechnung zu tun? Mehr als die meisten vermutlich denken – setzen Unternehmen heutzutage doch zunehmend auf Self-Service-Portale, um ihre Personalabteilung zu entlasten. Was HR-Self-Service ist, wem er nutzt und inwieweit er wirklich entlastet: ein Überblick.
Wer ESS-(Employee Self Service-) und/oder MSS-(Manager Self Service-)Portale implementiert, der möchte vor allem administrative Aufgaben aus der Personalabteilung ans Unternehmen, sprich an Mitarbeiter und Führungskräfte, delegieren. Spart Zeit, Geld und reduziert bestehende Bürokratie, so die Absicht. Mitarbeiter erhalten Zugriff auf ihre persönlichen Daten und können diese selbst verwalten. So erhoffen sich Unternehmen, ihre Personalabteilung zu entlasten und Angestellte aktiv in den Prozess der Personalentwicklung mit einzubeziehen. Zusätzliches Plus: HR wird transparenter. Mitarbeiter sehen die über sie vorliegenden Informationen auf der webbasierten Plattform direkt ein. Auch Informationen zu Kollegen wie Telefonnummer, Standort, Stellvertreter und Organigramme entnehmen sie dem System. In Sachen Lohnabrechnung herrscht Selbstbedienung. Mitarbeiter laden sich ihre Dokumente eigenständig auf PC, Tablet oder Handy herunter. Krankmeldungen reichen sie im Portal ein.
ESS – es soll schnell gehen
ESS-Portale machen den Angestellten zum Herrn der eigenen Daten. So wählt sich der Mitarbeiter mit einem persönlichen Login im Portal ein und ändert oder vervollständigt seine Stammdaten selbst. Das sind zum einen persönliche Informationen wie Bankverbindung, Adresse und Kontaktperson, aber auch absolvierte Seminare, Bildungs- und Berufsweg sowie Hard Skills und Soft Skills.
Wenn es um Zeugnisse oder Bescheinigungen wie beispielsweise die Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Mutterschaftsgeld geht, dann stößt der Angestellte diese Prozesse per Mausklick selbst an. Der Personalsachbearbeiter wird vom System informiert, bearbeitet das Anliegen und übermittelt dem Mitarbeiter das Dokument einfach und schnell im Portal. Zeitkontingente und Reisekosten lassen sich ebenfalls unkompliziert über die Plattform managen. Das Ergebnis: Personalprozesse werden effizienter, die Qualität der Datenerfassung optimiert.
E wie effizient
Ein gutes Beispiel in Sachen Effizienzsteigerung ist der Urlaubsantrag. Wickeln Personalabteilungen diesen noch herkömmlich ab, dann ist das Verfahren meist zäh. Der Mitarbeiter druckt ein entsprechendes Formular aus und legt es seinem Vorgesetzten zur Unterschrift vor. Dieser genehmigt per Unterschrift und schickt den Antrag mit der Hauspost an die Personalabteilung. Dort angekommen, trägt der Personalsachbearbeiter den Urlaub meist gleich in mehrere Systeme wie Urlaubskalender, Outlook und die Zeiterfassung ein. Der komplette Prozess bindet drei Personen und dauert hochgerechnet um die 20 Minuten. Über ein ESS-Portal geht das wesentlich schneller und ist meist in zwei Minuten erledigt. Antragsteller und -empfänger wickeln das Verfahren unmittelbar per Mausklick ab, die freien Tage werden automatisch in der Lohn- und Gehaltsabrechnung synchronisiert.
Doppel S wie sparsam und schnell
Apropos Lohn- und Gehaltsabrechnung: Es ist das Grauen eines jeden Entgeltabrechners. Am Ende des Monats muss er die Lohndokumente ausdrucken, kuvertieren und versenden. Viel Arbeit, die in Anbetracht steigender Portokosten auch noch jede Menge Geld kostet. Sparsamer und schneller geht das mit einer ESS-Lösung. Lohnbuchhalter verschicken die Unterlagen direkt aus der HR-Software heraus über das Portal an den jeweiligen Mitarbeiter. Software-Anbieter versprechen hier absolute Sicherheit in Sachen Datenschutz. Um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) gerecht zu werden, sind die Unterlagen sicher verschlüsselt und laufen meist über ein in Deutschland sitzendes Rechenzentrum. Die Zugriffrechte liegen allein beim Mitarbeiter.
MSS – mehr Selbstständigkeit und mehr Strategie
Das Self-Service-Prinzip funktioniert für Führungskräfte gleichermaßen. Wenn es um das Bewerbermanagement, Einstellungen und Kündigungen, Leistungsbeurteilungen, die Personaleinsatzplanung oder Personalentwicklungsmaßnahmen geht, dann leistet das Tool wertvolle Unterstützung. Ein fiktives Beispiel zeigt wie. Die Kollegin aus dem dritten Stock hat gekündigt. Sie kümmert sich ums Eventmanagement. In vier Wochen verlässt sie das Unternehmen, ein passender Nachfolger ist bereits gefunden. Das System erinnert den Vorgesetzten rechtzeitig an auslaufende Verträge sowie an neue Mitarbeiter, die beginnen. So können Entscheidungsträger alles dafür Erforderliche rechtzeitig in die Wege leiten. Aber auch Jubiläen und Geburtstage stehen auf der Erinnerungsliste. Wann und ob der Benutzer eine Benachrichtigung erhalten will, das legt er in den Portal-Einstellungen selbst fest.
Be- oder Entlastung?
Grundsätzlich ist die Implementierung solcher Portale von den organisatorischen und technischen Möglichkeiten eines Unternehmens abhängig. In dienstleistungs- und verwaltungsorientierten Betrieben ist die Einführung einfacher als in Produktionsunternehmen. Schließlich haben Letztere nicht immer automatisch Zugang zum Internet. Hier können Kiosk-Systeme Abhilfe schaffen. Entscheidend ist Transparenz. Werden Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot geholt, lassen sich Bedenken gegenüber Datensicherheit und Bedienbarkeit schnell aus dem Weg räumen. Sind alle davon überzeugt, dass sich der administrative Aufwand lohnt, gelingt eine Einführung. So ist die unternehmerische Absicht, der Personalabteilung Freiraum zu verschaffen, indem Führungskräfte sowie Mitarbeiter ihre Personalprozesse eigenständig und effizient abwickeln, von Erfolg gekrönt.
Phillip Kinzel