Der Steuerberater empfiehlt : Digitalisierung im Lohnwesen: Ein- und Ausblicke aus der Praxis
Der digitale Wandel hat auch den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung fest im Griff. Der Wandel stellt den Personalabrechnungsbereich in der Steuerkanzlei vor unterschiedliche Herausforderungen.
In einer Steuerkanzlei werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für eine Vielzahl an Unternehmen verschiedener Branchen mit unterschiedlichen Mitarbeiterzahlen erstellt. Dabei hat jedes Unternehmen seine eigene Organisation. Einige Unternehmen haben eine eigene HR-Abteilung, in anderen Unternehmen übernimmt der Finanzbuchhalter auch die Vorbereitung der Abrechnungsdaten und in kleineren Unternehmen kümmert sich häufig der Unternehmer oder Geschäftsführer selbst um die Vorbereitung und Übersendung dieser Daten.
Das bedeutet für den Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei eine Vielzahl an unterschiedlichen Wegen der Kommunikation sowie der Aufbereitung und Übersendung der abrechnungsrelevanten Dokumente. Dabei kann es vorkommen, dass die Digitalisierung der Arbeitsabläufe in der Steuerkanzlei dazu führt, dass auch das Unternehmen seine Arbeitsabläufe ändern oder anpassen muss.
Zusammenarbeit mit den Unternehmen
Die Zusammenarbeit mit den Unternehmen hat sich durch die Digitalisierung in den letzten Jahren stark verändert. Die Abrechnungsunterlagen werden nun nicht mehr per Post oder Kurier geschickt oder persönlich vorbeigebracht, sondern hauptsächlich per E-Mail auf den Weg gebracht. Doch dabei wird nicht eine E-Mail mit allen abrechnungsrelevanten Daten pro Monat geschickt, sondern häufig je Sachverhalt oder je Dokument eine E-Mail – eben immer dann, wenn die zuständige Person im Unternehmen gerade einen Sachverhalt abarbeitet. Alle E-Mails müssen dann im Rahmen der Erstellung der Abrechnungen verarbeitet werden. Dies führt noch immer zu einem vollen und unübersichtlichen Postfach auf Seiten der Sachbearbeiter und die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch. Aus diesem Grund sind auch die Steuerkanzleien auf der Suche nach Alternativen, um ihren Mandanten einen einfachen, übersichtlichen und vor allem sicheren Weg des Datenaustauschs zur Verfügung zu stellen.
Dafür bieten sich unter anderem Lösungen an, die bereits in anderen Bereichen in der Steuerkanzlei genutzt werden.
Zunächst ein paar Worte zur oft noch anzutreffenden Praxis: Versand per E-Mail. Aus datenschutzrechtlichen Gründen versendet die Steuerkanzlei die Abrechnungsdaten per E-Mail verschlüsselt bzw. mit einem Passwort geschützt, sodass die Unterlagen nur vom zuständigen Sachbearbeiter im Unternehmen geöffnet werden können. Doch dies kostet Zeit: Der Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei muss die Auswertungen mit dem jeweiligen individuellen Passwort pro Unternehmen versehen und in eine E-Mail einfügen. Der Sachbearbeiter im Unternehmen muss das Passwort sicher abspeichern und jeden Monat bei Erhalt der E-Mail heraussuchen und korrekt eingeben.
Aus unserer Sicht eine gute Alternative: Onlineanwendungen zum Austausch von Buchhaltungsbelegen, gesichert über Smart-Logins oder personalisierte Smartcards. Häufig müssen in diesem Fall nur die jeweiligen Sachbearbeiter im Unternehmen freigeschaltet werden und es sollte eine kurze Einführung erfolgen, wie und wo die Belege am besten hochgeladen werden. Insbesondere die Bereitstellung der monatlichen Abrechnungsdaten wird dadurch schneller abgewickelt. Bei einem Austausch der Daten über eine Onlineanwendung wird der Schritt der Verschlüsselung nicht mehr benötigt und die Daten können bei Bedarf ganz einfach abgerufen und gesichert werden.
Bei Unternehmen mit einer größeren Mitarbeiterzahl kommt es häufig vor, dass die Personalverwaltung mittels einer HR-Software vorgenommen wird, sodass die abrechnungsrelevanten Daten bereits digital vorliegen. Viele Softwareanbieter haben sich in der letzten Zeit den Gegebenheiten angepasst und bieten verschiedenste Datenschnittstellen an, sodass ein Datenexport in die häufig verwendeten Abrechnungsprogramme möglich ist. Auch wenn zurzeit noch einige Fehler vorhanden sind, ist es noch eine Frage der Zeit, bis ein reibungsloser Datenaustausch erfolgen kann. Bis dahin gibt es hilfsweise Lösungen über eigene Zugänge für die Steuerkanzlei, sodass nur die abrechnungsrelevanten Daten direkt abgespeichert werden können.
Zwar gibt es jetzt bereits eine Vielzahl an Möglichkeiten, doch es wird in diesem Bereich weiterhin eine schnelle und umfangreiche Weiterentwicklung geben. Aber auch die Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei wissen, dass in Zukunft zwar der Austausch der Unterlagen schneller und reibungsloser funktionieren kann, häufig ersetzt dies allerdings nicht das Telefonat oder einen kurzen persönlichen Austausch. Denn die Lohn- und Gehaltsdaten sind empfindlich und vertraulich, sodass der Griff zum Hörer manchmal der einzig mögliche Weg ist.
Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und anderen Organisationen
Anders als bei der Zusammenarbeit mit Unternehmen muss sich die Steuerkanzlei an die gesetzlichen Vorgaben der Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und anderen Organisationen wie bspw. der Deutschen Rentenversicherung Bund halten, auch wenn die Abläufe und vor allem die Belegablage in der Steuerkanzlei bereits fast ausschließlich digital erfolgen. Insbesondere seit dem letzten Jahr ist die Abwicklung der Sozialversicherungsprüfungen mit der Deutschen Rentenversicherung durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) sehr viel einfacher geworden. Auf Grund der Vielzahl der zu prüfenden Unternehmen, die in der Steuerkanzlei jedes Jahr abgewickelt werden, ist die elektronische Übersendung der prüfungsrelevanten Daten aus dem Abrechnungsprogramm eine große Zeitersparnis. Somit müssen dann nur noch einzelne Dokumente oder Verträge eingereicht werden. Dies kann teilweise bereits elektronisch erfolgen, sodass hier die in der Steuerkanzlei elektronisch abgelegten Daten einfach nur weitergeleitet werden.
Bei Lohnsteuer-Außenprüfungen, die vom zuständigen Finanzamt durchgeführt werden, erfolgt hauptsächlich noch der Versand der Daten über einen Datenträger, der extra durch den zuständigen Sachbearbeiter erstellt werden muss. Der Austausch von Belegen und weiteren Informationen wird dann häufig nach direkten Absprachen mit dem jeweiligen Prüfer vorgenommen. Hierbei sind jedoch beide Seiten bemüht, einen Weg zu finden, der für alle Beteiligten zu wenig Verwaltungsaufwand führt.
Ausblick
Die Digitalisierung wird die Arbeitsprozesse und die Erstellung der Abrechnungen in allen Bereichen weiter vereinfachen und standardisieren. Was sich jedoch auch in Zukunft nicht ändern wird, trotz aller Automatisierungen, ist, dass sich die Sachbearbeiter im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung um die fachliche Bearbeitung und korrekte Umsetzung der Sachverhalte bei der Abrechnung kümmern.
Sina Schmidt, Steuerberaterin