Digitale Personalakte : Wenn Arbeit einfach wird

1. Datenschutz made in Germany

Beim Thema Datenschutz steht dem HR-Manager schnell einmal der Schweiß auf der Stirn. Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kam zum Begriff „komplex“ noch das Gefühl „suspekt“ hinzu. Schließlich gilt es, lückenlosen Schutz zu gewährleisten, ansonsten drohen hohe Bußgelder. Doch was, wenn das Know-how im eigenen Unternehmen dafür fehlt? Gerade für KMU ist das häufig ein Bremsklotz. Unterstützen kann dabei die richtige Software-Lösung wie die von Agenda Informationssysteme. Der Schlüssel zum Aktenarchiv benötigt kein Schloss mehr, Personalabteilungen bewahren die Daten ihrer Mitarbeiter sicher und komfortabel im Programm auf. In der Software legen sie von Anfang an fest: Wer darf auf welche Dokumente zugreifen? Und wie lange? So sind sensible Daten stets vor dem Zugriff Unbefugter bestens geschützt.

2. Weil Standards oft die besten Chancen sind

Datenschutz während der Beschäftigung ist die eine Sache – die andere ist: Was passiert mit den Mitarbeiterinformationen, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt? Welche personenbezogenen Informationen muss der HR-Manager umgehend aus der Software löschen, welche noch aufbewahren? Ab einer gewissen Unternehmensgröße kann hier schnell einmal etwas durchrutschen. Im Zweifel wird das teuer. Die digitale Personalakte von Agenda hilft dabei, Unterlagen zu identifizieren, die weiterhin aufbewahrt bzw. umgehend gelöscht werden müssen. Das standardisiert gängige Personalprozesse und sorgt für den optimalen Datenschutz-Überblick.

3. Die Steilvorlage für mehr Effizienz

Apropos Personalprozesse: HR-Manager müssen das Rad hier nicht neu erfinden. Im Gegenteil. Um effizient zu arbeiten, macht es Sinn, immer gleichbleibend in die Pedale zu treten. Ein Beispiel: Jedes Jahr pünktlich zum zweiten Quartal kommt der Brandschutzexperte ins Haus und unterweist alle Mitarbeiter. Danach erhält jeder Anwesende eine Teilnahmebestätigung. Diese von Hand zu tippen, wäre extrem aufwendig. Mit Agenda-Software sucht der Personalsachbearbeiter die entsprechende Vorlage heraus und befüllt das Dokument automatisch mit den mitarbeiterbezogenen Informationen aus der Datenbank. Die Dokumente werden auf Wunsch sofort in der digitalen Personalakte abgelegt. Das ist ein Beispiel von vielen. Was es deutlich macht: Softwarebasierte Personalarbeit ist bequem, Prozesse wie vorlagenbasierte Dokumentenerstellung sind effizient.

4. Mehr Gestaltung statt Verwaltung

Effizienz ist das richtige Stichwort. Denn mit Agenda geht die Verwaltung besonders leicht von der Hand. Ein zentraler Datensatz macht es möglich. Berechtigte erreichen Personalakten mit nur einem Klick. Per Schlagwortsuche finden sie genau das Dokument, das sie benötigen. Und wer nicht ganz aufs Papier verzichten möchte, der hinterlegt einen physischen Ablageort der Originaldokumente in der Software.

5. Der Clou: die Cloud

Wenn es mal wieder schnell gehen muss, ist jede Führungskraft dankbar, wenn sie in den digitalen Aktenschrank greifen kann. Eine bevorstehende Gehaltsverhandlung, ein Mitarbeiterjahresgespräch, eine Übersicht über die vergangenen fünf Fortbildungen – wenn Führungskräfte Unterlagen zur Einsicht benötigen, kann die Personalabteilung diese online bereitstellen. Per Browser greift der Vorgesetzte auf die Informationen im Cloud-Portal zu. Nach Ablauf einer festgelegten Frist erlischt das Zugriffsrecht auf das Dokument automatisch. Der Vorteil: Führungskräfte müssen nicht persönlich in HR-Abteilungen aufschlagen. Alle Beteiligten sparen Zeit.

Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing, Agenda Informationssysteme, Experte für digitale HR-Prozesse