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Flexibles Zeitmanagement : Das Mitarbeiterportal als 360-Grad-Kommunikations- und Administrationstool

Die Pandemie hat zu einer nie dagewesenen Verlagerung von Büroarbeitsplätzen ins Homeoffice geführt – ein Trend, der sicherlich auch noch nach der Pandemie anhalten wird. Für die HR-Abteilung ist es wichtig, sich darauf entsprechend vorzubereiten.

KurzmeldungenMagazin
Lesezeit 10 Min.

Laut Statista arbeiteten vor der Krise nur vier Prozent der Beschäftigten in Deutschland überwiegend oder teilweise von zu Hause. Im April letzten Jahres waren es dagegen rund 30 Prozent und Ende Januar 2021 knapp ein Viertel der Erwerbstätigen.

Ein konzentrierter Geschäftsmann in einem weißen Hemd überprüft unterwegs sein Telefon und bleibt in Verbindung, während er sich durch die städtische Umgebung von Humanressourcen bewegt.

Wie aus einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hervorgeht, sind drei von vier der im Homeoffice Tätigen mit dieser Situation zufrieden. Doch wie geht es den Führungskräften damit? Verlieren sie auf Dauer den Zugang zu ihren Mitarbeitern und die Kontrolle über deren Auslastung? Und: Welche organisatorischen und technologischen Hilfsmittel gibt es, dies zu vermeiden?

Viele Führungskräfte hatten vor der Pandemie ein eher schwieriges Verhältnis zum Thema Homeoffice. Sie befürchteten, dass die Arbeit zu Hause weniger effizient als im Büro erledigt werde, dass die firmeninterne Kommunikation leide und dass sich die Unternehmenskultur bei räumlicher Distanz nicht aufrechterhalten lasse.

Diese Bedenken haben sich zumindest zum Teil als unbegründet erwiesen.

So belegt eine Studie der Bertelsmann-Stiftung in Kooperation mit dem Reinhard-Mohn-Institut der Universität Witten/Herdecke, dass nur gut ein Viertel der befragten Führungskräfte (27,1 Prozent) das Gefühl hat, die fehlende Präsenz der Belegschaft schade der Unternehmenskultur. Und Einbußen bei der Produktivität im Homeoffice stellte nur ein verschwindend geringer Teil der Umfrageteilnehmer fest. Damit hat die Krise gezeigt, dass Homeoffice funktioniert. Einer Untersuchung der Stanford University zufolge legen Menschen bei der Arbeit zu Hause sogar mehr Leistung an den Tag, machen weniger Pausen und arbeiten konzentrierter als im Büro. Allerdings will die Mehrheit wieder zurück ins Büro. In den eigenen vier Wänden ist es ihnen auf längere Sicht zu einsam.

Mangelnder Austausch, fehlender Überblick

Seit das Homeoffice zu einer Dauereinrichtung geworden ist, wird die soziale Isolation immer häufiger beklagt. Und bei den Vorgesetzten kommen die alten Bedenken zurück. So gaben in der Umfrage der Bertelsmann-Stiftung gaben 44,3 Prozent der Führungskräfte an, dass der gegenseitige Austausch abgenommen habe. 45,7 Prozent der Befragten räumten ein, ihre Mitarbeiter nicht im gewünschten Maße unterstützen zu können. Und 36,9 Prozent bemängelten, dass ihnen der Überblick fehle, woran ihre Mitarbeiter im Homeoffice gerade arbeiten. 43,2 Prozent der Führungskräfte äußerten daher den Wunsch, dass sich die Situation bald wieder ändert.

Eine vollständige Rückkehr zur Präsenzkultur ist jedoch unrealistisch – auch nach Corona. Angesichts der Vor- und Nachteile, die das Homeoffice bietet, empfehlen Experten Unternehmen daher, ihren Mitarbeitern eine Mischform anzubieten – etwa zwei oder drei Tage im Büro und den Rest der Woche zu Hause. In manchen Unternehmen dürfen Beschäftigte höchstens 80 Prozent ihrer wöchentlichen Arbeitszeit zu Hause absolvieren, damit der Austausch zwischen den Kollegen gewährleistet bleibt.

Wie die Zusammenarbeit gelingt

Fokussierter Profi im Personalmanagement, der neben seinem Laptop in einem modernen Büroraum mit einem Hauch von Grün Notizen macht.
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Vor diesem Hintergrund müssen die Führungskräfte Wege finden, wie sie eine soziale Entkopplung im Homeoffice und eine nachlassende Identifikation mit dem Unternehmen verhindern können. Zunächst aber sollten sie sich klarmachen, dass die Sorge über einen möglichen Kontrollverlust in der Anfangszeit völlig normal ist.

