Digitale Personalakte : Mithilfe der Digitalisierung nicht zurück zur Normalität
Mehr als zehn Wochen leben wir nun in der bisher ungewohnten Situation – tausende Mitarbeiter mussten plötzlich ihren Arbeitsplatz von der gewohnten Büroumgebung in das Homeoffice verlagern.
Die lang geführten Diskussionen um das Homeoffice haben sich plötzlich selbst überholt und so wurde alles getan, um den Mitarbeitern das Arbeiten aus dem heimischen Umfeld zu ermöglichen. Viele Unternehmen mussten auf die Schnelle hunderte von Laptops oder Smartphones beschaffen und Firmenzugänge auf die Systeme schaffen. Und nicht wenig Mitarbeiter hatten nicht die entsprechenden Bandbreiten, um auf Daten zuzugreifen oder Videocalls durchzuführen. Doch mit der Hardware allein war es nicht getan.
Wer war vorbereitet?
Jetzt zeigte sich, wer bereits auf mobiles Arbeiten vorbereitet war. Denn was nützt ein perfekt ausgestattetes Homeoffice, wenn sämtliche Daten und Prozesse noch in der Papierform vorliegen oder erfolgen? Die wenigsten Unternehmen waren in der Lage, auch ihre Arbeitsvorgänge ins Homeoffice zu verlagern. Hier hat sich gezeigt, wer sich in der Vergangenheit mit dem Thema der Digitalisierung auseinandergesetzt hat und wer nicht.
Die digitale Personalakte als Basis
Vor allem Personaler sind auf Informationen angewiesen. Dabei genügen aber leider die reinen „Daten“ aus dem HR-System meistens nicht den Anforderungen. Einerseits setzen viele – vor allem mittelständische Unternehmen – nur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein IT-gestütztes Tool ein, wenn es hochkommt vielleicht noch für das Recruiting. Andererseits bieten Tools zum Human Resource Management (HRM) auch nicht alle Informationen, wenn es zum Beispiel um Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen etc. geht. Hier spielt dann die Personalakte nach wie vor eine unersetzliche Rolle. Doch wie kommen die Personaler an die Information, wenn sie im Homeoffice sitzen und die Personalakte als Papierakte im Schrank im Büro hängt? Das macht die Arbeit von zu Hause aus fast unmöglich.
Die digitale Personalakte gibt die Chance, online und laufend auf die entsprechenden Informationen zuzugreifen und sogar von zu Hause aus die Ablage zu erledigen. Doch damit nicht genug – auch der Zugriff für andere Personen, egal ob Vorgesetzte oder den Mitarbeiter selbst, ist mit wenigen Klicks machbar.
Vorteile, die derzeit leider nur wenige Unternehmen wirklich nutzen können. Dabei sind die Einführung und der Betrieb einer digitalen Personalakte heutzutage innerhalb weniger Wochen möglich, gute Hersteller übernehmen auch gleich die komplette Digitalisierung der heutigen Papierakten in die digitale Form.
Digitale Prozesse als Kür
Betrachten wir die digitale Personalakte als die Basis für die Digitalisierung der Personalarbeit, sorgen digitale Prozesse erst richtig für Schwung. In der Personalakte befinden sich normalerweise fertig erledigte Vorgänge oder Dokumente. Doch wie wäre es, wenn auch der aktuelle Arbeitsvorgang online möglich ist und die Ablage sich von selbst erledigt? Hier kommen nun digitale Prozesse zum Tragen, die Ihnen die täglichen Arbeitsprozesse auch an den mobilen Arbeitsplatz bringen. Doch wie kann so etwas ganz konkret in der Praxis erfolgen? Dazu zwei Beispiele – ein eher einfaches, wie zum Beispiel ein Urlaubsantrag, und ein etwas komplexeres, wie zum Beispiel die Versetzung eines Mitarbeiters.
