Zeitersparnis und Platz : Die digitale Personalakte – mehr drin, als gedacht?

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung haben deshalb viele Unternehmen bereits damit begonnen, die Akten auszudünnen und nur die rechtsrelevantesten Dokumente im Original aufzubewahren. Die Frage ist aber nicht nur, was kommt (wie) rein, sondern vor allem auch, wie wird die digitale Personalakte dann künftig von wem genutzt?

Einfach mal anfangen?

Wer sich über die Online-Struktur im Vorfeld nicht genug Gedanken macht, der läuft Gefahr, dass später zu viel umständlich implementiert werden muss und im Zuge dessen eine gewisse Unübersichtlichkeit entsteht. Ohne Vorbereitung geht es eben einfach nicht. Das betrifft Ausdünnung und Digitalisierung, aber auch Klassifizierung und Registererstellung. Eine Auslagerung an Dienstleister und Profis wird bei einer Aktenstärke von etwa 100 Datenblatteinheiten und einer Menge ab 150 Akteneinheiten empfohlen. Viele der Vorarbeiten spart man sich aber trotzdem nicht. Hier macht es letztlich die Masse!

Viel ist nicht immer von Vorteil!

Auch wenn bei der E-Akte mit ihren Ebenen und Hierarchien bereits durch den Wegfall der physischen Begrenzungen mehr Möglichkeiten bestehen, so sollten die Verzweigungstiefe und die Kategorienbreite sich weiterhin an dem orientieren, was gute Registraturen an Übersicht und Logik bieten – unabhängig davon, welche Überlieferungsform gerade genutzt werden soll. Fragen der Führung von Nebenakten können sich dafür durch die digitalen Zugriffsmöglichkeiten erübrigen, selbst wenn die personalverwaltende Stelle hierarchisch und organisatorisch woanders angesiedelt ist als der Beschäftigungsbereich.

Wer schon längst dabei ist, sich aber weder über den bzw. einen neuen Aufbau oder eine Verschlagwortung Gedanken gemacht hat, der sollte über die OCR-Text-Suche nachdenken – vor allem wenn übergeordnete Auswertungsthemen im Anmarsch sind.

Aufbau ist alles!

Sehr wichtig ist und bleibt es im Sinne der sich bietenden Vorteile und möglichen Nutzungsverbesserungen, nicht nur die Schnittstellen richtig und effektiv zu implementieren, sondern die effektive Endnutzung inklusive der technischen Anbindung mit allen Aspekten der Datenschutzkonformität zu planen. Nur wenn bei der Erstellung der E-Personalakten-Architektur die Fragen der Usability ausreichend berücksichtigt werden, wird aus der einstigen „Personalführungsakte“ ein modernes Medium, das gleichermaßen Mehrwerte bietet für die HR, den Mitarbeiter, den Betriebsrat und mögliche andere angebundene Abteilungen.

Ab jetzt alles automatisch?

Natürlich will man die schöne neue Technik und ihre Vorteile nutzen. Automatisierte Prozesse zur Weiterverarbeitung der Personaldaten sollten allerdings nur personalwirtschaftlich genutzt werden. Doch nicht nur die Ausgabeformate, sondern auch die Zugangsmöglichkeiten müssen entsprechenden Schutzkriterien unterliegen – angefangen mit nicht veränderbaren oder manipulierbaren Formaten bis hin zu gesicherten Kanälen und entsprechend eingeräumten bzw. eingeschränkten Zugriffsrechten. Deshalb sind klare und gut aufgesetzte Rollenkonzepte das A und O der E-Personalaktenführung und -Handhabung. Das alles macht aber auch nur dann Sinn, wenn Anträge auf Einsichtnahmen durch Mitarbeiter und/oder den Betriebsrat nicht an „steinzeitliche“ Verwaltungsprozesse gebunden sind, die unliebsame Nachfragen hinauszögern sollen.

Mehr Potenziale durch Portale?

Wovon profitieren die Mitarbeiter selbst künftig am meisten? Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einfach selbst hochladen oder die Gehaltsabrechnung per Smartphone einsehen? Immer mehr Personaler wollen den Komfort für die Arbeitnehmer erhöhen und ziehen insgesamt einen Einstieg in ein Web-Portal für Mitarbeiterakten in Betracht. Denkbar ist die volle Nutzung der elektronischen Personalakte am Arbeitsplatz und mit dem Firmenhandy oder -tablet.

Die Einsichtnahme in die Personalakte muss allerdings klar definiert sein – das sieht auch schon die Datenschutz- Grundverordnung (DS-GVO) rein rechtlich vor, und dies schließt den Aspekt Sicherheit ebenso mit ein. Wo und bei wem sind genau die Rechte, wo die Pflichten, wenn der Zugriff von zu Hause „schiefgeht“ – gerade weil man sich krankheitsbedingt schnell und einfach melden will? Verlockung vs. Verantwortung?

Bei allen Überlegungen und auch Bedenken: Im Zeitalter der Apps darf man auch im HR-Bereich in dieser Hinsicht durchaus positiv, progressiv, offen und optimistisch gestimmt sein, da alle – gemeinsam – profitieren können.

Manches bleibt, vieles kommt aber reicht das?!

Die E-Personalakte dient dem Zweck der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft und zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen. Das oberste Gebot ist und bleibt die Vertraulichkeit! Die Datenschutzkonformität scheint dem Mitarbeiter viel Sicherheit zu bieten. Beinhaltet das für ihn doch solch wichtige Punkte wie: Rechtmäßigkeit, absolute Zweckgebundenheit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit, völlige Richtigkeit sowie das Anhalten zur Speicherbegrenzung und zu notwendiger Löschung.

Wo aber beginnt und endet das Prinzip der Datenminimierung und Datensparsamkeit und wer entscheidet über den Ermessensspielraum, wenn es um die Dokumentation von Führungsentscheidungen geht, die im Nachhinein unter Umständen Auswirkungen auf eine Beförderung oder ein Arbeitszeugnis haben?

So könnte man einführen, dass Versetzungen eine Begründungspflicht erhalten, die dem Beschäftigten so verbindlich offengelegt werden muss, dass sie ihm später niemals zum Nachteil gereicht. Das hieße echte Transparenz und der positive Abschied von einem starren und veralteten Personalverwaltungsinstrument und von „versteckten“ Führungs- und Verwaltungsvorgängen – insbesondere seit die einseitige Dokumentation durch Post-it, Memos und „eigene“ Notizen durchaus berechtigt aus der Personalakte „verbannt“ wurde.

Dr. Silvija Franjic Online-Redakteurin + Jobcoach