Denn für viele Vorgesetzte und Mitarbeiter war Homeoffice bis zum März 2020 komplettes Neuland. Und Vertrauensaufbau braucht Zeit.

Wichtig ist zudem – neben der entsprechenden technischen Ausstattung –, feste Arbeitsroutinen aufrechtzuerhalten. Außerdem sollten sich die Mitarbeiter mindestens einmal pro Woche in Team-Meetings austauschen. Dadurch lassen sich Aufgabenverteilung und Projektfortschritte effizient organisieren – und gleichzeitig der Zusammenhalt stärken. Zudem sollte eine Führungskraft jedes Teammitglied einmal pro Woche in einem Video-Call fragen, wie es ihm geht und an welchen Aufgaben er oder sie arbeitet. Auf diese Weise erhalten die Vorgesetzten nicht nur einen Überblick über die vorhandenen Kapazitäten und können den gefühlten Kontrollverlust abbauen. Sie erkennen auch leichter, ob ein Mitarbeiter beispielsweise von der Selbstorganisation im Homeoffice überfordert ist.

Hilfreich sind Collaboration- und Projektmanagement-Tools

Um eine effektive Zusammenarbeit der Teams sicherzustellen, benötigen Unternehmen eine Collaboration-Software wie beispielsweise Microsoft Teams oder Basecamp. Mit solchen Lösungen können mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und auf diese Weise gemeinsam an Projekten arbeiten. Allerdings müssen die Mitarbeiter die Tools auch richtig nutzen. Das heißt, sie müssen sich darauf einlassen und, wenn nötig, an entsprechenden Schulungen teilnehmen. Und selbst wenn ein Mitarbeiter die Funktionalitäten einer Lösung bis ins Detail beherrscht, heißt dies noch nicht, dass er sie sinnvoll einsetzt. Für jedes neue Tool gilt daher: Die Führungskräfte müssen bei der Nutzung eine Vorreiterrolle einnehmen, um den Mitarbeitern die neue Arbeitsweise vorzuleben.

Auch für das Online-Projektmanagement gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Lösungen. Mit Asana oder Slack beispielsweise lassen sich schnell und unkompliziert Arbeitsaufträge erteilen und Dateien austauschen, ohne die Posteingänge zu überfluten. Wichtig ist auch: Ob E-Mail, Projektmanagement-Tool oder Collaboration-Lösung – es muss Klarheit darüber bestehen, welcher Kanal für welchen Zweck genutzt wird.

Homeoffice bedeutet nicht, die Mitarbeiter einfach mit dem Laptop nach Hause zu schicken. Es müssen auch bestimmte Regeln etabliert werden – beispielsweise für den Ablauf eines Video-Meetings. Auch Fragen zur generellen Erreichbarkeit sollten besprochen werden – etwa ob im Homeoffice nicht nur ortsungebunden, sondern auch zeitunabhängig gearbeitet werden darf.

Zwei Fachleute führten eine freundliche und produktive Diskussion über Personalmanagement im Büro.
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Soziale Aspekte mitbedenken

Unternehmen sollten sich aber auch über den sozialen Aspekt des Arbeitslebens Gedanken machen, der im Homeoffice zwangsläufig zu kurz kommt. Regelmäßige Coffee-Talks, auch ohne konkreten Anlass, sowie Teambuilding-Maßnahmen können zumindest einen kleinen Beitrag dazu leisten, die fehlenden Flur- und Küchengespräche sowie Firmen-Events zu ersetzen. Auch in fest terminierten Meetings sollte der persönliche Austausch zu Beginn bewusst zugelassen werden. Denn er fördert den Zusammenhalt und kann für einen effizienteren weiteren Verlauf der Besprechung sorgen.

Der Wandel der HR-Arbeit – die Mitarbeiter im Fokus

Die HR-Abteilung ist in Zeiten der Corona-Pandemie besonders gefordert. Die Personalverantwortlichen müssen zunächst einmal den erheblichen administrativen Mehraufwand bewältigen, der beispielsweise mit der Umstellung auf Kurzarbeit einhergeht. Der fortschreitende Wandel im Arbeitsbereich HR bringt aber auch Verantwortlichkeiten mit sich, die weit darüber hinausgehen. Die HR-Abteilung spielt zunehmend eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Mitarbeiter nachhaltig zu motivieren und an das Unternehmen zu binden.