Der Urlaubsantrag: Bei vielen Unternehmen noch in Papierform – der Mitarbeiter füllt ein Papierformular aus, gibt dies dem Vorgesetzten (oder lässt seine Vertretung vorher mit unterschreiben), der Vorgesetzte unterschreibt und schickt das Formular zur Eingabe an die Personalabteilung, die aber momentan im Homeoffice sitzt – langsam, unpraktisch und nicht effizient. Online kann der Mitarbeiter direkt in einem Portal – das er über das Web oder eine App erreicht – seinen Urlaub beantragen (dabei sieht er auch zur Abstimmung die Urlaube seiner Kollegen), leitet den Antrag automatisch an den Vorgesetzten, dieser gibt ihn frei und die Daten landen automatisch im IT-System – einfach, schnell und sicher.
Die Versetzung eines Mitarbeiters: Dieses Vorgehen ist auch für komplexere Themen jederzeit möglich, wir setzen dies bereits bei unseren Kunden sehr erfolgreich um: Der Vorgesetzte kann zum Beispiel eine Versetzung für einen Mitarbeiter online beantragen, die Personalabteilung gibt diesen Vorgang frei, der Betriebsrat wird automatisch mit einer Meldung nach § 99 Betriebsverfassungsgesetz versorgt – die er auch online freigeben kann –, und nachdem alle Genehmigungsschritte erfolgt sind, erstellt das System das Versetzungsschreiben. Dieses kann nun vom Mitarbeiter und der Führungskraft digital unterschrieben und ohne Umwege direkt in der digitalen Personalakte abgelegt werden. Und für alles benötigen Sie nur einen Webzugang oder eine App, egal ob Sie im Büro oder zu Hause sitzen oder irgendwo auf dieser Welt unterwegs sind. Dabei können die einzelnen Prozessschritte kundenindividuell festgelegt werden, je nach Struktur, Genehmigungsstufen und was sonst noch alles eine Rolle spielt.
Dokumente aus der Akte erstellen
Sehr häufig verlangen Ausschreibungen oder Anfragen, Dokumente aus der Akte zu erstellen (z. B. Versetzungen). Dies ist aus meiner Sicht zu kurz gesprungen. Denn was nützt mir eine Dokumentenerstellung aus der Akte heraus, wenn ich den gesamten Genehmigungsprozess dennoch wie gehabt durchführen muss? Viele Anbieter gehen mit Prozessen zur Dokumentenerstellung an den Markt – auch damit wird nur ein Teil des gesamten Vorgangs digitalisiert. Wichtiger ist die Sicht auf den kompletten Prozess (Antrag, Genehmigung, Dokument) und es gibt auch genügend Prozesse, für die gar kein Dokument erforderlich ist.
Die Kosten
Leider gibt es diese Systeme nicht umsonst. Doch allein schon die Einführung einer digitalen Personalakte rechnet sich für Unternehmen sehr schnell. Wir haben zu diesem Thema vor einiger Zeit ein Whitepaper erstellt.
Hier ermittelten wir aus mehreren Kundenprojekten verschiedener Unternehmensgrößen und -branchen die genauen Kosten und Einsparungen. Im Ergebnis haben die meisten Firmen bereits nach anderthalb Jahren die Kosten der Einführung amortisiert und auch in den Folgemonaten gibt es erhebliche Kostenreduzierungen. Dabei stellt die Akte aber nur einen kleinen Teil der Einsparungen dar, den größeren Anteil erreichen Sie mit digitalen Prozessen. Die genaue Berechnung und das Whitepaper erhalten Sie kostenfrei von mir oder auf begis.de/roi.
Nutzen Sie den Schwung
Egal ob Krise oder nicht und egal, wie lange der momentane Zustand noch andauert. Viele Unternehmen haben erlebt, wie wichtig digitale Prozesse sind, um das Homeoffice oder generell eine andere und neue Form des Arbeitens umzusetzen. Und egal, ob sie das Homeoffice künftig als langfristige Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter anbieten wollen oder nicht. Nutzen Sie den Schwung, den die Digitalisierung gerade jetzt nochmal bekommen hat, und lernen Sie aus den Erfahrungen der letzten Monate. Digitale Workflows ermöglichen schnelle und sichere Prozesse, verlagern die Themen an die Personen, die direkt involviert sind, und erlaubt es diesen, ihren Job zu machen. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Thomas Eggert, Geschäftsführer Begis