Datenschutz : Einwilligungen für Beschäftigtenfotos – Schritte zur Vereinfachung

Manche Unternehmen möchten bei der Einstellung eine Einwilligung zum Anfertigen und Veröffentlichen von Fotos von jedem Beschäftigten einholen. Diese Unternehmen erhoffen sich, dass während des Beschäftigungsverhältnisses Fotos der Beschäftigten ohne weitere Frage oder Einwilligung angefertigt und veröffentlicht werden können.

Je mehr Beschäftigte ein Unternehmen hat und je mehr Fotos von Beschäftigten es insbesondere auf Social-Media-Kanälen veröffentlicht, desto aufwendiger wird nicht nur das Einholen von Einwilligungen, sondern auch das fristgerechte Löschen der Fotos, welches im Regelfall manuell erfolgen muss. Der Wunsch nach Vereinfachung steht bei Personalabteilungen hoch im Kurs.

Um Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren, lohnt es sich, den Ablauf und die datenschutzrechtlichen Anforderungen detaillierter zu betrachten. Dieser Beitrag konzentriert sich auf Fotos von Beschäftigten, die der Arbeitgeber zu Werbezwecken anfertigen und veröffentlichen will. Fotos in Bewerbungen, auf Werksausweisen, als Profilbilder im Active Directory usw. bleiben, da sie nicht der Werbung dienen, außen vor.

Life Cycle von Beschäftigtenfotos

Der Life Cycle von Beschäftigtenfotos lässt sich in sechs Phasen einteilen:

1. Schaffung einer Rechtsgrundlage zum Anfertigen und Veröffentlichen des Fotos
2. Anfertigung des Fotos und ggf. Nachbearbeitung
3. Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen wie z. B. Website, Facebook, Twitter, Werbung in Bussen und Bahnen
4. Löschung des Fotos bspw. auf der Website, Facebook, Twitter
5. Archivierung der Erlaubnis zum Anfertigen und Veröffentlichen des Fotos bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist
6. Vernichtung der Erlaubnis zum Anfertigen und Veröffentlichen des Fotos

Im Fokus des Strebens nach Optimierung stehen die Phasen 1 (Rechtsgrundlage) und 4 (Löschung der Fotos).

Optimierung der Rechtsgrundlagen?

Das Recht am eigenen Bild schützt jeden Menschen – also auch Beschäftigte – vor unbefugter Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos, die ihn oder sie zeigen. In der Folge bedarf es entweder einer Einwilligung der abgelichteten Person oder eines Vertrags mit dieser Person über die Aufnahme und Veröffentlichung der Fotos. Ob ein Foto „gut getroffen ist oder nicht“ hat keinen Einfluss auf die Zulässigkeit.

Um wirksam zu werden, muss eine Einwilligung freiwillig und informiert erteilt werden. Freiwillig bedeutet im Beschäftigungsverhältnis bspw., dass ein Arbeitgeber sicherstellen muss, dass einem Beschäftigten keine Vor- und Nachteile durch Erteilung oder Nichterteilung drohen. Weiterhin sind alle für die Entscheidung zur Erteilung oder Nichterteilung relevanten Angaben in der Einwilligung zu nennen. Dazu zählen u. a. Zwecke, welche Daten zusätzlich zum Foto veröffentlicht werden sollen (bspw. Name und Position), wo Fotos veröffentlicht werden (z. B. Website, Facebook, Werbeplakate, Flyer) und die Empfänger (bspw. Webseitenbesucher aus aller Welt).

Soll ein Foto bspw. für einen Flyer, auf der Unternehmenswebsite und für eine Veröffentlichung in einem Social-Media-Kanal für den gleichen Zweck (hier: Werbung für den Arbeitgeber) genutzt werden, reicht eine Einwilligung aus, wenn die Kanäle, Webseite, Flyer, Social-Media-Kanal, aufgezählt werden (vgl. Erwägungsgrund 32 S. 4 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Beschäftigte, die zwar einer Veröffentlichung in einem gedruckten Flyer zustimmen würden, nicht aber einer Veröffentlichung in einem Social-Media-Kanal, erteilen die Einwilligung nicht. Damit sinkt die Zustimmungsrate. Diese lässt sich steigern, wenn die Einwilligung für jeden Kanal einzeln erteilt oder nicht erteilt werden kann. Der Verwaltungsaufwand erhöht sich, da nicht nur vor Anfertigen eines Fotos zu prüfen ist, ob der Beschäftigte eingewilligt hat, sondern auch, ob er in alle Kanäle eingewilligt hat, für die das Foto verwendet werden soll.

Auf jeden Fall ist unzulässig, wenn Kreuzchen vorangekreuzt sind. Eine solche Einwilligung ist unwirksam.