Ein modernes Unternehmen stellt seine Mitarbeiter in den Mittelpunkt der Unternehmenskultur. Es ist im Vorteil, wenn es darum geht, die Belegschaft möglichst sicher durch die Krise zu führen, denn es kennt die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter und kann entsprechend schneller reagieren. Außerdem besteht ein stärkeres Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeitern und dem Arbeitgeber. Das gibt gerade in Krisenzeiten Halt, bindet Fachkräfte nachhaltig an das Unternehmen und kann ein Vorteil im Bereich Recruiting sein. Was aber genau heißt das für die moderne HR-Abteilung – und welche Tools sollte sie nutzen, um diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen?

Die richtige HR-Software

Um dem Wandel im Arbeitsbereich HR gerecht zu werden, braucht es auch die richtige Softwarelösung. Sie sollte die HR-Abteilung bei ihrer Arbeit unterstützen und sich an neue Rahmenbedingungen anpassen. Mit der Sage HR Suite führen Unternehmen alle Aufgaben rund um das Thema Personalmanagement auf nur einer Plattform aus. Die Lösung lässt sich dabei sowohl Desktop-basiert als auch online nutzen, was gerade mit Blick auf den derzeitigen Trend zum Homeoffice enorm wichtig ist. Dank ihres modularen Aufbaus lässt sich die Sage HR Suite nach Bedarf zusammenstellen und beliebig skalieren.

Mitarbeiterportale für die Organisation von HR-Prozessen

Mit IT-basierten Tools lässt sich nicht nur das ortsunabhängige Arbeiten verbessern. Auch HR-Abläufe können mit den passenden Lösungen wesentlich einfacher organisiert werden, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice sind. So lassen sich mit webbasierten Mitarbeiterportalen, die mit der jeweils eingesetzten Personalsoftware verknüpft sind, Personalverwaltungsprozesse online abwickeln. Dies gilt für Abläufe wie Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge und Krankmeldungen bis hin zu Leistungsbewertungen und Zielvereinbarungen. Auf die entsprechenden Vorgänge und die dazu systemseitig hinterlegten Dokumente können sowohl die Vorgesetzten als auch ihre Mitarbeiter gemäß ihren Zugangsrechten zugreifen – also etwa Urlaubsanträge einreichen beziehungsweise genehmigen oder Zielvereinbarungen mit Kommentaren versehen, unabhängig von Zeit und Ort. Von der Transparenz eines Mitarbeiterportals profitieren daher auch Unternehmen, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind – beispielsweise Unternehmen der Logistik- oder Dienstleitungs- und Beratungsbranche.

Digitale und papierlose Prozesse

Eine Person, die konzentriert an einem Laptop an einem Holzschreibtisch arbeitet und sich auf Humanressourcen konzentriert.
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Viele Unternehmensprozesse, die in der Theorie einfach sind, sind in der Praxis komplex – vor allem in Zeiten, in denen zunehmend dezentral von mehreren Standorten gearbeitet wird. So kann zum Beispiel das Stellen und Bewilligen eines Urlaubsantrags sehr aufwendig sein: Bis Formulare hin- und hergewandert sind, der Abteilungsleiter zugestimmt hat und die Personalabteilung geprüft hat, wie viele Urlaubstage noch zur Verfügung stehen, gehen oft viel Zeit und viel Papier ins Land.

Ein Mitarbeiterportal digitalisiert diese Aufgabe. Über den Web-Browser ist es immer und überall verfügbar und erlaubt die Abwicklung aller HR-Prozesse ohne Medienbrüche – digital und papierlos. Ihre Mitarbeiter werden dabei systematisch in die Personalarbeit ihres jeweiligen Verantwortungsbereichs mit einbezogen. Ihre Personalabteilung wird so erheblich entlastet, denn die Sage HR Suite nimmt ihr viele aufwendige administrative Aufgaben ab.

Wechselseitiger Austausch statt Top-down-Kommunikation

Ein Mitarbeiterportal ist aber nicht nur eine Informations-, sondern vor allem auch eine Kommunikationsplattform. Neben dem Austausch firmeninterner und betrieblich relevanter Informationen steht im Mitarbeiterportal besonders die Kommunikation miteinander im Mittelpunkt. Der Einsatz eines Mitarbeiterportals verbessert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mehr die Frage stellen, wo welche Informationen zu finden sind, oder sich dafür persönlich an die Kollegen von HR wenden. Alles ist nun zentral zu finden und für jeden dauerhaft zugänglich.

Indem Sie Führungskräfte und Mitarbeiter direkt in Personalprozesse einbinden, fördern Sie die Kommunikation, Motivation und Eigenverantwortung. Durch Anwendungen wie ein Wiki oder ein Forum schaffen moderne Mitarbeiterportale außerdem eine offenere Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen. Statt der bisherigen Top-down-Kommunikation findet ein wechselseitiger Austausch statt. Ein Mitarbeiterportal fördert das Wir-Gefühl Ihrer Mitarbeiter. Der Austausch untereinander und die direkte Kommunikation mit dem Management wirken sich positiv auf die Zufriedenheit aus.

Bessere Kontrolle für Entscheider

Viele Entscheider befürchten, ein Stück Kontrolle über ihre Mitarbeiter durch Homeoffice und Remote Working einzubüßen. Die Management- Funktionen des Mitarbeiterportals erlauben es Entscheidern, sich einen Überblick über die wichtigsten statistischen HR-Kennzahlen wie zum Beispiel Personalkosten, An- und Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter oder Stundenkonten zu verschaffen – und so die Kontrolle zurückzuerlangen.

Mitarbeiter digital einlernen

Nicht zuletzt aufgrund der beschleunigten Digitalisierung durch COVID-19 und bedingt durch den Wunsch vieler Mitarbeiter, am Arbeitsplatz über den gleichen Technologiestandard zu verfügen wie im Privatleben, sind digitale Tools als Teil des Onboarding-Prozesses heute unverzichtbar. Im Rahmen des digitalen Onboardings können sich neue Kollegen in das Mitarbeiterportal einloggen, um auf die zuvor erwähnten E-Learning-Tools zuzugreifen, in FAQs Antworten zu finden oder bestimmte Aufgaben bereits vor ihrem ersten Arbeitstag zu erledigen. Über die Zuordnung eines Eintrittsprozesses stellen Sie sicher, dass für einen perfekten Start alle damit verbundenen Aufgaben pünktlich erledigt sind. In der Sage HR Suite können Bewerber mit dem Eintritt in die Sage HR Personalabrechnung übernommen und so die Stammdaten um lohnrelevante Informationen direkt überführt werden.

Unterstützung im Change Management

Erfolgreiche Unternehmen sind immer in Bewegung und befinden sich im stetigen Wandel. Wer einen Kurswechsel anstrebt, muss dafür sorgen, dass das gesamte Team mitzieht. Doch es ist nicht immer einfach, die Mitarbeiter auf neuen Wegen mitzunehmen. Damit geplante Veränderungen auch tatsächlich umgesetzt werden, ist eine offene Kommunikation erforderlich. Ein Mitarbeiterportal hilft, die Beschäftigten abzuholen. Dies kann zum Beispiel durch Videobotschaften, einen transparenten Informationsfluss oder die Vermittlung gemeinsamer Werte geschehen. Sämtliche Veränderungsprozesse lassen sich digital oder sogar durch Gamification unterstützen.

Bessere Work-Life-Balance durch flexibles Zeitmanagement

Das Thema Work-Life-Balance hat durch die Krise bei den Mitarbeitern einen neuen Stellenwert erhalten. Es steht zu erwarten, dass sich auch dieser Trend nach der Krise fortsetzen wird. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Arbeitszeitgestaltung können moderne Unternehmen die Balance zwischen Arbeit und Privatleben unterstützen und so die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Die Sage HR Suite erlaubt Mitarbeiterplanung auf Basis von Ist-Daten und mithilfe von Schichtmodellen, Dienstplänen, Rahmenplänen und individuellen Zielvorgaben. Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter lassen sich lückenlos und mit System per Terminal, Web oder Telefon erfassen.

Fazit

Coronakrise hin oder her – flexible Arbeitsweisen sind aus der heutigen Büroarbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Schon in wenigen Jahren werden Unternehmen, die kein Homeoffice anbieten, nur noch schwer neue Mitarbeiter finden. Auch Remote Work, also die freie Wahl des Arbeitsortes, wird immer wichtiger werden. Es ist daher höchste Zeit, sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen – und zwar nicht wie vor einem Jahr im erzwungenen Schnelldurchlauf, sondern mit einer klaren Strategie. Mit ausgereiften technischen Lösungen wie der Sage HR Suite verbessern Sie nicht nur Ihre interne Kommunikation, sondern steigern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und fördern nicht zuletzt auch Ihre Arbeitgebermarke.

Eine lächelnde Frau mit zurückgebundenem Haar, einem schwarzen Blazer und einem weißen Hemd, die Selbstvertrauen und Professionalität im Personalmanagement ausstrahlt.
Marie-Theresa Vogel

Marie-Theresa Vogel
Associate Product
Marketing Manager
bei Sage GmbH

Das Bild zeigt einen Textabschnitt mit zusätzlichen Informationen auf Deutsch zum Thema Personalmanagement, „weitere Informationen unter:“, gefolgt von einem Weblink zu „www.sage.de/hr“, einer Telefonnummer „Tele

 

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