Grundsätzlich sind Einwilligungen jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. In der Folge wären die betroffenen Fotos auf der Website, in Social-Media-Kanälen, aus Werbefilmen und bei der Neuauflage von Druckerzeugnissen zu entfernen.

Es ist umstritten, ob bei Fotos nicht eine Ausnahme vom Grundsatz der Widerrufbarkeit existiert. Eine detaillierte Erörterung der Rechtslage würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Im Kern ist streitig, ob die DS-GVO die Anwendbarkeit von § 22 Kunsturhebergesetz (KUG) für Werbung durch Unternehmen zulässt oder nicht. Wird die Anwendbarkeit von § 22 KUG bejaht, dann ist die Einwilligung nur eingeschränkt widerrufbar und gar nicht, wenn der Beschäftigte für die Veröffentlichung des Fotos entlohnt wurde. Die Entlohnung muss sich auf die Veröffentlichung beziehen, d. h. das Gehalt zählt regelmäßig nicht, da dieses für die Erbringung der Arbeitsleistung, zu der im Regelfall nicht die Arbeit als Model für den Arbeitgeber gehört, bezahlt wird.

Wenn ein Widerruf der Einwilligung abgelehnt wird und die Verarbeitung des Fotos vorausgesetzt wird, entsteht das Risiko, dass Gerichte zum Ergebnis kommen, dass die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt. Betroffene hätten grundsätzlich einen Schadensersatzanspruch gegenüber dem Arbeitgeber. Um dieses Risiko zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Werbemaßnahmen so aufzubauen, dass Bilder oder Videosequenzen einzelner Beschäftigter problemlos entfernbar sind.

Als Alternative zur Einwilligung kommt auch ein Vertrag mit dem Beschäftigten über das Anfertigen und Veröffentlichen von Fotos für Werbezwecke in Betracht. Als Rechtsgrundlage eignet sich ein Vertrag nur dann, wenn zu seiner Durchführung die Verarbeitung erforderlich ist. Das bedeutet, dass die Veröffentlichung des Fotos für die Vertragsdurchführung erforderlich sein muss. Diese ist bspw. der Fall, wenn der Beschäftigte für die Dauer der Veröffentlichung bezahlt wird.

Löschpflicht

Werbt ein Arbeitgeber damit, dass eine bestimmte Person beschäftigt ist, so muss das Foto beim Ausscheiden des Beschäftigten gelöscht werden. Hier besteht eine Löschpflicht des Arbeitgebers, d. h. er muss tätig werden, ohne durch den Ausscheidenden dazu aufgefordert worden zu sein.

Wird das Foto eher zur Illustration eingesetzt und es kommt nicht auf die konkret abgebildete Person an, muss das Foto nicht bei Ausscheiden gelöscht werden. Der Ausscheidende müsste seine Einwilligung widerrufen. Wer Aufwand sparen will, sollte Fotos ausschließlich zur Illustration einsetzen und nicht mit der Mitarbeitereigenschaft werben.

Um dieser Löschpflicht nachkommen zu können, empfiehlt es sich, für jeden Beschäftigten bspw. in einer Liste festzuhalten, wo welche Fotos verwendet worden sind. Auf dieser Liste sollte auch vermerkt sein, ob mit der Beschäftigteneigenschaft geworben wird oder das Foto lediglich der Illustration dient.

Das wahre Einsparpotenzial

Da auf jeden Fall eine Einwilligung einzuholen oder ein Vertrag zu schließen ist, bieten die Rechtsgrundlagen wenig Sparpotenzial. Angenommen, ein Unternehmen holt von jedem Beschäftigten eine Einwilligung ein. Nehmen wir an, dass Einholen, Ablegen und Vernichten der Einwilligung verursacht einen Aufwand von einer Stunde pro Beschäftigten. Bei einer jährlichen Fluktuation von 10 Prozent gerechnet auf 800 Beschäftigte verursacht die Verwaltung der Rechtsgrundlage einen Aufwand von 80 Stunden pro Jahr.

Realistisch betrachtet will das Unternehmen jedoch nicht mit 800 Personen werben, sondern mit zehn. Es würde ausreichen, zehn Personen um eine Einwilligung zu bitten statt 800.

Eine Konzentration auf wenige Personen hat den Vorteil, dass der Aufwand, nachzuhalten, welche Fotos wo verwendet werden, sinkt und ein Löschen nur dann geprüft werden muss, wenn eine dieser Personen ausscheidet. Der Gesamtaufwand reduziert sich weiter. Als Voraussetzung sollten Prozesse definiert sein, um geeignete Werbeträger zu identifizieren, die Rechtsgrundlagen zu schaffen und bei Ausscheiden der Werbeträger aus dem Unternehmen das Löschen der Fotos – sofern erforderlich – anzustoßen.

Dr. Niels Lepperhoff, Xamit Bewertungsgesellschaft mbH